Міжфірмовий запис журналу
Nova Industries оплачує спільний рахунок за програмне забезпечення за Nova Electronics Distribution — іншу організацію тієї самої групи. Гроші сплачено з одного банківського рахунку, але кожна юридична особа повинна мати власний збалансований облік і чіткий міжфірмовий залишок, з якого видно, хто кому винен.
Міжфірмовий запис журналу відображає дві сторони операції як окремі пов'язані записи журналу. Перший запис проводиться лише в першій організації; потім ERPNext допомагає створити відповідний запис для другої організації з протилежними підсумками.
Використовуйте цей процес для спільних витрат, переказів коштів і коригувань між пов'язаними юридичними особами, якщо операція не виникає з міжфірмового рахунку-фактури. Операція завершена в межах групи лише тоді, коли обидва пов'язані записи перевірено й проведено.
DIAGRAM_PLACEHOLDER
Перш ніж почати
Переконайтеся, що:
- В ERPNext є щонайменше дві негрупові організації.
- Кожна організація має власний план рахунків, валюту за замовчуванням, фінансовий рік і центр витрат.
- Потрібні рахунки розрахунків «до отримання» і «до сплати» з пов'язаною організацією, банківські рахунки, рахунки доходів і витрат створено у відповідних організаціях.
- Ви знаєте, як має бути відображено дебет і кредит в обох організаціях.
- Користувачі, які створюють пару записів, мають доступ до обох організацій та їхніх рахунків.
- Якщо організації працюють у різних валютах, налаштовано мультивалютний облік і курси валют.
Для звичайної торгівлі між організаціями групи розгляньте міжфірмові рахунки-фактури. Міжфірмовий запис журналу використовуйте для свідомого бухгалтерського коригування, коли рахунки-фактури не є доречними господарськими документами.
Розбір прикладу
Nova Electronics Trading сплачує 1 200 $ витрат на участь у виставці за Nova Electronics Distribution. Перша організація відображає вибуття коштів і дебіторську заборгованість пов'язаної організації. Друга організація відображає витрату та суму, яку вона винна першій організації.
| Організація | Рахунок | Дебет | Кредит | Значення |
|---|---|---|---|---|
| Nova Electronics Trading | Due from Nova Electronics Distribution | 1 200 $ | Пов'язана організація винна цю суму. | |
| Nova Electronics Trading | Nova Operating Bank | 1 200 $ | Кошти вибувають з організації-платника. | |
| Nova Electronics Distribution | Trade Show Expenses | 1 200 $ | Організація, на користь якої здійснено оплату, визнає витрату. | |
| Nova Electronics Distribution | Due to Nova Electronics Trading | 1 200 $ | Ця організація винна організації-платнику. |
Запис кожної організації збалансований сам по собі. Пов'язаний другий запис також дзеркально повторює підсумки першого: якщо обидві організації працюють в одній валюті, загальний кредит другого запису має дорівнювати загальному дебету першого, а його загальний дебет — загальному кредиту першого.
Створення запису першої організації
У списку записів журналу натисніть Додати Запис журналу.
Встановіть Тип запису в значення Міжфірмовий запис журналу і виберіть організацію, яка відображає першу сторону. У цьому прикладі виберіть Nova Electronics Trading.
У таблиці Бухгалтерські проводки додайте рахунки й суми для цієї організації. За потреби вкажіть центр витрат або інший вимір обліку.
Для прикладу:
- Дебетуйте Due from Nova Electronics Distribution на 1 200 $.
- Кредитуйте Nova Operating Bank на 1 200 $.
Натисніть значок олівця, щоб відкрити рядок таблиці, коли потрібно вказати центр витрат, проєкт, контрагента, валюту, посилання чи інше поле рядка.
Переконайтеся, що Разом дебет дорівнює Разом кредит, додайте зрозумілу примітку, потім збережіть і проведіть перший запис журналу. Проведення формує записи головної книги першої організації. Сторону іншої організації воно поки не проводить.
Створення пов'язаного запису для другої організації
Відкрийте проведений перший запис. Натисніть Створити, а потім виберіть Створити міжфірмовий запис журналу.
Виберіть організацію, яка має отримати іншу сторону, і натисніть Створити.
ERPNext відкриває нову чернетку й переносить у неї такі дані:
| Поле | Що переносить ERPNext |
|---|---|
| Тип запису | Міжфірмовий запис журналу |
| Організація | Організація, вибрана в діалозі |
| Дата проведення | Поточна дата, яку використовує дія створення пов'язаного запису |
| Посилання на міжфірмовий запис журналу | Проведений перший запис журналу |
ERPNext не копіює рядки рахунків першої організації, бо рахунки належать до книг різних організацій. Чернетка починається з порожньої таблиці Бухгалтерські проводки. Так задумано.
Введення рахунків другої організації
Додайте бухгалтерські проводки другої організації. У цьому прикладі:
- Дебетуйте Trade Show Expenses на 1 200 $.
- Кредитуйте Due to Nova Electronics Trading на 1 200 $.
- Використайте центр витрат другої організації.
Окремі рахунки не повинні називатися так само, як рахунки першої організації. Збігатися має економічний зміст операції, а для організацій з однаковою валютою — ще й дзеркальні підсумки дебету й кредиту.
Перевірте запис, переконайтеся, що він збалансований, і проведіть його. Після цього ERPNext зберігає зв'язок в обох записах журналу.
Перевірка пов'язаної пари
У будь-якому з проведених записів відкрийте вкладку Докладніше і розгорніть розділ Посилання. Поле Посилання на міжфірмовий запис журналу вказує на інший запис журналу.
Обидва записи також можна переглянути у списку записів журналу.
Скористайтеся Вигляд > Проводки у кожному записі, щоб перевірити окремі записи головної книги. Якщо ведеться консолідована звітність групи, перевірте залишки розрахунків між організаціями і, де потрібно, застосуйте прийняту в організації процедуру елімінації окремо від операційних записів.
Важливі поля та їхнє значення
| Поле | Що означає | Рекомендації |
|---|---|---|
| Організація | Організація, у книгу якої потрапляє цей запис | Кожен рядок рахунку має належати цій організації. |
| Тип запису | Вмикає процес пов'язаних міжфірмових записів | Виберіть «Міжфірмовий запис журналу» в першому записі. ERPNext перенесе це значення в пов'язану чернетку. |
| Дата проведення | Облікова дата запису цієї організації | Перевіряйте дату в обох записах, особливо наприкінці періоду. |
| Мультивалютна | Дозволяє рахунки у валютах, відмінних від валюти організації | Перед проведенням перевірте курси валют і підсумки у валюті організації. |
| Бухгалтерські проводки | Рахунки, контрагенти, виміри та суми, що проводяться в цій організації | Пов'язана чернетка потребує власних рядків. |
| Посилання на міжфірмовий запис журналу | Пов'язує два проведені записи журналу | ERPNext заповнює його в процесі створення та оновлює перший запис, коли проведено другий. |
| Разом дебет і Разом кредит | Збалансовані підсумки однієї організації | Вони мають збігатися в межах кожного запису. Пов'язані записи в одній валюті також мають дзеркальні підсумки. |
Коли потрібен контрагент
Якщо в рядку використано рахунок типу «Дебіторська заборгованість» чи «Кредиторська заборгованість», ERPNext вимагає заповнити Тип контрагента і Контрагент. Виберіть внутрішнього клієнта чи постачальника, який представляє пов'язану організацію. Для окремого рахунку розрахунків з пов'язаною організацією, який не має типу дебіторської чи кредиторської заборгованості, контрагент не обов'язковий, але ваша облікова політика все одно може вимагати окремого рахунку для кожної пов'язаної організації.
Колишнє обмеження ERPNext, за яким показувалися лише рахунки, спеціально позначені для міжфірмових операцій, скасовано. У поточних версіях вибір рахунків фільтрується за вибраною організацією та за тим, чи є рахунок кінцевим. Вибирайте рахунки, що відображають реальний обліковий зміст, а не дублюйте кожен звичайний банківський чи витратний рахунок лише для цього типу запису.
Скасування або виправлення пов'язаної пари
Два записи журналу — це окремі проведені облікові документи. Скасування одного запису сторнує його власний вплив на книгу й видаляє міжфірмове посилання з пари. Це не звільняє від потреби перевірити й виправити запис іншої організації.
Якщо помилкові обидві сторони, виправте записи обох організацій за прийнятою процедурою скасування, внесення змін або сторнувального запису журналу. Узгоджуйте дати проведення й пояснення, щоб журнал аудиту лишався зрозумілим.
Вирішення проблем
Немає пункту «Створити міжфірмовий запис журналу»
Переконайтеся, що перший запис журналу проведено, його тип запису — «Міжфірмовий запис журналу» і він ще не має значення в полі «Посилання на міжфірмовий запис журналу». Дія доступна лише в першому проведеному записі, доки до нього не прив'язано відповідний запис.
У пов'язаній чернетці немає рядків рахунків
Для поточного процесу це очікувано. ERPNext не може використати рахунки з плану рахунків іншої організації. Додайте власні рахунки другої організації та дзеркальні підсумки.
ERPNext повідомляє, що суми дебету й кредиту пов'язаних записів не збігаються
Для організацій з однаковою валютою за замовчуванням загальний дебет другого запису має дорівнювати загальному кредиту першого, а загальний кредит другого — загальному дебету першого. Перевірте суми, точність округлення та обробку курсів валют.
Рядок із рахунком дебіторської чи кредиторської заборгованості вимагає контрагента
Виберіть відповідного клієнта чи постачальника в полях Тип контрагента і Контрагент. Для рахунків типу «Дебіторська заборгованість» і «Кредиторська заборгованість» ці поля обов'язкові, якщо тільки операцію не створено спеціальним процесом, який явно обходить цю вимогу.
Я створив обидва записи окремо, і вони не пов'язані
Скористайтеся Створити > Створити міжфірмовий запис журналу в першому проведеному записі. Якщо вручну створити два не пов'язані записи журналу, міжфірмове посилання автоматично не заповниться.
Часті запитання
Чи проводить один міжфірмовий запис журналу операцію в обох організаціях?
Ні. Перший запис проводиться лише у вибраній у ньому організації. Щоб провести сторону іншої організації, потрібно заповнити й провести пов'язаний другий запис.
Чи створює ERPNext другий запис автоматично?
ERPNext створює пов'язану чернетку й заздалегідь заповнює в ній організацію, тип запису, дату проведення та посилання. Вам потрібно вибрати рахунки другої організації, ввести суми, перевірити запис і провести його.
Чи мають в обох організаціях використовуватися однакові рахунки?
Ні. Кожен запис використовує рахунки своєї організації. Рахунки мають відображати протилежні сторони тієї самої господарської операції, а підсумки пов'язаних записів — узгоджуватися за правилами щодо валют.
Що краще: міжфірмовий запис журналу чи міжфірмові рахунки-фактури?
Використовуйте рахунки-фактури, коли одна юридична особа продає іншій товари чи послуги й для операції потрібні комерційні документи, податки, номенклатура та процес дебіторської чи кредиторської заборгованості. Процес із записом журналу використовуйте для прямого бухгалтерського коригування без рахунку-фактури.
Чи є окремий звіт по міжфірмових розрахунках?
ERPNext проводить записи у звичайну головну книгу. Для аналізу міжфірмових залишків використовуйте окремі рахунки розрахунків з пов'язаними організаціями, фільтри за організацією та консолідовані звіти.
Що станеться, якщо скасувати один із пов'язаних записів?
Його власні записи в книзі сторнуються за правилами скасування ERPNext, а посилання між записами пари видаляється. Перевірте запис іншої організації окремо й за потреби виправте його.
Пов'язані теми
/mermaidTESTCURSOR/mermaid
Переклад сторінки «Inter Company Journal Entry» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.