Перезаписування даних

Скористайтеся «Імпортом даних», коли потрібно оновити багато існуючих записів ERPNext з електронної таблиці. Це зручно, щоб виправити значення полів, заповнити відсутню інформацію або внести однакову зміну в багато записів, не відкриваючи кожен документ вручну.

Масове перезаписування оновлює існуючі записи. Якщо вибрано Оновити існуючі записи, нові записи для кожного рядка не створюються.

Перш ніж почати

• Перед змінами експортуйте або звантажте наявні дані, щоб мати з чим порівняти й до чого повернутися.
• Перш ніж оновлювати великий список, перевірте імпорт на кількох записах.
• Залиште у файлі стовпець з ідентифікатором запису, наприклад ID або name. За ним ERPNext знаходить запис, який потрібно оновити.
• Залиште лише стовпці, які потрібно оновити, і обов'язкові стовпці-ідентифікатори. Приберіть зайві стовпці, щоб зменшити ризик перезаписати не те поле.
• Перед імпортом перевірте обов'язкові поля й поля-посилання. Рядки з недопустимими значеннями не імпортуються.

Крок 1. Відкрийте «Імпорт даних»

1. Відкрийте Імпорт даних з робочого простору «Дані» або знайдіть «Імпорт даних» через пошук.
2. Натисніть Add Data Import (Додати імпорт даних).
3. Виберіть Тип документа, який потрібно оновити.

Крок 2. Виберіть «Оновити існуючі записи»

1. У полі Тип імпорту виберіть Оновити існуючі записи.
2. Залиште увімкненим Не надсилати листи, якщо ви свідомо не хочете, щоб надсилалися сповіщення про оновлення.
3. Використовуйте Провести після імпорту лише тоді, коли імпортовані документи потрібно провести одразу після оновлення.

Крок 3. Підготуйте файл для імпорту

1. Звантажте або підготуйте таблицю для вибраного типу документа.
2. Не змінюйте стовпець з ідентифікатором запису.
3. Введіть нові значення в поля, які потрібно перезаписати.
4. Видаліть рядки, які не повинні змінюватися.
5. Збережіть файл як CSV або Excel — залежно від варіантів, доступних на екрані імпорту.

Якщо поле не повинно змінюватися, не включайте цей стовпець у файл імпорту. Це безпечніше, ніж залишати зайві стовпці із застарілими значеннями.

Крок 4. Завантажте файл і перевірте його

1. Завантажте підготовлений файл у запис «Імпорт даних».
2. Запустіть попередній перегляд або перевірку імпорту.
3. Уважно перегляньте помилки в рядках. Якщо ERPNext повідомляє про відсутні посилання, недопустимі значення чи проблеми з правами, виправте файл і завантажте його знову.
4. Запускайте імпорт лише тоді, коли попередній перегляд виглядає правильно.

Що буде перезаписано

ERPNext оновлює у відповідних записах ті поля, які є в завантаженому файлі. Записи зіставляються за ідентифікатором документа у файлі. Для полів-посилань імпортоване значення має збігатися з існуючим пов'язаним записом.

Типові проблеми

• Запис не знайдено: перевірте, чи є у файлі стовпець ID або name і чи містить він точний ID існуючого документа.
• Помилка перевірки посилання: значення в полі-посиланні не існує або написане з помилкою.
• Не заповнено обов'язкове поле: обов'язкове поле порожнє або його перезаписано порожнім значенням.
• Помилка прав доступу: ваша роль не має права оновлювати вибраний тип документа чи поле.

Рекомендації

Для важливих записів спершу виконайте оновлення на невеликій вибірці. Перевіривши результат, імпортуйте решту рядків частинами. Зберігайте вихідний експорт і остаточний файл імпорту для аудиту.

Переклад сторінки «Overwrite Data» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.