Перевірка та виправлення бухгалтерської міграції
Успішний імпорт доводить лише те, що ERPNext прийняв рядки. Перевірка доводить, що нові облікові дані відображають той самий фінансовий стан, що й затверджена система-джерело.
Nova Industries порівнює оборотно-сальдову відомість, розподіл заборгованості клієнтів і постачальникам за термінами, залишки в банку, вартість запасів, основні засоби, податки та власний капітал на дату переходу. Кожну розбіжність простежують до файлу імпорту чи правила зіставлення, виправляють і знову перевіряють, перш ніж почнеться звичайна робота.
На цій сторінці наведено практичний порядок звірки, пояснено, як локалізувати розбіжності, і розмежовано виправлення імпортованих даних та коригування, що потребують затвердженого бухгалтерського запису.
Звіряйте за рівнями
Перевіряйте в такому порядку:
- Кількість записів у довідниках і зіставлення
- Кількість і підсумки імпортованих документів
- Розшифровки аналітичного обліку
- Контрольні рахунки
- Оборотно-сальдова відомість
- «Баланс» і «Звіт по прибутках і збитках»
- Перевірка в роботі
Навіть точна оборотно-сальдова відомість може приховувати помилки зіставлення контрагентів, складів чи центрів витрат, тому перевірки аналітичного обліку йдуть першими.
Перевірка довідників
Порівняйте кількість записів у джерелі та в ERPNext для клієнтів, постачальників, номенклатури, складів, рахунків, центрів витрат, банків і активів.
Перегляньте:
- дублікати;
- вимкнені записи;
- відсутні батьківські записи;
- неправильні організації;
- неправильні валюти;
- відсутні податкові номери;
- неправильні налаштування за замовчуванням;
- незіставлені ідентифікатори зі старої системи.
Дебіторська й кредиторська заборгованість
Сформуйте звіти «Дебіторська заборгованість» і «Кредиторська заборгованість» на дату переходу. Порівняйте:
- підсумок за контрагентом;
- кількість рахунків-фактур;
- непогашену суму за рахунком-фактурою;
- строк оплати;
- інтервал розподілу за термінами;
- валюту;
- кредит-ноти;
- нерозподілені платежі та аванси.
Контрольні рахунки дебіторської та кредиторської заборгованості в оборотно-сальдовій відомості мають дорівнювати підсумкам аналітичного обліку.
Банк і каса
Порівняйте кожен рахунок у Головній книзі зі звіреним обліковим залишком у старій системі. Відтворіть або задокументуйте незакриті банківські позиції. Переконайтеся, що залишок за випискою разом із позиціями звірки дорівнює обліковому залишку в ERPNext.
Запаси
Сформуйте звіт «Залишок на складі» в розрізі номенклатури та складів. Порівнюйте кількість і вартість окремо. З'ясуйте причини нульової або від'ємної оцінки, неправильного складу, розбіжностей за серійними номерами чи партіями та округлень.
Якщо використовується перманентна інвентаризація, вартість за складським регістром має збігатися з відповідними контрольними рахунками Головної книги.
Основні засоби
Порівняйте валову вартість, накопичену амортизацію, залишкову вартість, категорію, розташування та дату наступного нарахування амортизації з реєстром активів у системі-джерелі.
Оборотно-сальдова відомість і фінансова звітність
Сформуйте оборотно-сальдову відомість на дату переходу й порівняйте кожен зіставлений рахунок.
Класифікуйте кожну розбіжність як:
- коригування в джерелі, проведене після вивантаження;
- пропущений рядок імпорту;
- повторний імпорт;
- неправильний знак;
- неправильне зіставлення рахунку;
- курсова різниця;
- округлення;
- залишок, імпортований двома способами;
- помилка в даті чи організації.
Потім порівняйте «Баланс» і «Звіт по прибутках і збитках». Уважно перевірте нерозподілений прибуток і результат поточного року.
Перевірте реальні процеси
Після введення залишків створіть контрольні операції:
- продайте й отримайте оплату;
- закупіть і оплатіть;
- розподіліть імпортований аванс;
- оформіть повернення за імпортованим рахунком-фактурою, якщо це підтримується;
- звірте банківську виписку;
- спишіть запаси з початкового залишку;
- нарахуйте амортизацію активу;
- сформуйте податкові та фінансові звіти.
Виправлення помилок
Виправляйте документ-підставу, а не результат у регістрах.
| Помилка | Виправлення |
|---|---|
| Неправильна назва або налаштування довідника | Перейменуйте, об'єднайте або оновіть запис довідника підтримуваним способом |
| Рядок, що не імпортувався | Виправте затверджений файл і імпортуйте лише цей рядок |
| Неправильний вхідний рахунок-фактура | Скасуйте й створіть заново або внесіть зміни до початку роботи в системі |
| Неправильний рядок запису журналу введення залишків | Скасуйте «Запис журналу» й внесіть зміни або проведіть затверджене виправлення |
| Подвійний залишок | Скасуйте документ введення залишків, що дублює |
| Неправильні початкові залишки запасів | Виправте через «Інвентаризацію» |
| Неправильні вхідні дані за активом | Виправте актив і вхідні дані амортизації до наступних проведень |
Після кожного виправлення повторно сформуйте відповідні звіти аналітичного обліку та оборотно-сальдову відомість.
Затвердження
Зафіксуйте:
- назву звіту та фільтри;
- підсумок у джерелі;
- підсумок в ERPNext;
- різницю;
- пояснення;
- виконавця;
- перевіряльника;
- дату затвердження.
Заморожуйте період до дати переходу лише тоді, коли всі непояснені розбіжності дорівнюють нулю й фінансова служба затвердила результат.
Пов'язані теми
- Головна книга
- Оборотно-сальдова відомість
- Дебіторська заборгованість
- Залишок на складі
- Відкриття та закриття під час міграції
Переклад сторінки «Validate and Correct an Accounting Migration» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.