Міжфірмові рахунки-фактури
Міжфірмові рахунки-фактури в ERPNext створюють парні операції дебіторської та кредиторської заборгованості, коли одна організація продає товари чи послуги іншій організації в межах того самого сайту ERPNext. З проведеного рахунку-фактури можна створити пов'язаний рахунок-фактуру на покупку для організації-покупця: так менше дублюється введення, а облік кожної організації лишається окремим.
Перш ніж почати
- Створіть обидві організації та їхні плани рахунків.
- Створіть клієнта, який представляє організацію-покупця.
- Створіть постачальника, який представляє організацію-продавця.
- У картках клієнта й постачальника заповніть відповідне поле Представляє компанію.
- Переконайтеся, що обидві організації можуть працювати в потрібній валюті.
- Створіть для обох організацій відповідну номенклатуру, одиниці виміру, податки, склади й рахунки.
Зв'язки клієнта й постачальника з організаціями — ключові. Саме з них ERPNext дізнається, яка юридична особа стоїть по інший бік операції.
Налаштування міжфірмових контрагентів
Для організації-покупця створіть або відкрийте клієнта, з яким працює організація-продавець, і в полі Представляє компанію вкажіть організацію-покупця.
Для організації-продавця створіть або відкрийте постачальника, з яким працює організація-покупець, і в полі Представляє компанію вкажіть організацію-продавця.
Для кожної юридичної особи ведіть окремі картки контрагентів, навіть якщо організації мають спільного власника. Перевірте податкові ідентифікатори, адреси, умови оплати та рахунки дебіторської чи кредиторської заборгованості, що стосуються кожної особи.
Створення рахунку-фактури на покупку з рахунку-фактури
- Створіть і проведіть рахунок-фактуру в організації-продавці на клієнта, який представляє організацію-покупця.
- Перевірте позиції, кількість, ціни, податки, організацію та дату проведення.
- У проведеному рахунку-фактурі виберіть Створити > Міжфірмовий рахунок-фактура на покупку.
- Перегляньте створений документ в організації-покупці.
- Виберіть правильні рахунки витрат або активів, склади, податки й центри витрат.
- Збережіть і проведіть рахунок-фактуру на покупку.
Рахунок-фактура на покупку — це окрема бухгалтерська операція. ERPNext переносить значення з вихідного документа, але рахунки та податки, що підходять організації-покупцю, користувач має перевірити сам.
Створення рахунку-фактури з рахунку-фактури на покупку
Процес можна почати й з проведеного рахунку-фактури на покупку в організації-покупці. Виберіть Створити > Міжфірмовий рахунок-фактура (продаж), щоб створити відповідний рахунок-фактуру в організації-продавці, потім перевірте й проведіть його.
Для кожної операції обирайте один напрямок. Не створюйте обидва парні документи незалежно один від одного, інакше одна й та сама угода може бути врахована двічі.
Важливі поля та їхнє значення
| Поле | Що воно означає |
|---|---|
| Організація | Юридична особа, в обліку якої відображається операція. |
| Клієнт | Міжфірмовий клієнт, указаний у рахунку-фактурі. |
| Постачальник | Міжфірмовий постачальник, указаний у рахунку-фактурі на покупку. |
| Представляє компанію | Пов'язує клієнта чи постачальника з іншою організацією на тому самому сайті. |
| Посилання на міжфірмовий документ | Вказує на пов'язаний вихідний документ, якщо він є. |
| Валюта | Валюта операції. Якщо вона відрізняється від валюти організації, застосовуються курси обміну. |
| Дебет | Рахунок дебіторської заборгованості організації-продавця. |
| Кредит рахунку | Рахунок кредиторської заборгованості організації-покупця. |
| Рахунок доходів | Рахунок доходів організації-продавця. |
| Рахунок витрат | Рахунок витрат або активів організації-покупця. |
| Центр витрат | Підрозділ, на який відносяться доходи чи витрати. |
Номенклатура, склади й податки
Коди номенклатури мають існувати й бути доступними в обох організаціях. Рахунки та склади в кожної організації свої, тому перевіряйте кожен перенесений рядок. Щоб побачити приховані поля позиції, відкрийте рядок таблиці значком олівця.
Податки в організації-продавця й організації-покупця можуть відрізнятися. Не вважайте, що податкові рядки вихідного документа автоматично правильні для цільової організації. Перед проведенням перевірте шаблони податків, рахунки, ставки, адреси та вимоги місцевого законодавства.
Для складської номенклатури сама лише пара рахунків-фактур не замінює потрібного руху запасів. Використовуйте затверджену видаткову накладну, прибуткову накладну або міжфірмовий складський процес, щоб фактичні залишки збігалися з бухгалтерським обліком.
Скасування та зміна пов'язаних рахунків-фактур
Обидва рахунки-фактури залишаються окремими проведеними документами. Якщо один із них потрібно скасувати чи змінити, оцініть вплив на парний документ і на пов'язані оплати, повернення або складські операції. Дотримуйтеся правил закриття облікових періодів і внутрішнього контролю. Не залишайте ситуацію, коли в одній організації рахунок-фактура дійсний, а відповідний документ в іншій — неправильний.
Звірка міжфірмових сальдо
Сформуйте звіти з дебіторської та кредиторської заборгованості й головну книгу для обох організацій. Сальдо мають збігатися з урахуванням різниць у часі, курсових різниць, податків, кредит-нот і оплат. Використовуйте єдиний підхід до посилань або найменувань, щоб фінансисти могли швидко зіставити обидві сторони.
Часті запитання
Чому немає дії для створення міжфірмового документа?
Перевірте, що вихідний рахунок-фактура проведений, у контрагента заповнено Представляє компанію, указана там організація відрізняється від організації вихідного документа, а парний документ ще не створено.
Чи проводяться обидва рахунки-фактури автоматично?
Ні. Створений цільовий рахунок-фактуру потрібно перевірити й провести окремо.
Чи можуть організації працювати в різних валютах?
Так, якщо налаштовано потрібні валюти й курси обміну. Перевірте курси та підсумки у валюті організації в обох документах.
Чи консолідує це організації?
Ні. Операції відображаються в окремому обліку кожної організації. Консолідована звітність і елімінаційні записи — це окремі облікові процедури.
Чи можна створювати міжфірмові кредит-ноти?
Використовуйте відповідний процес повернення або кредит-ноти в обох організаціях і пов'язуйте документи згідно з вашими правилами внутрішнього контролю.
Пов'язані теми
- Рахунок-фактура (продаж)
- Рахунок-фактура на покупку
- Організація
- Клієнт
- Постачальник
- Міжфірмовий запис журналу
- Пряма поставка між дочірніми організаціями
Переклад сторінки «Inter Company Invoices» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.