HRM-система: що це і що вона веде в компанії

Поки в компанії десять людей, кадровий облік живе в теці з наказами й таблиці з відпустками. На тридцяти з'ясовується, що залишки днів у кожного свої, заяви губляться в месенджері, а табель бухгалтер зводить уночі в кінці місяця. Саме тут починають шукати HRM-систему. Розбираємо, що це таке, що вона веде, чого не вміє і за якими ознаками зрозуміти, що час.

HRM-система простими словами

HRM (human resource management — управління персоналом) — це програма, у якій компанія веде людей так само системно, як товари на складі: хто працює, на якій посаді, кому підпорядковується, скільки днів відпустки має, коли був на роботі, хто з ким проходить співбесіду і що відбувається з новачком у перший тиждень.

Від звичайної «кадрової програми» HRM відрізняється тим, що в ній працює не лише кадровик. Працівник сам подає заяву на відпустку й бачить свій залишок, керівник погоджує її зі свого телефона, а дані відразу потрапляють у табель — без паперу, що мандрує поверхами.

HRM, HRIS, HCM і кадрова програма: у чому різниця

Терміни часто означають майже те саме, і постачальники використовують їх вільно:

• Кадрова програма — облік документів: накази, картки, стаж, звітність. Основний користувач — кадровик.
• HRIS (human resource information system) — та сама база даних про персонал, але з самообслуговуванням працівників і погодженнями.
• HRM — ширше: крім обліку, це ще підбір, адаптація, оцінка, навчання, цілі.
• HCM (human capital management) — маркетингова парасолька над усім переліченим, зазвичай у великих закордонних систем.

На практиці обирають не за абревіатурою, а за переліком того, що система реально робить у вашій компанії.

Що веде HRM-система

• Працівники й оргструктура. Картка з посадою, відділом, керівником, датами прийняття й контактами; з підпорядкування складається структура компанії.
• Відпустки. Види відпусток і правила нарахування, залишки, заяви з погодженням, перенесення невикористаних днів. В українських компаніях це насамперед щорічна основна відпустка — не менш як 24 календарні дні за статтею 6 Закону «Про відпустки», додаткова за ненормований робочий день і відпустка без збереження заробітної плати.
• Табель і графіки. Відмітки присутності, відрядження, лікарняні, віддалена робота, змінні графіки; на виході — місячна відомість, з якої рахують зарплату.
• Підбір. Вакансії, кандидати, співбесіди, пропозиції про роботу. Прийнятий кандидат стає працівником без повторного введення даних.
• Адаптація, переведення, звільнення. Шаблон дій із відповідальними й термінами: видати техніку, створити доступи, провести інструктаж — і так само при виході.
• Оцінка, цілі й навчання. Цикли оцінки, цілі за шаблоном посади, програми навчання й результати.
• Авансові звіти й відрядження. Заявка, погодження, витрати — і далі в бухгалтерію.

Як це виглядає в системі з відкритим кодом, зібрано на сторінці «Кадровий облік»: картки, оргструктура, заяви на відпустку, табель і мобільний застосунок для працівників — українською.

Чого HRM не робить

Найчастіше помиляються саме тут: HRM-система не рахує українську зарплату. Модулі зарплати в міжнародних системах побудовані на чужих правилах і не знають ні ПДФО з військовим збором, ні ЄСВ, ні лікарняних і відпускних за середнім заробітком, ні форм звітності. Тому розрахунок зарплати й звіти зазвичай лишають у спеціалізованій українській програмі, а HRM передає в неї табель і відпустки.

Військового обліку й бронювання в коробці теж немає — це окрема задача з власними формами, яку ведуть поруч.

Коли таблиці вже не тягнуть

• у компанії більше ніж 20–30 людей, і залишки відпусток ніхто не може назвати напам'ять;
• заяви на відпустку ходять у месенджері, а наказ друкують «потім»;
• табель зводиться вручну, і помилка в ньому виявляється вже в зарплаті;
• новачок у перший день чекає, поки знайдуть, хто видасть ноутбук і доступи;
• кілька підрозділів або змінна робота: хто коли працює, видно лише у файлі керівника зміни;
• керівник не може швидко відповісти, скільки людей у відпустці наступного тижня.

Як виглядає заява на відпустку в HRM

Працівник відкриває застосунок, бачить залишок (наприклад, 11 днів), обирає дати й надсилає заяву. Керівник отримує сповіщення й погоджує її — у заяві йому видно, скільки днів уже використано й скільки чекає на погодження в інших. Погоджені дні автоматично потрапляють у табель, а залишок зменшується. Кадровику лишається надрукувати наказ.

Робочі й святкові дні в такому календарі мають відповідати українським правилам, зокрема й особливостям воєнного стану: норма робочого часу на 2027 рік за місяцями порахована саме за ними.

Скільки коштує HRM-система

Моделі ті самі, що й у решти ділового софту: передплата за кожного працівника на місяць, ліцензія на компанію або відкритий код, де платять за сервер і впровадження, а не за програму. Вартість передплати неприємно зростає саме тоді, коли компанія росте, — тож варто одразу порахувати, скільки система коштуватиме на вдвічі більшому штаті.

Сім питань перед вибором

1. Чи налаштовуються види відпусток і правила нарахування під українське законодавство?
2. Чи може працівник подати заяву й побачити залишок сам, без кадровика?
3. Як табель потрапляє в зарплату — вивантаженням, інтеграцією чи вручну?
4. Чи підтримуються змінні графіки, якщо вони у вас є?
5. Де зберігаються персональні дані працівників і хто має до них доступ?
6. Чи можна вивантажити всі дані, якщо захочете змінити систему?
7. Чи є українська мова в інтерфейсі — ним користуватимуться всі, а не лише кадровик.

Що далі

Frappe HR — HRM-система з відкритим кодом, яка працює разом з ERPNext на одному сервері: кадри, відпустки й табель поруч із бухгалтерією та авансовими звітами. Що саме вона вміє українською, показано на сторінці «Кадровий облік», а подивитися інтерфейс можна у відкритому демо.

Обговорити кадровий облік →