Northstar Retail, клієнт Nova Industries, розміщує велике замовлення на електроніку, але хоче мати захист на випадок, якщо Nova Industries не виконає договір. Банк може гарантувати виконання зобов'язання Nova Industries — так клієнт отримує впевненість, і жодній зі сторін не потрібно негайно платити.
Банківська гарантія фіксує зобов'язання банку, бенефіціара, суму, строк дії та пов'язану операцію. ERPNext дає змогу відстежувати як гарантії, отримані від клієнтів, так і гарантії, видані від імені вашої організації.
Використовуйте її для контролю договірного забезпечення та строків закінчення дії. Цей запис є операційним підтвердженням і автоматично не формує бухгалтерських проводок.
Перш ніж почати
Візьміть документ гарантії та з'ясуйте:
- чи гарантія Прийом (отримана), чи Надання (надана);
- пов'язане «Замовлення на продаж», «Замовлення на купівлю», проєкт чи договір;
- дані бенефіціара та заявника;
- гарантовану суму, дату початку, дату закінчення та умови вимоги за гарантією;
- банк-гарант і банківський рахунок;
- гарантійне забезпечення, комісії, депозит та пов'язані бухгалтерські записи.
Спершу створіть Банк і Банківський рахунок. Погодьте з фінансовою службою, як гарантійне забезпечення й комісії відображатимуться через Введення платежу або Запис журналу.
Створення банківської гарантії
- Перейдіть до Бухгалтерський облік > Банківські операції > Банківська гарантія.
- Натисніть Додати Банківська гарантія.
- Виберіть Тип банківської гарантії:
- Прийом — коли інша сторона надає гарантію на вашу користь;
- Надання — коли ваш банк видає її для клієнта, постачальника чи іншого бенефіціара.
- Вкажіть суму, дату початку, термін дії та дату завершення. Звірте дату закінчення з виданим документом.
- Виберіть банк, банківський рахунок і, за потреби, пов'язаний рахунок Головної книги.
- Введіть номер гарантії, присвоєний банком, і назву бенефіціара точно так, як у виданому документі.
- Додайте документ-підставу, клієнта чи постачальника та проєкт, якщо вони визначають основне зобов'язання.
- Зазначте гарантійне забезпечення, комісії, номер депозиту, статті та умови.
- Прикріпіть виданий документ гарантії та збережіть запис.
Основні поля та їхнє призначення
| Поле | Що визначає |
|---|---|
| Тип банківської гарантії | Розрізняє отримані та надані гарантії. |
| Тип пов'язаного документа й Назва документа-підстави | Пов'язує гарантію із замовленням на продаж, замовленням на купівлю чи іншим підтримуваним записом. |
| Клієнт або Постачальник | Контрагент, пов'язаний із вибраним документом продажу чи закупівлі. |
| Проєкт | Проєкт або договір, який забезпечує гарантія. |
| Сума | Максимальна гарантована сума. Вказуйте валюту й суму так, як у документі гарантії. |
| Початкова дата | Дата, з якої гарантія набуває чинності. |
| Термін у днях | Тривалість, за якою визначається або перевіряється дата завершення. |
| Дата завершення | Дата закінчення дії. Відстежуйте її з урахуванням строків продовження, звільнення від зобов'язань чи пред'явлення вимог. |
| Банк і Банківський рахунок | Установа й рахунок, через які гарантію видано або відстежують. |
| Номер банківської гарантії | Унікальний номер, присвоєний банком. |
| Назва бенефіціара | Сторона, яка має право вимагати виплату за гарантією. |
| Гарантійне забезпечення (Margin Money) | Кошти чи депозит, заблоковані як забезпечення. Їх облік ведіть окремо. |
| Нарахування витрат | Комісії банку за видачу чи обслуговування гарантії. |
| Статті та умови | Стислий операційний виклад умов вимоги, закінчення дії, продовження та звільнення. Юридично визначальним лишається вкладений документ. |
Отримані й надані гарантії
Для типу Прийом стежте, щоб контрагент підтримував гарантію чинною протягом усього строку, передбаченого договором. Зберігайте оригінал або засвідчену копію й налаштуйте нагадування до дати закінчення.
Для типу Надання стежте за ризиком, гарантійним забезпеченням, комісіями, бенефіціаром, документами про звільнення від зобов'язань і за тим, чи потрібно продовжити гарантію. Надана гарантія може створювати умовне зобов'язання, навіть якщо кредиторська заборгованість автоматично не проводиться.
Облік і контроль
Запис банківської гарантії автоматично не списує гарантійне забезпечення й не відносить комісії на витрати. Відображайте ці рухи відповідним бухгалтерським документом:
- переказ заблокованих коштів на рахунок гарантійного забезпечення чи депозиту;
- віднесення банківських комісій на затверджений рахунок витрат і центр витрат;
- повернення гарантійного забезпечення, коли банк підтвердить звільнення;
- визнання вимоги за гарантією лише через затверджену юридичну та облікову процедуру.
Звіряйте реєстр гарантій із підтвердженнями банку та Головною книгою. Обмежте доступ до вкладень, що містять банківські реквізити, підписи чи конфіденційні умови договорів.
Перегляд і подальші кроки
Переглядайте гарантії за датою закінчення дії щонайменше раз на місяць. Для кожної гарантії вирішіть, чи потрібно:
- дати їй закінчитися;
- отримати офіційне звільнення від зобов'язань;
- поновити або продовжити її;
- зменшити суму;
- замінити її іншим інструментом;
- підготуватися до вимоги за гарантією або відповісти на неї.
Призначте відповідального за допомогою призначення, коментарів чи робочого процесу. Дату закінчення без відповідального чи нагадування легко пропустити.
Усунення проблем
Поле «Клієнт» або «Постачальник» не відображається
Спершу виберіть відповідний тип документа-підстави. Поле «Клієнт» показується для підтримуваних документів продажу, а «Постачальник» — для підтримуваних документів закупівлі.
Дата завершення не збігається з документом гарантії
Перевірте дату початку, розрахунок строку дії, чи включаються граничні дати та чи не встановлено в тексті фіксованої календарної дати закінчення. Визначальним джерелом є виданий документ гарантії.
Гарантійного забезпечення немає в Головній книзі
Банківська гарантія не є бухгалтерським документом. Створіть відповідний документ «Введення платежу» або «Запис журналу» й пов'яжіть його через посилання чи вкладення.
Строк гарантії минув, але вона операційно ще потрібна
Отримайте від банку поновлення чи продовження, оновіть дати в записі з підтвердними документами та збережіть попередній документ для аудиту.
Поширені запитання
Чи зменшує банківська гарантія залишок у банку автоматично?
Ні. Рух гарантійного забезпечення, депозитів і комісій відображайте бухгалтерськими операціями.
Чи може одна гарантія покривати кілька замовлень?
За договором — може, але поле посилання в ERPNext вказує лише на один документ. Опишіть ширше покриття в умовах і вкладеннях або використайте проєкт як спільне посилання.
Чи варто прикріплювати документ гарантії?
Так, з урахуванням вашої політики доступу та конфіденційності. Структуровані поля допомагають відстежувати гарантію, а юридичні умови містить виданий документ.
Пов'язані теми
Переклад сторінки «Bank Guarantee» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.