Контакт — це людина, з якою ви спілкуєтеся. Контакт можна пов'язати з клієнтом, постачальником, лідом, акціонером, торговим партнером або користувачем, причому одна й та сама людина може бути пов'язана з кількома контрагентами.
Ведіть кожну людину як один контакт, а її ділові зв'язки відображайте через посилання. Так не буде дублікатів телефонів і адрес електронної пошти, коли одна людина представляє кілька організацій.
Перш ніж почати
Перевірте:
- чи немає цієї людини в системі;
- з якими контрагентами потрібно пов'язати контакт;
- основну адресу електронної пошти та номер телефону;
- чи це основний контакт для клієнта або постачальника;
- чи потрібен людині доступ до порталу.
Перш ніж створювати ще один контакт, пошукайте за іменем, адресою електронної пошти, номером телефону та пов'язаним контрагентом.
Створення контакту
- Відкрийте CRM > Контакт і натисніть Додати контакт.
- Введіть ім'я та, якщо відомо, прізвище.
- Виберіть статус контакту й вкажіть посаду.
- Додайте адреси електронної пошти та номери телефонів.
- Позначте основні рядки електронної пошти й телефону.
- Додайте одне або кілька посилань на контрагентів.
- Збережіть контакт.
Основні електронна пошта й телефон відображаються в головних полях контакту й можуть підставлятися в документи та листування.
Створення контакту з картки контрагента
Найпростіше створити контакт для конкретного контрагента поруч із його пов'язаними адресами:
- Відкрийте клієнта або постачальника.
- Перейдіть у розділ Адреса та контакти.
- Натисніть Новий контакт.
- Введіть дані людини та збережіть.
ERPNext автоматично створить динамічне посилання на контрагента, з картки якого створено контакт. Пізніше можна додати інші посилання, якщо ця людина представляє ще одну організацію.
Інші способи створити контакти
- Перетворіть або повторно використайте людину з процесу роботи з лідом.
- Використайте імпорт даних для контрольованого пакета, включно з дочірніми рядками адрес електронної пошти, номерів телефонів і посилань.
- Використайте погоджену інтеграцію, якщо контактними даними керує CRM або система керування ідентифікацією.
- Створіть окремий контакт, якщо людина поки не пов'язана з жодним контрагентом.
Основні поля та їхнє призначення
| Поле | Що воно визначає |
|---|---|
| Ім'я / Прізвище | Ім'я людини, яке відображається та за яким її шукають |
| Статус | Показує, чи контакт пасивний, відкритий, дав відповідь або перебуває в іншому налаштованому стані |
| Посада | Роль людини в пов'язаній організації |
| E-mail ідентифікатори | Зберігає одну або кілька адрес електронної пошти й позначає основну |
| Контактні номери | Зберігає мобільні й стаціонарні номери та позначки основних |
| Основний контакт | Робить цю людину основною для пов'язаного контрагента |
| Посилання | Пов'язує контакт із клієнтами, постачальниками, торговими партнерами чи іншими підтримуваними типами документів |
| Ідентифікатор користувача | Пов'язує контакт із користувачем системи або порталу |
| Запросити як користувача | Запускає процес запрошення для доступу до порталу |
За можливості використовуйте робочу електронну пошту. Не зберігайте в контакті спільні облікові дані чи чутливі особисті нотатки.
Пов'язування контакту з кількома контрагентами
Відкрийте Посилання, щоб побачити контрагентів, пов'язаних із контактом. Додавайте нове посилання, коли людина справді представляє кількох клієнтів чи постачальників.
Кілька посилань не роблять контакт основним для кожного контрагента. Перевіряйте основний контакт у кожного клієнта чи постачальника окремо.
Основні контакти та документи
Коли з контрагентом пов'язано кілька контактів, позначте як основний того, хто зазвичай отримує документи. ERPNext може автоматично підставити цей контакт у комерційну пропозицію, замовлення на продаж, рахунок-фактуру чи інший підтримуваний документ.
Користувачі можуть вибрати в конкретному документі інший пов'язаний контакт. Зміна основного контакту впливає на подальший вибір і не змінює вже проведених документів.
Запрошення контакту як користувача
Використовуйте Запросити як користувача лише тоді, коли контакт має отримати доступ до порталу клієнта чи іншого дозволеного порталу.
Перед запрошенням:
- перевірте основну адресу електронної пошти;
- визначте, до якого контрагента й до яких документів людина матиме доступ;
- перевірте ролі та права на порталі;
- не створюйте другого користувача з тією самою адресою електронної пошти.
Запрошення впливає на безпеку. Не надсилайте його лише для того, щоб зберегти адресу електронної пошти.
Збереження та подальші кроки
Контакт зберігають, а не проводять. Після збереження:
- перевірте меню «Посилання»;
- правильно встановіть позначки основних;
- виберіть контакт у тестовому документі;
- використовуйте стрічку подій для листів і подій;
- коли змінюється посада чи телефон людини, оновлюйте наявний запис.
Стани контакту
| Стан | Значення |
|---|---|
| Пасивний | Записаний, але зараз не задіяний у взаємодії |
| Відкритий | Доступний для спілкування або бере в ньому участь |
| Дано відповідь | Відповів у межах відстежуваного листування |
| Основний | Основний контакт пов'язаного контрагента |
| Користувач порталу | Пов'язаний з обліковим записом користувача з дозволеним доступом до порталу |
Усунення проблем
| Проблема | Що перевірити |
|---|---|
| Контакт продубльовано | Пошукайте за електронною поштою, телефоном і пов'язаними контрагентами, потім об'єднайте або видаліть хибний запис за погодженою процедурою |
| У документі не той контакт | Перевірте основний контакт контрагента й виберіть контакт у документі повторно |
| Немає електронної пошти | Позначте один рядок електронної пошти як основний і збережіть |
| Меню «Посилання» порожнє | Додайте динамічне посилання або створіть контакт із картки контрагента |
| Запрошення на портал недоступне | Перевірте основну електронну пошту, права, наявного користувача та налаштування порталу |
Часті запитання
Чи може один контакт належати кільком клієнтам?
Так. Додайте кілька посилань, якщо такий зв'язок справжній.
Чи може контакт існувати без клієнта чи постачальника?
Так. Окремий контакт можна пов'язати пізніше.
Чи варто заводити спільну поштову скриньку як контакт?
Її можна записати як адресу електронної пошти, але конкретна людина зазвичай корисніша для відповідальності та історії листування.
Чи оновлює зміна основного контакту старі документи?
Ні. Нові документи підставляють поточний основний контакт; проведені документи зберігають свої значення.
Чи є контакт автоматично користувачем?
Ні. Для входу в систему потрібне посилання на користувача або запрошення.
Пов'язані теми
Переклад сторінки «Contact» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.