Щотижневе автоматичне перепроведення

1. Що це за функція?

Іноді вартість запасів, облікована за номенклатурою, стає неправильною. Зазвичай це трапляється, коли кілька складських операцій з однією номенклатурою на одному складі вводять майже одночасно (або заднім числом) і система розраховує вартість запасів від неправильної попередньої операції.

У такому разі:

• вартість запасів у звітах не відповідає тій, якою вона має бути, або
• вартість запасів і облікова вартість (рахунок запасів у головній книзі) більше не збігаються.

Зазвичай, щоб це виправити, хтось має відкрити відповідні звіти, знайти неправильні записи й вручну запустити «перепроведення», щоб їх перерахувати.

Ця функція автоматизує таке виправлення. Щойно ви її ввімкнете, система щотижня перевірятиме запаси і, знайшовши неправильні значення в поточному фінансовому році, автоматично перепроведе відповідну номенклатуру, щоб їх виправити, — без жодних ручних дій.

2. Коли її використовувати?

Увімкніть функцію, якщо для вашого бізнесу справджується хоча б одне з такого:

• Ви вводите великий обсяг складських операцій, особливо з однією і тією ж номенклатурою на тих самих складах.
• Ви часто вводите складські операції заднім числом або коригувальні операції.
• Ви вже знаходили розбіжності у звіті Розбіжності картки складського обліку або Порівняння вартості запасів та рахунків і виправляли їх вручну.
• Ви хочете, щоб вартість запасів і облікова вартість завжди збігалися без щотижневої перевірки.

Коли не варто на неї покладатися:

• Якщо складських операцій у вас небагато і проблеми з оцінкою трапляються рідко, функція може бути вам не потрібна (хоча її можна ввімкнути для спокою — коли виправляти нічого, вона просто нічого не робить).
• Вона не замінює правильного налаштування. Якщо помилка в самій конфігурації (див. розділ 6), функція повідомить вам про це, а не перепроводитиме мовчки.

3. Що саме вона перевіряє і виправляє?

Щотижня система переглядає два стандартні звіти для кожної організації:

Для всього, що знайдено в поточному фінансовому році, система автоматично створює перепроведення, щоб перерахувати й виправити значення.

Важливо: функція працює лише з поточним фінансовим роком. Попередні періоди навмисно не змінюються (зазвичай вони вже закриті чи перевірені аудитом, і перепроведення могло б змінити остаточну звітність). Якщо потрібно виправити попередній рік, робіть це вручну й свідомо.

4. Як її ввімкнути (крок за кроком)

1. Через рядок пошуку відкрийте Налаштування складського перепроведення.
2. Знайдіть розділ Автоматичне перепроведення хибної оцінки.
3. Позначте прапорець «Автоматично перепроводити хибні записи оцінки (щотижня)».
4. Натисніть Зберегти.

От і все. За замовчуванням функцію вимкнено, тож нічого не відбувається, доки ви не позначите цей прапорець. Після цього вона автоматично запускається раз на тиждень у фоновому режимі — запускати її вручну не потрібно.

Щоб вимкнути функцію, просто зніміть прапорець і збережіть.

5. Що відбувається після запуску?

• Система непомітно створює документи Перепроведення оцінки номенклатури для номенклатури чи документів, які потрібно виправити. Вони виконуються у фоновому режимі й оновлюють вартість запасів.
• Що саме було перепроведено, можна переглянути у списку Перепроведення оцінки номенклатури.
• Функцію безпечно запускати повторно: вона не створює дублікатів перепроведення для того, що вже виправляється.

Зазвичай нічого робити не потрібно — виправлені значення просто з'являться, щойно перепроведення завершиться.

6. Єдине, чого вона не виправить сама, — і як ви про це дізнаєтеся

Деякі розбіжності виникають не через порядок розрахунку, а через помилку в налаштуваннях: склад прив'язано до рахунку неправильного типу.

Щоб облік запасів працював, склад має бути прив'язаний до рахунку з типом рахунку «Запаси». Якщо склад указує на рахунок іншого типу (наприклад, звичайний рахунок витрат чи дебіторської заборгованості), то жодне перепроведення не змусить значення збігтися — проблема в налаштуваннях, а не в розрахунку.

Виявивши таку ситуацію, функція не витрачає час на перепроведення. Натомість вона надсилає сповіщення менеджеру системи, у якому вказано:

• який документ зачеплено,
• який склад задіяно і
• який рахунок налаштовано неправильно.

Що робити, якщо ви отримали таке сповіщення:

1. Відкрийте склад, згаданий у повідомленні.
2. Перевірте прив'язаний до нього рахунок.
3. Переконайтеся, що тип цього рахунку — «Запаси» (або прив'яжіть склад до правильного рахунку запасів).
4. Збережіть. Під час наступного щотижневого запуску (або ручного перепроведення) значення можна буде звірити.

7. Варто знати (обмеження та поради)

• Записи журналу ніколи не перепроводяться автоматично. ERPNext не перепроводить записи журналу, тож будь-яку розбіжність між запасами й рахунками, спричинену ручним записом журналу на рахунок запасів, ця функція не зачепить. Перевіряйте й виправляйте такі випадки вручну.
• Лише поточний фінансовий рік. Попередні періоди навмисно пропускаються.
• Запускається щотижня. Це планове виправлення, а не миттєве. Якщо потрібно виправити щось терміново, перепроведення, як і раніше, можна запустити вручну.
• Великі організації: щотижнева перевірка охоплює кожну пару «номенклатура — склад», тож на дуже великих базах вона виконується як фонове завдання й може тривати довго. Це нормально і не сповільнює щоденної роботи.
• Сповіщення можуть повторюватися: якщо неправильно налаштований рахунок складу не виправлено, таке саме сповіщення може надійти й під час запуску наступного тижня — і так доти, доки помилку не буде виправлено.

8. Коротко: запитання та відповіді

З: Чи змінить вона мої рахунки чи запаси без мого відома?
Вона виправляє оцінку запасів через перепроведення — стандартний, підтримуваний спосіб, у який ERPNext перераховує вартість запасів. Функція працює лише з справді неправильними записами поточного року. Якщо проблема в налаштуваннях, вона сповіщає, а нічого не змінює.

З: Чи безпечно тримати її ввімкненою постійно?
Так. Якщо все гаразд, вона нічого не знаходить і нічого не робить.

З: Чи можна побачити, що вона зробила?
Так — відкрийте список Перепроведення оцінки номенклатури, щоб побачити створені перепроведення.

З: Я ввімкнув функцію, але нічого не сталося.
Вона запускається за щотижневим розкладом, а не одразу. До того ж, якщо вартість запасів уже правильна, робити їй нічого.

З: Хто отримує сповіщення про «неправильний рахунок»?
Користувачі з роллю Менеджер системи.

Переклад сторінки «Weekly Auto Repost» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.