Nova Industries завершила серпневу перевірку. Фінансовий менеджер бачить в обліку продаж на $20 000 і хоче переконатися, що дебіторську заборгованість клієнта, дохід від продажу, вартість запасів і собівартість реалізованих товарів проведено правильно. Фінансовий звіт показує узагальнений результат. Головна книга показує записи, з яких цей результат склався.
Головна книга — це детальний бухгалтерський слід в ERPNext. Вона містить кожен дебет і кредит, сформований проведеними операціями, і пов'язує кожен рядок із документом-джерелом. Використовуйте її, щоб пояснити залишок на рахунку, розібратися з неочікуваною проводкою або надати аудиторам докази на рівні операцій. Якщо ж питання в тому, які рахунки-фактури залишаються непогашеними, Головна книга не замінює звітів «Дебіторська заборгованість» і «Кредиторська заборгованість».
Перш ніж почати
Операції потрапляють у книгу лише після проведення. Перевірте, що вибрано правильну організацію, фінансовий період і валюту звітності. Якщо ваша організація використовує фінансові книги, центри витрат, проєкти чи інші виміри обліку, застосовуйте ті самі фільтри, коли порівнюєте звіти.
Як сформувати Головну книгу
- Відкрийте Бухгалтерський облік і виберіть Головна книга.
- Виберіть Nova Industries і потрібний діапазон дат.
- Залиште поля «Рахунок» і «Контрагент» порожніми, щоб переглянути всі проводки, або звузьте звіт до залишку, який досліджуєте.
- Якщо документ-джерело вже відомий, скористайтеся полем «Номер документа». Виберіть варіант групування, якщо хочете впорядкувати записи за рахунком, документом або контрагентом.
- Оновіть звіт і переконайтеся, що результат повністю завантажився, перш ніж робити висновки.
Як рахунок-фактура відображається в Головній книзі
За вибраний період у Nova Industries загальна сума дебету становить $395 762 і загальна сума кредиту — теж $395 762. Рівність підсумків означає, що вибрані записи математично збалансовані. Але це не доводить, що кожна операція проведена на правильний рахунок, тому фінансовий менеджер відкриває рядки, що стоять за продажем на $20 000.
| Проводка | Дебет | Кредит | Що вона означає |
|---|---|---|---|
| Заборгованість клієнта | Дебітори $20 000 | Клієнт тепер винен Nova Industries. | |
| Дохід від продажу | Продажі $20 000 | Продаж збільшує дохід періоду. | |
| Зменшення запасів | Запаси в наявності $14 500 | Актив «запаси» зменшується на вартість відвантаженого товару. | |
| Визнання собівартості | Собівартість реалізованих товарів $14 500 | Собівартість проданих товарів стає витратою. |
Рядки дебіторської заборгованості та доходу пояснюють сам комерційний продаж. Рядки запасів і собівартості пояснюють вибуття запасів із бізнесу. Саме тому один рахунок-фактура може дати більше двох рядків у книзі, якщо він оновлює запаси.
Як відкрити документ-джерело
Натисніть номер документа у звіті, щоб відкрити проведену операцію. Звірте клієнта, дату проведення, позиції, рахунок доходів, податки, складські налаштування та підсумки з рядками книги. Документ пояснює господарську подію, а Головна книга — її бухгалтерський наслідок.
Рядки книги не можна редагувати безпосередньо. Якщо рахунок чи вимір вказано неправильно, виправте документ-джерело через передбачений процес скасування та внесення змін або проведіть погоджений запис журналу. Перш ніж виправляти заднім числом складські чи бухгалтерські операції, ознайомтеся з поведінкою незмінної книги.
Основні колонки
| Колонка | Як її читати |
|---|---|
| Дата проведення | Бухгалтерська дата документа-джерела. Вона визначає звітний період. |
| Рахунок | Рахунок книги, на який вплинув рядок. |
| Дебет і Кредит | Дві сторони проводки у валюті відображення. |
| Баланс | Наростаючий залишок (дебет мінус кредит) для поточного впорядкування звіту. |
| Тип документа і Номер документа | Проведений документ-джерело, що створив рядок. |
| Кореспондентський рахунок | Рахунок або рахунки, що кореспондують із цим рядком у тому самому документі. |
| Контрагент | Клієнт, постачальник, працівник, акціонер чи інший контрагент, пов'язаний з особовим рахунком. |
| Центр витрат, проєкт і виміри | Аналітичні розрізи, скопійовані з операції. |
Як вибрати групування
| Подання | Коли використовувати |
|---|---|
| Без групування | Потрібен кожен окремий запис головної книги в порядку проведення. |
| Групувати за рахунком | Потрібні початкові значення, обороти й кінцеві значення по кожному рахунку. |
| Класифікувати за документом | Ви хочете бачити разом усі рядки, створені кожною операцією. ERPNext не дозволяє фільтр «Номер документа» в цьому поданні. |
| Класифікувати за документом (консолідовано) | Вам потрібен компактний результат на рівні документа замість кожного рядка. |
| Класифікувати за контрагентом | Ви переглядаєте рухи в книзі по клієнтах або постачальниках. |
Головна книга, оборотно-сальдова відомість і книга платежів
| Звіт | На яке питання відповідає |
|---|---|
| Головна книга | Які дебетові та кредитові записи сформували цей залишок і які документи їх створили? |
| Оборотно-сальдова відомість | Яке початкове сальдо, обороти за період і кінцеве сальдо по кожному рахунку? |
| Книга платежів | Як рахунки-фактури, платежі, кредит-ноти та аванси пов'язані між собою для розрахунку непогашених сум? |
Головну книгу використовуйте для бухгалтерських доказів. Оборотно-сальдову відомість — для кінцевих залишків на рівні рахунків. Книгу платежів і звірку платежів — коли рахунок-фактура лишається непогашеним через те, що платіж або кредит розподілено неправильно.
Вирішення проблем
Проведеного документа немає у звіті
Перевірте організацію, дати проведення, рахунок, контрагента, фінансову книгу, виміри та номер документа. Чернетки ще не сформували записів у книзі. Також переконайтеся, що звіт не виключає скасовані записи або записи закриття періоду, потрібні для перевірки.
Головна книга та оборотно-сальдова відомість відрізняються
Сформуйте обидва звіти з однаковими організацією, датами, фінансовою книгою, вимірами, валютою відображення та параметрами закриття періоду. Оборотно-сальдова відомість окремо показує початкові значення, обороти й кінцеві значення, а Головна книга перелічує проводки, з яких вони складаються.
Підсумки дебету та кредиту не збігаються
Перш ніж робити висновок, що облік не збалансований, приберіть вузькі фільтри за рахунком і контрагентом. Відфільтрована вибірка може показувати лише одну сторону загалом збалансованих документів. Порівняйте повний обсяг організації за той самий період.
Неочікуване початкове сальдо
Початкове значення включає відповідні проводки до дати «Від дати». Розширте діапазон дат, перегляньте рахунок від початку фінансового року та перевірте вступні записи й попереднє закриття періоду.
Часті запитання
Чи можна редагувати рядок Головної книги?
ERPNext формує рядки книги з проведених документів-джерел. Виправляйте документ у межах його життєвого циклу або використовуйте погоджене коригування. Пряме редагування зруйнувало б аудиторський слід.
Чому один документ створює кілька рядків?
Операція може зачіпати рахунки дебіторської заборгованості, доходів, податків, запасів, собівартості, знижок і вимірів. Кожен бухгалтерський наслідок відображається окремим рядком.
Чи видаляє скасування операції її історію?
ERPNext зберігає бухгалтерську історію за допомогою сторнування, де це застосовно. Переглядайте разом початковий документ, його скасування і пізніший виправлений документ.
Чому валюта рахунку відрізняється від валюти організації?
Валютний рахунок зберігає суми у своїй валюті, а ERPNext додатково записує значення у валюті організації. Перш ніж порівнювати звіти, перевірте вибрану валюту відображення.
Пов'язані теми
- Бухгалтерські звіти
- Оборотно-сальдова відомість
- Книга платежів
- План рахунків
- Запис журналу
- Перепроведення бухгалтерської книги
Переклад сторінки «General Ledger» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.