Введення залишків при переході з 1С або BAS
Коли компанія переходить з 1С або BAS, історію за минулі роки зазвичай не переносять — переносять залишки на дату переходу: товари на складах, гроші, борги покупців і постачальникам. Нижче — як це зроблено в демо «Демо Облік» (дата переходу — перший документ демо), з перевіркою оборотно-сальдовою відомістю.
Подивитися всі документи можна в демо.
Принцип: через тимчасовий рахунок
Кожен залишок вводиться окремим документом проти «Тимчасового рахунку (введення залишків)». Коли введено все, тимчасовий рахунок закривається на капітал, і його сальдо стає нульовим. Якщо після закриття на ньому лишилася сума — десь залишки введено з помилкою, і її легко знайти.
Усі документи датуються днем переходу й позначаються як введення залишків: у звітах вони йдуть у вхідне сальдо, а не в обороти періоду.
1. Товари на складі
Залишки номенклатури вводяться документом Інвентаризація з метою «Введення залишків» (Opening Stock): номенклатура, склад, кількість і собівартість одиниці з оборотно-сальдової відомості BAS по 281 рахунку. Рахунок різниці — тимчасовий. У демо так введено 21 позицію на «Склад Київ» на 1 128 050 грн: Дт 281 — Кт тимчасовий.
Великий перелік зручно завантажувати з таблиці: кнопка «Звантажити» дає шаблон, заповнений файл повертається кнопкою «Завантажити».
2. Гроші на рахунках і в касі
Залишок на банківському рахунку — запис журналу з типом «Операція введення залишків»: Дт 311 — Кт тимчасовий, 900 000 грн.
Так само вводяться каса (301), рахунки в іноземній валюті та інші залишки, які не прив'язані до конкретних документів.
3. Борги покупців і постачальникам
Дебіторську й кредиторську заборгованість краще вводити не одним записом, а рахунками-фактурами на вхідні залишки — по одному на кожен неоплачений документ із BAS. Тоді в ERPNext видно, хто, скільки й за яким документом винен, і оплату потім закривають як звичайний рахунок. Для цього є Інструмент створення рахунків-фактур на вхідні залишки. Аванси, одержані до переходу, вводяться введенням платежу без прив'язки до рахунку.
4. Закриття тимчасового рахунку
Коли все введено, сальдо тимчасового рахунку дорівнює сумі введених активів мінус зобов'язань. Його закривають записом журналу на капітал: Дт тимчасовий — Кт 401, у демо 2 028 050 грн (1 128 050 товари + 900 000 банк).
5. Перевірка
Сформуйте Рахунки > Звіти > Оборотно-сальдова відомість на дату переходу. Сальдо мають збігтися з BAS рахунок у рахунок, а тимчасовий рахунок — дорівнювати нулю.
Окремо звірте залишки товарів (Запаси > Звіти > Залишок на складі) і заборгованість за контрагентами (Звіти > Дебіторська / Кредиторська заборгованість) з відповідними звітами BAS.
Що далі
Докладніше в документації: Огляд перенесення обліку · Вхідні залишки · Інструмент створення рахунків-фактур на вхідні залишки · Інвентаризація · Перевірка перенесення
Перенесення з 1С і BAS ми робимо під ключ — з аудитом бази й звіркою цифр. Обговорити перехід