Перепроведення бухгалтерської книги

Nova Industries виправляє підтримуване облікове поле в проведеній операції, але звіт і далі показує попередні значення з книги. Сам документ тепер правильний, проте його записи в головній книзі потрібно перебудувати, щоб звіти з ним збігалися.

Перепроведення бухгалтерської книги заново формує проводки для вибраних проведених операцій. Це адміністративний інструмент для виправлення, а не спосіб змінити комерційний зміст операції.

Використовуйте його лише для підтримуваних виправлень або ремонту даних системи, а потім перевірте відповідний документ і бухгалтерські звіти, перш ніж вважати проблему вирішеною.

Перш ніж почати

Переконайтеся, що:

1. У вас є роль Менеджер системи. Стандартні бухгалтерські ролі не мають права створювати чи проводити цей адміністративний документ.
2. Вихідну операцію проведено і вона належить організації, яку ви виберете.
3. Вихідний документ уже містить правильні рахунки, виміри, суми, податки й дані про собівартість.
4. Тип документа є в списку Дозволені типи документів у налаштуваннях рахунків.
5. Період проведення, якого стосується виправлення, відкритий. ERPNext не перепроводить документи, що потрапляють у період, закритий проведеним документом на закриття періоду.
6. Перед обробкою великого чи критичного для робочої бази виправлення у вас є резервна копія та план перевірки.

Перепроведення підтримується лише для налаштованих типів документів. Типові приклади: Рахунок-фактура (продаж), Рахунок-фактура на покупку, Введення платежу, Запис журналу, Прибуткова накладна та Заява про відшкодування витрат.

Дозвіл на перепроведення типу документа

Відкрийте Налаштування рахунків і перейдіть на вкладку Платежі. У розділі Перепроведення додайте кожен дозволений тип операції до списку Дозволені типи документів і збережіть.

Зміна підтримуваних облікових полів після проведення може запускати перепроведення для типів документів із цього списку. Приберіть тип документа, якщо ваша організація не хоче, щоб такі зміни після проведення запускали перепроведення.

Формуйте цей список свідомо. Додавання типу документа дозволяє чутливий процес виправлення обліку; додавати туди всі облікові операції не потрібно.

Створення документа перепроведення бухгалтерської книги

Знайдіть Перепроведення бухгалтерської книги через рядок пошуку (Awesome Bar). У списку показано чернетки й проведені документи перепроведення.

Натисніть Додати Перепроведення бухгалтерської книги.

Виберіть Організацію, якій належать вихідні документи. Для звичайного перепроведення залиште прапорець Видаляти проводки скасованих документів знятим.

У таблиці Документи додайте проведені документи, які потрібно перерахувати. Виберіть Тип документа, а потім відповідний Номер документа. Список документів обмежено проведеними документами вибраної організації.

Натисніть значок олівця, якщо потрібно відкрити й переглянути рядок таблиці.

У прикладі використано запис журналу ACC-JV-2026-00005 — переказ 250 $ з Demo Bank Account у Cash.

Збережіть перепроведення як чернетку.

Попередній перегляд нових проводок

Перед проведенням натисніть Показати перегляд. ERPNext заново формує схему проводок з поточного вихідного документа й порівнює її з наявними записами.

У попередньому перегляді:

• Червоні рядки — наявні записи головної книги, які буде замінено або сторновано.
• Зелені рядки — записи, які ERPNext сформує з поточного вихідного документа.

Перевірте рахунки, суми дебету й кредиту, номер документа, центр витрат та інші виміри. Якщо запропонований рядок неправильний, поверніться до вихідної операції й виправте її, перш ніж продовжувати. Не проводьте перепроведення в надії, що воно виправить помилковий вихідний документ.

Проведення та перевірка перепроведення

Проводьте документ перепроведення бухгалтерської книги лише після того, як попередній перегляд правильний.

П'ять і менше вибраних документів ERPNext обробляє одразу. Якщо в документі перепроведення понад п'ять документів, робота ставиться в чергу фонових завдань, а система показує повідомлення, що перепроведення розпочалося.

Після обробки відкрийте кожен вихідний документ і скористайтеся Вигляд > Проводки або сформуйте звіт «Головна книга» за номером документа. Переконайтеся, що:

1. Є потрібні рахунки й виміри.
2. Загальний дебет дорівнює загальному кредиту.
3. Старі значення більше не впливають на звіт.
4. Відповідний фінансовий звіт тепер показує очікуваний результат.

Перепроведення змінює проводки, але не статус проведення чи комерційний зміст вихідної операції. Якщо саму операцію потрібно сторнувати, скористайтеся підтримуваним для неї процесом скасування, повернення, кредит-ноти, дебет-ноти або внесення змін.

Важливі поля та їхнє значення

Обмеження та запобіжники

Закриті фінансові періоди

ERPNext блокує перепроведення, якщо дата вибраного документа збігається з датою останнього проведеного документа на закриття періоду для цієї організації або передує їй. Відкривайте чи виправляйте закритий період лише згідно із затвердженими у вас процедурами контролю.

Доходи й витрати майбутніх періодів

Рахунок-фактуру (продаж) із доходами майбутніх періодів або рахунок-фактуру на покупку з витратами майбутніх періодів цим інструментом перепровести не можна. Скористайтеся підтримуваним процесом обліку доходів і витрат майбутніх періодів і перевірте відповідні графіки та записи.

Незмінна книга проводок

Перепроведення зберігає орієнтовану на аудит поведінку незмінної книги проводок. У звичайному режимі ERPNext сторнує старий обліковий вплив і створює новий через підтримувану логіку книги, а не пропонує користувачам редагувати рядки записів головної книги напряму.

Великі пакети

Не об'єднуйте не пов'язані між собою виправлення лише для того, щоб обробити їх разом. Спочатку перевірте один показовий документ, обробляйте найменший доцільний пакет, дочекайтеся завершення фонових завдань і перевірте звіти, перш ніж продовжувати.

Вирішення проблем

Потрібного типу документа немає у виборі

Додайте тип документа в Налаштування рахунків > Платежі > Перепроведення > Дозволені типи документів, збережіть налаштування, а потім заново відкрийте документ перепроведення. Якщо у вашій організації цей тип не повинен допускати облікових змін після проведення, не додавайте його лише для того, щоб обійти обмеження.

Потрібного номера документа немає у виборі

Переконайтеся, що організація збігається з вихідним документом, документ проведено, а тип документа вибрано правильно. Чернетки й скасовані документи для звичайного перепроведення не пропонуються.

ERPNext повідомляє, що документ належить до закритого фінансового року

Дата документа потрапляє в період, закритий проведеним документом на закриття періоду. Не обходьте закриття періоду мимохідь. Дотримуйтеся контрольованої процедури повторного відкриття періоду й отримайте потрібне погодження бухгалтерії.

ERPNext повідомляє, що ввімкнено облік майбутніх періодів

Вибраний рахунок-фактура містить доходи чи витрати майбутніх періодів. Перепроведення такого рахунку-фактури заблоковано, бо воно може суперечити його графікам майбутніх періодів. Перевірте записи обліку майбутніх періодів і скористайтеся процесом, призначеним для цієї функції.

Попередній перегляд не відповідає задуманому виправленню

Зупиніться й перевірте вихідну операцію: рахунок, суму, податок, центр витрат, виміри, курс валюти та пов'язану оцінку запасів. Попередній перегляд відображає вихідний документ у його поточному стані.

Звіт усе ще показує неочікуваний залишок

Оновіть звіт і перевірте фільтри: організацію, період, фінансову книгу, валюту, рахунок і документ. Потім порівняйте вихідний документ, попередній перегляд і головну книгу. Можливо, на залишок впливає ще якийсь документ.

Часті запитання

Чи змінює перепроведення вихідний документ?

Ні. Воно перераховує проводки на основі поточних даних вихідного документа. Статус проведення документа, його позиції, контрагент і комерційне призначення не змінюються.

Чи використовувати це замість скасування й внесення змін до помилкової операції?

Ні. Якщо помилковий сам вихідний документ, виправте операцію через підтримуваний для неї господарський процес. Перепроводьте лише тоді, коли вихідний документ правильний, а його проводки потрібно сформувати заново.

Чи можна перепровести кілька документів разом?

Так. Додайте кілька документів однієї організації. П'ять і менше обробляються одразу, понад п'ять — ставляться в чергу фонових завдань. Менші пакети пов'язаних документів легше перевірити.

Що робить «Видаляти проводки скасованих документів»?

Перед повторним формуванням ця опція видаляє наявні скасовані рядки головної книги, книги платежів і книги авансових платежів для вибраних документів. Це винятковий засіб очищення, а не стандартний спосіб перепроведення.

Чому в попередньому перегляді старі й нові рядки однакові?

Це може бути правильним, якщо ви перевіряєте або перебудовуєте записи без зміни облікових значень. Якщо ви очікували різницю, переконайтеся, що потрібне виправлення у вихідному полі збережено до формування попереднього перегляду.

Чи впливає чернетка перепроведення на бухгалтерські звіти?

Ні. Збереження документа й формування попереднього перегляду не замінюють проводок. Перебудова обліку відбувається, коли перепроведення проведено й оброблено.

Пов'язані теми

• Головна книга
• Запис журналу
• Бухгалтерські проводки
• Незмінна книга проводок
• Налаштування рахунків
• Документ на закриття періоду

Переклад сторінки «Repost Accounting Ledger» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.