Банківські операції в ERPNext

Банківський модуль ERPNext пов'язує операції з банківської виписки з бухгалтерськими записами. Процес складається з чотирьох частин: створити довідники «Банк» і «Банківський рахунок», зареєструвати або імпортувати банківські операції, створити відповідні платежі чи записи журналу та звірити обидві сторони.

Перш ніж почати

Налаштуйте план рахунків організації та створіть рахунок, у якого Тип рахунку — Банк. Вам також знадобляться відповідні рахунки дебіторської та кредиторської заборгованості, витрат, доходів і транзитні рахунки.

Визначте, хто може:

• вести довідники «Банк» і «Банківський рахунок»;
• імпортувати виписки або синхронізувати підключений банк;
• створювати й проводити документи «Введення платежу»;
• звіряти рядки виписки;
• скасовувати завершені зіставлення або знімати звірку.

Розділяйте ці права, якщо ваш процес контролю вимагає, щоб підготовку й перевірку виконували різні люди.

Банківські записи

Банківська операція — це сторона виписки. «Введення платежу» або «Запис журналу» — облікова сторона. Звірка поєднує їх, щоб банківський рахунок в ERPNext можна було порівняти з випискою банку.

Налаштування банківського обліку

1. Створіть Банк для кожної фінансової установи.
2. Для кожного банківського рахунку організації створіть у плані рахунків рахунок типу «Банк».
3. Створіть Банківський рахунок і пов'яжіть його з банком, організацією та рахунком у плані рахунків.
4. За потреби позначте відповідний банківський рахунок організації як рахунок за замовчуванням.
5. Налаштуйте зіставлення колонок банківської виписки, якщо формат виписки цього потребує.
6. Налаштуйте способи оплати, щоб кожна організація використовувала правильний банківський чи касовий рахунок.

Не використовуйте один запис «Банківський рахунок» для кількох реальних рахунків. Окремі записи спрощують імпорт виписок, зіставлення, контроль залишків і доступу та їх аудит.

Реєстрація руху коштів

Для більшості надходжень, оплат і переказів використовуйте «Введення платежу»:

• Отримати — для надходжень від клієнтів та інших вхідних сум;
• Оплата — для оплат постачальникам та інших вихідних сум;
• Внутрішнє переміщення — для переказу коштів між касовими чи банківськими рахунками організації.

За можливості створюйте платежі з відповідного рахунку-фактури. Тоді контрагент, рахунок, валюта й посилання переносяться в платіж, і менше доводиться розподіляти вручну.

Використовуйте Запит на оплату, коли потрібно запросити онлайн-оплату чи оплату через портал. Використовуйте Платіжне доручення, щоб зібрати кілька документів до оплати для обробки банком.

Завантаження операцій з банківської виписки

Банківські операції можуть надходити через:

• підтримувану інтеграцію з банком;
• імпорт виписки;
• «Імпорт даних» або інтеграцію через API;
• контрольоване ручне введення для тестування чи виправлення.

Кожна операція містить дату, суму зарахування чи списання, опис, посилання, ідентифікатор транзакції, валюту та банківський рахунок. Зберігайте оригінальні ідентифікатори банку — вони допомагають виявляти дублікати та простежувати операції під час аудиту.

Якщо назви імпортованих колонок відрізняються від полів, які очікує ERPNext, налаштуйте зіставлення полів банківської операції в довіднику «Банк». Перш ніж імпортувати весь період, перевірте невелику виписку.

Звірка з банком

Відкрийте Звірку з банком для банківського рахунку організації та періоду виписки. ERPNext порівнює незвірені банківські операції з документами «Введення платежу» і «Запис журналу».

Для кожного рядка виписки:

1. Зіставте його з наявним документом, якщо збігаються сума, дата, контрагент і посилання.
2. Створіть відсутній документ «Введення платежу» або «Запис журналу» лише після того, як з'ясуєте, що це за операція.
3. Розподіліть суму, якщо один рядок банку охоплює кілька документів.
4. Окремо перегляньте банківські комісії, курсові різниці, утримання, відрахування та інші різниці.
5. Перевірте залишок на кінець виписки та нез'ясовані позиції.

Не створюйте новий платіж лише тому, що ERPNext не запропонував відповідності. Спершу пошукайте серед наявних документів, щоб уникнути подвійного обліку.

Інші банківські інструменти

Використовуйте Банківську гарантію, щоб відстежувати гарантії, отримані від банку або надані через банк, разом зі строком дії, бенефіціаром, сумою, гарантійним забезпеченням і комісіями.

Використовуйте Дисконтування рахунків-фактур, коли неоплачені рахунки-фактури продажу передаються як забезпечення короткострокового фінансування. Це потребує ретельного налаштування рахунків, і перед проведенням фінансова служба має це перевірити.

Контроль і перевірка

Регулярно перевіряйте:

• незвірені банківські операції;
• давні неочищені платежі й чеки;
• дублікати ідентифікаторів транзакцій;
• банківські рахунки без чинного рахунку організації в плані рахунків;
• залишок за випискою порівняно з Головною книгою;
• прострочені гарантії та угоди про фінансування;
• записи, створені безпосередньо на банківському рахунку без відповідного документа.

Книга платежів допомагає простежити розподіл між рахунками-фактурами, платежами та кредитовими документами. Головна книга показує обліковий результат, а «Звірка з банком» пояснює різницю в часі між обліком і випискою.

Усунення проблем

Рядок виписки не знаходить відповідності

Перевірте банківський рахунок, організацію, напрям суми, діапазон дат, валюту, контрагента, номер посилання та те, чи не звірено вже документ.

Залишок у банку відрізняється від виписки

Перевірте період виписки й початковий залишок, потім перегляньте неочищені документи, відсутні рядки виписки, повторні імпорти, банківські комісії, відсотки та записи, проведені не на той рахунок.

У платежі вибрано не той рахунок

Перегляньте налаштування способу оплати за замовчуванням для організації, банківський рахунок організації за замовчуванням і вибраний банківський рахунок. Виправте налаштування, перш ніж створювати нові операції.

Банківську операцію імпортовано двічі

Не звіряйте обидві копії. Перевірте ідентифікатор оригінальної транзакції та вилучіть або скасуйте дублікат за затвердженою процедурою.

Поширені запитання

Чи формує імпорт банківської операції проводки в Головній книзі?

Сам по собі — ні. Обліковий результат зазвичай дає «Введення платежу», «Запис журналу» чи інший документ, зіставлений із рядком виписки.

Чи треба звіряти кожен платіж одразу?

Не обов'язково. Платіж можна провести ще до того, як банк його виконає, але звірку слід завершити в межах регулярного закриття періоду.

Чи можна зберігати банківські рахунки клієнтів і постачальників?

Так. Створюйте банківські рахунки контрагентів окремо від банківських рахунків організації та вказуйте тип контрагента й контрагента.

Пов'язані теми

• Банк
• Банківський рахунок
• Банківська операція
• Введення платежу
• Звірка з банком
• Книга платежів

Переклад сторінки «Banking in ERPNext» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.