Чернетка, проведення, скасування: життєвий цикл документа
Більшість облікових документів ERPNext — рахунки, накладні, замовлення, проводки — проходять однакові стани. Розуміння цього циклу знімає більшість запитань на кшталт «чому я не можу змінити документ».
Стани документа
| Стан | Що означає | Чи можна змінювати |
|---|---|---|
| Чернетка | документ створено й збережено, але він ще не впливає на облік | так, будь-які поля |
| Проведено | документ сформував проводки, рухи запасів, взаєморозрахунки | ні — лише окремі поля, дозволені для зміни після проведення |
| Скасовано | проведення відкликано, рухи сторновано | ні |
Провести
Кнопка Провести переводить чернетку в стан «Проведено». У цей момент система перевіряє документ (залишки на складі, обов'язкові поля, закриті періоди) і створює записи в регістрах. Якщо перевірка не пройшла — документ лишається чернеткою, а система показує причину.
Скасувати
Проведений документ не видаляють, а скасовують. Скасування сторнує всі рухи, які документ зробив, і зберігає сам документ в історії. Скасувати документ не можна, якщо на нього спираються інші проведені документи — спочатку скасовують їх.
Внести зміни
Щоб виправити проведений документ:
- Скасуйте його.
- Натисніть Внести зміни — система створить копію-чернетку з номером на кшталт
…-1, пов'язану з оригіналом. - Виправте копію й проведіть її.
Так в історії зберігається і початковий документ, і виправлений, і зв'язок між ними — це важливо для аудиту.
Чому не можна просто видалити
Фізичне видалення проведених документів зламало б відповідність між документами й регістрами обліку. Тому в ERPNext облікові документи скасовують, а не видаляють; видалити можна лише чернетку.