Облік майбутніх періодів
Облік майбутніх періодів розділяє дату виставлення рахунку і період, у якому ви фактично заробляєте дохід або споживаєте витрати. В ERPNext відповідна сума рахунку-фактури спочатку проводиться на балансовий рахунок. Потім ERPNext протягом періоду обслуговування переносить потрібну частину на доходи або витрати.
Використовуйте його для річних договорів підтримки, гарантій, хостингу, страхування, оплаченого наперед, підписок на програмне забезпечення, авансової оренди чи інших послуг, що охоплюють більше одного облікового періоду. Не застосовуйте його лише тому, що рахунок буде оплачено пізніше. Умови відстрочки платежу змінюють строк оплати, а облік майбутніх періодів — момент визнання доходу чи витрат.
Як працює облік майбутніх періодів
Та сама схема діє з обох боків бізнесу:
| Процес | Під час проведення рахунку | Протягом періоду обслуговування |
|---|---|---|
| Відстрочений дохід | Кредит зобов'язання з відстроченого доходу замість рахунку доходів | Дебет відстроченого доходу і кредит доходу |
| Відстрочені витрати | Дебет активу відстрочених витрат замість статті витрат | Кредит відстрочених витрат і дебет витрат |
Наприклад, Nova Electronics Trading виставляє рахунок на $1 200 за 12-місячну розширену гарантію. Рахунок формує дебіторську заборгованість клієнта, але $1 200 спочатку кредитуються на Customer Advances - NET (аванси клієнтів) — рахунок зобов'язань, використаний у прикладі. Потім ERPNext протягом гарантійного періоду визнає цю суму на рахунку Service - NET (доходи від послуг).
З боку закупівель річна підписка на програмне забезпечення за $1 200 спочатку дебетується на Prepaid Expenses - NET (витрати майбутніх періодів). Потім ERPNext у міру використання підписки визнає її на рахунку Software Subscription Expenses - NET (витрати на підписку на ПЗ).
Конкретні рахунки мають відповідати вашому плану рахунків і обліковій політиці. Рахунок відстрочених доходів зазвичай є зобов'язанням, а рахунок відстрочених витрат — активом.
Перш ніж почати
Підготуйте:
- Організацію з правильним планом рахунків.
- Рахунок зобов'язань для відстрочених доходів та/або рахунок активу для відстрочених витрат.
- Кінцевий рахунок доходів чи витрат, на який потраплятимуть записи визнання.
- Нескладську номенклатуру, що відповідає послузі, тарифному плану, гарантії чи передплаченим витратам.
- Чіткі дати початку й завершення обслуговування.
- Рішення, чи розраховувати визнання за днями, чи за місяцями.
Погодьте порядок обліку з бухгалтером. Облік майбутніх періодів визначає момент визнання, а належний період може відрізнятися від дати рахунку, оплати, договору чи постачання.
Налаштування обліку майбутніх періодів
Відкрийте Налаштування рахунків і знайдіть Налаштування відкладеного обліку у розділі Рахунки та виставлення.
| Налаштування | Що воно визначає |
|---|---|
| Проводити відкладені записи на основі | Обирає базу визнання: Дні або Місяці |
| Автоматично обробляти записи майбутніх періодів | Дозволяє запланованому процесу проводити записи визнання |
| Проводити записи майбутніх періодів через запис журналу | Створює документи «Запис журналу» замість прямого проведення визнання в головну книгу |
| Проводити записи журналу | Автоматично проводить створені записи журналу; якщо позначку знято, вони залишаються чернетками для перевірки |
Дні чи місяці
За варіанта Дні ERPNext розподіляє суму пропорційно кількості днів обслуговування, що припадають на кожен період. Тому місяці різної тривалості отримують різні суми.
Приклад із попередньої версії і далі корисний: якщо $12 000 покривають 12 місяців, то в місяці з 30 днів може бути визнано приблизно $986,30, а в місяці з 31 дня — приблизно $1 019,17, залежно від точних дат обслуговування. Загальна сума за весь період залишається $12 000.
За варіанта Місяці повний 12-місячний термін зазвичай дає визнання $1 000 на місяць. Неповний перший чи останній місяць ERPNext усе одно розраховує пропорційно, якщо обслуговування не охоплює весь місяць.
Оберіть одне правило й застосовуйте його послідовно. Зміна налаштування впливає на те, як майбутня обробка розраховуватиме графіки.
Пряме проведення чи записи журналу
Пряме проведення створює записи визнання без окремого документа «Запис журналу». Це простіше, якщо команда довіряє автоматичному розрахунку й перевіряє результат через головну книгу та звіт про відстрочені доходи й витрати.
Проведення через запис журналу дає кожній партії записів визнання окремий документ, який можна перевірити. Якщо позначку Проводити записи журналу не встановлено, створені записи журналу залишаються чернетками й не впливають на облік, доки хтось їх не проведе. Це посилює контроль, але додає операційний крок перевірки.
Налаштування номенклатури
Відкрийте номенклатуру-послугу й увімкніть Увімкнути відстрочені доходи, Увімкнути відстрочені витрати або обидва варіанти, якщо ту саму послугу і продають, і купують. Необов'язкова кількість місяців задає стандартну тривалість, але фактичний період визнання визначають дати обслуговування в рядку рахунку.
Саме по собі налаштування номенклатури нічого не проводить. Обліковий ефект виникає тоді, коли проведений рахунок-фактура (продаж) чи рахунок-фактура на покупку містить рядок із увімкненим відстроченням, правильним рахунком відстрочення і періодом обслуговування.
Заповнення рядка рахунку
У рахунку-фактурі (продаж) або рахунку-фактурі на покупку додайте номенклатуру, а потім натисніть значок олівця в рядку таблиці «Номенклатура». У редакторі рядка вкажіть рахунок відстрочення, Дата початку обслуговування і Дата завершення сервісу.
Період обслуговування задається для кожного рядка окремо. Тому в одному рахунку можуть бути позиції з різними періодами визнання. Перевіряйте кожен рядок із відстроченням, а не вважайте, що дати діють для всього рахунку.
Обробка записів визнання
Якщо автоматичну обробку ввімкнено, ERPNext виконує облік майбутніх періодів через фоновий процес. Також можна вручну створити й провести документ «Обробляти відстрочений облік».
Оберіть Дохід для відстрочених доходів або Витрата для відстрочених витрат. Вкажіть дату проведення та діапазон дат обслуговування для обробки. За потреби оберіть один рахунок відстрочення, щоб обмежити запуск.
Процес перевіряє проведені рахунки, що відповідають умовам, і створює записи визнання відповідно до вибраних налаштувань. Документ обробки відстроченого обліку водночас є журналом обробки, тож зберігайте його для аудиту та пошуку проблем.
Перевірка результату
Після обробки перевірте всі три рівні:
- Відкрийте рахунок і переконайтеся, що в кожному відповідному рядку вказано рахунок відстрочення та дати обслуговування.
- Перегляньте звіт про відстрочені доходи й витрати: суми за рахунками, визнані суми та залишки до визнання.
- Відкрийте головну книгу за рахунком відстрочення та кінцевим рахунком доходів чи витрат.
Залишок на рахунку відстрочення має зменшуватися в міру визнання. Кінцевий дохід чи витрати мають збільшуватися на ту саму суму. За весь строк обслуговування загальна визнана сума має дорівнювати сумі рядків із відстроченням — з урахуванням скасувань, повернень, кредит-нот і округлення.
Виправлення та зміни
Виправляйте рахунок, поки він у статусі чернетки, до проведення. Після проведення користуйтеся стандартним порядком скасування й внесення змін, а не редагуйте проводки напряму. Якщо обслуговування припинилося достроково, вкажіть у рядку Дата зупинки послуги (якщо документ і версія системи це підтримують), а потім обробіть і перевірте оновлений графік.
Не проводьте ручний коригувальний запис журналу лише для того, щоб звіт про відстрочені доходи й витрати виглядав правильно. Спершу з'ясуйте причину: відсутній рахунок, неправильна дата обслуговування, непроведений створений запис журналу, вимкнена автоматична обробка, діапазон обробки, що не охопив період, або змінений рахунок-фактура.
Усунення проблем
| Проблема | Що перевірити |
|---|---|
| У рядку рахунку немає полів відстрочення | Переконайтеся, що в номенклатурі ввімкнено відповідний параметр відстрочення, і заново відкрийте редактор рядка |
| Увесь дохід чи витрати проводяться одразу | До проведення перевірте позначку відстрочення в рядку, рахунок відстрочення і дати обслуговування |
| Щомісячний запис не з'являється | Перевірте автоматичну обробку, фонові завдання, діапазон обробки та записи журналу в чернетках |
| Суми різняться по місяцях | Перевірте, чи обрано Дні: різна тривалість місяців дає різний розподіл |
| Звіт про відстрочені доходи й витрати не збігається з головною книгою | Перевірте статус документів, фільтри, дати обслуговування, створені записи, скасування і дати проведення |
Поширені запитання
Облік майбутніх періодів — це те саме, що авансовий платіж?
Ні. Авансовий платіж фіксує гроші, отримані чи сплачені до того, як їх розподілено. Облік майбутніх періодів визначає, коли визнається дохід чи витрати за рахунком. Одна операція може поєднувати обидва поняття, але вони розв'язують різні облікові завдання.
Чи можна відстрочити лише один рядок рахунку?
Так, параметри відстрочення й дати обслуговування зберігаються в кожному рядку позицій рахунку. Інші рядки проводяться звичайно.
Що обрати: дні чи місяці?
Те, чого вимагає ваша облікова політика. «Дні» враховують точну кількість днів обслуговування в кожному періоді. «Місяці» дають рівні суми за повні місяці й пропорційний розрахунок для неповних.
Чому створені записи журналу досі в чернетках?
Увімкнено Проводити записи майбутніх періодів через запис журналу, але не ввімкнено Проводити записи журналу. Перевірте й проведіть створені документи або змініть налаштування — але лише після того, як погодите наслідки для контролю.
Чи можна змінити рахунок або дати обслуговування після проведення?
Скористайтеся стандартним процесом скасування, внесення змін або зупинки обслуговування. Пряма зміна проведених облікових даних може порушити зв'язок між рахунком-фактурою, звітом про відстрочені доходи й витрати та головною книгою.
Пов'язані теми
- Відстрочений дохід
- Відстрочені витрати
- Обробка відстроченого обліку
- Звіт про відстрочені доходи й витрати
- Налаштування рахунків
- Запис журналу
- Головна книга
Переклад сторінки «Deferred Accounting» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.