Apex Components, постачальник Nova Industries, поставив акумулятори для телефонів, але два з них виявилися пошкодженими, і їх треба повернути. Nova Industries має зменшити свою заборгованість перед постачальником, не змінюючи й не видаляючи початковий рахунок-фактуру на покупку.
Дебет-нота фіксує таке повернення чи кредит від постачальника як окремий рахунок-фактуру на покупку з ознакою повернення. Вона сторнує відповідні наслідки для кредиторської заборгованості, податків, витрат і запасів, зберігаючи початкову операцію.
Використовуйте дебет-ноту, коли товар повертають постачальнику, коли рахунок постачальника потрібно зменшити або коли треба відобразити кредит від постачальника за попереднім рахунком-фактурою на покупку.
Перш ніж почати
Вам потрібен проведений рахунок-фактура на покупку. Уточніть:
- яку номенклатуру і в якій кількості повертають;
- чи має ERPNext також сторнувати запаси;
- чи є пов'язана прибуткова накладна;
- чи постачальнику вже заплатили;
- дату проведення, на яку повернення має вплинути на облік.
Якщо ви виправляєте лише ціну, а товар залишаєте собі, дотримуйтеся інструкції Дебет-нота для коригування ціни.
Створення дебет-ноти
- Відкрийте проведений рахунок-фактуру на покупку, який потрібно зменшити.
- Виберіть Створити > Повернення / дебет-нота.
- ERPNext створить новий рахунок-фактуру на покупку з позначеним прапорцем Повернення (дебетова нота) і полем Повернення згідно вхідного рахунку, що посилається на початковий рахунок. Перевірте обидва поля, перш ніж змінювати позиції.
- Залиште лише ту номенклатуру, яку повертають. Рядки, яких повернення не стосується, видаліть.
- Введіть кількість повернення від'ємним числом. Наприклад, щоб повернути дві одиниці з початкових десяти, вкажіть
-2. - Натисніть значок олівця в рядку номенклатури, щоб відкрити повний редактор рядка. Перевірте кількість повернення, початкову ціну, склад, рахунок витрат, центр витрат і посилання на документи-підстави.
- Якщо повернення має списати товар зі складу, увімкніть Оновити запас і перевірте склад. Не вмикайте його, якщо товар уже повернули через повернення покупки за прибутковою накладною.
- Перевірте податки й підсумки. Суми в поверненні мають бути від'ємними.
- Збережіть і проведіть дебет-ноту.
Що оновлює дебет-нота
Під час проведення ERPNext зменшує кредиторську заборгованість перед постачальником і сторнує відповідні суми витрат, активів, податків чи транзитного рахунку отриманих товарів. Якщо увімкнено Оновити запас, також проводиться списання товару з вибраного складу.
Початковий рахунок-фактура на покупку залишається проведеним. Його непогашена сума зменшується на суму дебет-ноти. Так зберігається зрозумілий слід операцій замість переписування початкового рахунку.
Якщо рахунок постачальника не був оплачений, дебет-нота зменшує суму до оплати. Якщо постачальнику вже заплатили, у результаті може виникнути кредит від постачальника, який можна розподілити на інший рахунок або закрити платежем. Коли розподіл потрібно виправити, використовуйте Звірку платежів.
Важливі поля та їхнє призначення
| Поле | Що визначає |
|---|---|
| Повернення (дебетова нота) | Позначає рахунок-фактуру на покупку як повернення і перетворює суми на сторнувальні. |
| Повернення згідно вхідного рахунку | Пов'язує дебет-ноту з початковим рахунком і забезпечує оновлення заборгованості та статусу документа. |
| Оновлювати власну заборгованість | Оновлює непогашену суму самої дебет-ноти, навіть коли вона посилається на початковий рахунок. Залиште значення за замовчуванням, якщо ваш обліковий процес не вимагає іншого. |
| Оновлювати виставлену суму в замовленні на купівлю | Зменшує виставлену в рахунку суму в пов'язаному замовленні на купівлю, якщо воно є. |
| Оновлювати виставлену суму у прибутковій накладній | Зменшує виставлену в рахунку суму в пов'язаній прибутковій накладній, якщо вона є. |
| Оновити запас | Проводить фізичне повернення закупленого товару зі складу цим документом. |
| Номенклатура | Визначає, що саме повертається. Кількості й суми зазвичай від'ємні. |
| Дата й час проведення | Визначає обліковий і (за потреби) складський період повернення. |
| Кредит рахунку | Рахунок кредиторської заборгованості перед постачальником, на який впливає дебет-нота. |
Часткове повернення
Можна повернути вибрану номенклатуру або лише частину кількості. Залишайте початкову ціну, якщо дебет-нота не призначена саме для коригування ціни. ERPNext обмежує повернення кількостями й сумами, доступними в документі, на який вона посилається.
Приклад: у рахунку десять телефонів по 520 $. Якщо повертають два пошкоджені телефони, введіть кількість -2 за ціною $520. Сума дебет-ноти без податку — $1,040, і початкова заборгованість зменшується на цю суму.
Проведення та подальші кроки
Після проведення:
- перевірте непогашену суму початкового рахунку;
- перегляньте залишок постачальника у звіті Кредиторська заборгованість;
- перегляньте записи в головній книзі через Вигляд > Головна книга;
- перегляньте картку складського обліку, якщо було увімкнено Оновити запас;
- розподіліть залишок кредиту від постачальника на наступний рахунок-фактуру на покупку або платіж.
Статус
| Статус | Значення |
|---|---|
| Чернетка | Дебет-нота ще не вплинула на облік. |
| Повернення | Рахунок-фактуру на покупку з ознакою повернення проведено. |
| Не сплачено | Проведена дебет-нота має нерозподілений кредит. |
| Сплачено | Дебет-ноту повністю розподілено або закрито. |
| Скасовано | Її бухгалтерські та складські наслідки сторновано за правилами скасування в ERPNext. |
Вирішення проблем
Кількість повернення не приймається
Переконайтеся, що кількість від'ємна, не перевищує кількості, яку ще можна повернути, і посилається на правильний рядок номенклатури початкового документа.
Запаси сторновано двічі
Для того самого фізичного руху використовуйте або дебет-ноту з оновленням запасу, або повернення покупки за прибутковою накладною. Не проводьте обидва документи для тих самих повернених одиниць.
Непогашена сума початкового рахунку змінилася не так, як очікувалося
Перевірте поле Повернення згідно вхідного рахунку, параметр оновлення власної заборгованості, наявні платежі та звірки. Потім перегляньте записи книги платежів для обох документів.
Постачальнику вже заплатили
Дебет-нота створює кредит від постачальника. Звірте його з наступним рахунком або відобразіть відповідне повернення коштів згідно з вашим процесом.
Часті запитання
Чи можна створити дебет-ноту без початкового рахунку-фактури на покупку?
У деяких конфігураціях ERPNext підтримує повернення без зв'язку з рахунком, але посилання на початковий рахунок дає кращу перевірку кількостей, оновлення заборгованості й доказову базу. Надавайте перевагу процесу з посиланням.
Чи може дебет-нота повертати лише один рядок?
Так. Видаліть усі рядки, яких повернення не стосується, і залиште лише повернений рядок і кількість.
Чи кожна дебет-нота оновлює запаси?
Ні. Запаси змінюються лише тоді, коли документ налаштовано на оновлення запасу. Коригування лише ціни не повинно рухати запаси.
Пов'язані теми
- Рахунок-фактура на покупку
- Дебет-нота для коригування ціни
- Прибуткова накладна
- Введення платежу
- Звірка платежів
- Кредиторська заборгованість
Переклад сторінки «Debit Note» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.