Запис журналу відображає збалансовані дебет і кредит безпосередньо в головній книзі. Використовуйте його для облікових коригувань, нарахувань, переказів, введення початкових залишків, списань, переоцінок та інших проводок, які не належать до звичайних процесів продажу, закупівлі чи оплати.
Для звичайних надходжень від клієнтів чи оплат постачальникам краще використовувати Введення платежу. Воно саме підставляє потрібні поля банку, каси, контрагента, валюти й розподілу на рахунки. Використовуйте запис журналу, коли вам потрібен свідомий контроль над рахунками і ви розумієте обліковий наслідок.
У цьому посібнику використано простий приклад: Nova Industries оплачує 845 $ витрат на обслуговування офісу зі свого операційного банківського рахунку.
| Рахунок | Дебет | Кредит | Значення |
|---|---|---|---|
| Office Maintenance Expenses - NET | 845 $ | 0 $ | Визнає витрати |
| Nova Operating Bank - NET | 0 $ | 845 $ | Зменшує залишок на рахунку в банку |
Перш ніж почати
Перевірте, що організація, план рахунків, фінансовий рік і дата проведення правильні. Рахунки мають бути не груповими й належати вибраній організації. Налаштуйте центр витрат, проєкт чи інший вимір обліку, перш ніж використовувати його в рядку рахунку.
Якщо запис відображає залишок клієнта чи постачальника, використовуйте правильний рахунок дебіторської чи кредиторської заборгованості та виберіть тип контрагента й контрагента. Додайте посилання на документ, коли запис має змінити непогашений залишок рахунку-фактури, замовлення, заяви про відшкодування витрат, авансу працівника, активу чи іншого підтримуваного документа.
Створення запису журналу
- Відкрийте список записів журналу і натисніть Додати запис журналу.
- Виберіть Організацію, Тип запису і Дату проведення. Для загального коригування залиште Тип запису — Запис журналу.
- У розділі Бухгалтерські проводки додайте рахунок, який дебетується, і введіть суму дебету. Додайте кореспондуючий рахунок і введіть суму кредиту. Перед проведенням «Разом дебет» і «Разом кредит» мають бути рівні.
Таблиця показує основні колонки. Натисніть виділений значок олівця, щоб відкрити повний редактор рядка, коли потрібні контрагент, посилання, валюта, центр витрат, проєкт чи інші поля рядка.
4. У редакторі рядка перевірте Рахунок і введіть або дебет, або кредит — ніколи обидва в одному рядку. У прикладі рахунок Office Maintenance Expenses дебетується на 845 $.
5. Додайте зрозуміле Зауваження користувача і, якщо потрібно, номер посилання, дату посилання, номер рахунку, дату рахунку й кінцеву дату. Ці допоміжні поля не замінюють формального зв'язку з документом ERPNext.
6. Збережіть, перевірте рахунки й виміри обліку, а потім проведіть. Проведення записує дебет і кредит у головну книгу.
Створення запису журналу через швидке введення
Використовуйте Швидке введення для простої проводки між двома рахунками. Введіть суму, рахунок дебету, рахунок кредиту, дату й примітку. ERPNext заповнить таблицю «Бухгалтерські проводки» і збереже чернетку. Якщо потрібні контрагент, посилання на документ, кілька рядків, виміри обліку чи кілька валют, перед проведенням відкрийте повну форму.
Можна також вибрати шаблон запису журналу для повторного використання. Завантаження шаблону замінює поточні рядки рахунків і підставляє з нього тип запису, організацію, серію нумерації, ознаку введення залишків, ознаку мультивалютності й рахунки. Після завантаження рядки можна додавати чи змінювати.
Важливі поля та їхнє призначення
| Поле | Що визначає |
|---|---|
| Тип запису | Класифікує проводку і може вмикати поведінку, специфічну для типу, як-от «Міжфірмовий запис журналу» чи «Операція введення залишків». |
| Фінансова книга | Обмежує проводку конкретною фінансовою книгою. Залиште порожнім, якщо запис має відображатися в усіх фінансових книгах. |
| Мультивалютна | Показує валюту рахунку, обмінний курс і дебет чи кредит у валюті рахунку. Доступні валюти залежать від вибраних рахунків. Див. Мультивалютний облік. |
| Тип контрагента і Контрагент | Визначають клієнта, постачальника, працівника чи іншого контрагента, якого стосується рядок дебіторської чи кредиторської заборгованості. |
| Тип посилання і Назва посилання | Пов'язують рядок із проведеною операцією і можуть змінити її непогашений залишок чи аванс. Не вибирайте сторонній документ лише як примітку. |
| Є авансовим | Позначає аванс за підтримуваним замовленням чи контрагентом. Де можливо, використовуйте передбачений процес авансових платежів, щоб суму можна було звірити. |
| Центр витрат, проєкт і виміри обліку | Відносять рух доходів, витрат, активів чи зобов'язань на розрізи для звітності. Ці значення зберігаються в кожному рядку рахунку. |
| Спосіб оплати і Банківський рахунок | Додають платіжний контекст і можуть підтягувати налаштовані банківські дані. Для звичайних платежів зазвичай надійніше введення платежу. |
| Заплатити / Отримати | Задає ім'я, яке використовують відповідні друковані форми, зокрема форми чеків. |
| Введення залишків | Позначає перенесену проводку початкових залишків. Дотримуйтеся описаного процесу введення початкового балансу і перевіряйте тимчасовий рахунок початкових залишків. |
Посилатися можна, зокрема, на рахунок-фактуру на продаж, рахунок-фактуру на покупку, запис журналу, замовлення на продаж, замовлення на купівлю, заяву про відшкодування витрат, актив, кредит, нарахування заробітної плати, аванс працівника, переоцінку валютного курсу і дисконтування рахунків-фактур. Доступність залежить від вибраного рахунку, контрагента, статусу документа й поточного непогашеного залишку.
Не вказуйте вручну Введення платежу як посилання в рядку запису журналу. Поточна версія ERPNext це блокує, бо зв'язки розподілу платежів мають створюватися через передбачені процеси оплати та звірки.
Типи записів
| Тип запису | Типове використання |
|---|---|
| Запис журналу | Загальне нарахування, коригування, прямі витрати чи проводка з кількома рахунками |
| Міжфірмовий запис журналу | Дзеркальна проводка між пов'язаними організаціями. Дотримуйтеся процесу міжфірмового запису журналу. |
| Банківський запис, касовий запис, операція за кредитною карткою | Класифікація руху коштів на рахунках відповідного типу |
| Контрзапис | Переказ «каса — банк», «банк — каса», «банк — банк» чи «каса — каса» в межах організації |
| Дебет-нота і кредит-нота | Облікова класифікація коригування. Для повернень за рахунками використовуйте передбачений процес дебет-ноти або кредит-ноти. |
| Запис про списання | Списує дебіторську чи кредиторську заборгованість на відповідний рахунок витрат чи доходів. За потреби див. Облік безнадійних боргів. |
| Операція введення залишків | Перенесення залишків балансу та непогашених позицій |
| Проведення амортизації і вибуття активу | Системні або контрольовані проводки, пов'язані з амортизацією активів і їх вибуттям |
| Переоцінка валютного курсу, курсова різниця | Валютна переоцінка та реалізовані чи нереалізовані курсові різниці |
| Відстрочений дохід, відстрочені витрати, періодичний бухгалтерський запис | Визнання доходів і витрат або періодичні проводки складського обліку, які підтримує система |
| Акцизний запис | Застаріла або регіональна класифікація. Перед використанням перевірте її доречність із відповідною локалізацією та податковим консультантом. |
Перевірка впливу на головну книгу
У проведеному записі журналу відкрийте Вигляд > Головна книга.
Звіт має показувати ті самі загальні дебет і кредит за документом запису журналу. У цьому прикладі рахунок Office Maintenance Expenses дебетується на 845 $, а Nova Operating Bank кредитується на 845 $.
Для дуже великих записів із понад 100 рядками рахунків поточна версія ERPNext може ставити проведення чи скасування в чергу фонової обробки. Дочекайтеся завершення обробки, перш ніж покладатися на головну книгу чи фінансові звіти.
Виправлення або сторнування запису журналу
Не редагуйте проведену проводку. Якщо початковий запис слід скасувати й виправити, скористайтеся дозволеним процесом скасування та внесення змін з урахуванням пов'язаних документів, закритих періодів і правил незмінної книги.
Використовуйте Дії > Сторнувальний запис журналу, коли облікове виправлення потрібно відобразити новою проводкою з переставленими сторонами дебету й кредиту. Перед проведенням перевірте створену чернетку та її дату проведення. У поточних версіях develop сторнувальні записи пов'язані з початковими і захищені від випадкової зміни полів.
Вирішення проблем
Загальні дебет і кредит не збігаються
Перегляньте кожен рядок і переконайтеся, що суму введено лише з одного боку. Додайте потрібний кореспондуючий рахунок. Різниця має дорівнювати нулю; не використовуйте рахунок інших витрат лише для того, щоб примусово збалансувати запис, не розібравшись у причині.
Не вдається вибрати клієнта чи постачальника
Спершу виберіть правильний рахунок дебіторської чи кредиторської заборгованості. Переконайтеся, що рахунок належить організації, а тип контрагента допустимий для цього рахунку.
Потрібного документа немає в полі «Назва посилання»
Зазвичай документ має бути проведений, належати відповідному контрагенту й рахунку і мати сумісний непогашений або ще не виставлений у рахунку залишок. Перевірте в рядку рахунок, тип контрагента, контрагента, тип посилання і центр витрат.
Рахунок в іноземній валюті недоступний
Увімкніть Мультивалютна і переконайтеся, що рахунок створено в потрібній валюті. ERPNext не дає операції довільно змінювати валюту рахунку.
Часті запитання
Чи використовувати запис журналу для звичайних надходжень від клієнтів і оплат постачальникам?
Зазвичай ні. Використовуйте введення платежу, бо воно чіткіше обробляє рахунки контрагентів, рахунки банку чи каси, розподіл на рахунки-фактури, аванси, обмінні курси, посилання і подальшу звірку. Запис журналу використовуйте для свідомого облікового коригування або процесу, який саме цього вимагає.
Чи впливає збереження чернетки на головну книгу?
Ні. Записи в головну книгу формуються під час проведення запису журналу. Скасування чи сторнування створює відповідний обліковий наслідок за поточними правилами ведення книги.
Чи може один запис журналу містити більше двох рахунків?
Так. Він може містити кілька рядків дебету й кредиту, якщо загальний дебет дорівнює загальному кредиту і кожен рядок проходить перевірку рахунку, контрагента, посилання, валюти й вимірів обліку.
Чи можна закрити рахунок-фактуру записом журналу?
ERPNext може оновити непогашений залишок рахунку-фактури, коли правильний рядок дебіторської чи кредиторської заборгованості пов'язано з цим рахунком. Для фактичного надходження чи оплати введення платежу і звірка платежів зазвичай дають зрозуміліший слід для перевірки.
Чим сторнування відрізняється від скасування?
Скасування сторнує проведений документ за правилами скасування ERPNext. Сторнувальний запис журналу створює окрему чернетку з переставленими сторонами дебету й кредиту, щоб виправлення можна було перевірити й провести окремим документом.
Пов'язані теми
- Шаблон запису журналу
- Бухгалтерські проводки
- Міжфірмовий запис журналу
- Головна книга
- Введення платежу
- Перепроведення бухгалтерської книги
- Фінансова книга
Переклад сторінки «Journal Entry» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.