Взаємозалік контрагентів

Використовуйте взаємозалік контрагентів, коли та сама реальна організація є для вас і клієнтом, і постачальником, і ви плануєте зараховувати відповідну дебіторську й кредиторську заборгованість між двома її записами контрагентів в ERPNext.

ERPNext веде клієнта й постачальника як окремі довідники, бо для них по-різному працюють продажі, закупівлі, ціноутворення, податки, кредитні ліміти й портал. Зв'язок контрагентів повідомляє ERPNext, що в цьому обліковому процесі обидва записи позначають того самого ділового партнера.

Наприклад, Nova Electronics Trading купує послуги у Vertex Components і винна їй $1 200. Пізніше Vertex купує в Nova послуги з налаштування пристроїв на $800. Якщо записи пов'язано так, що постачальник — основний контрагент, а клієнт — додатковий, то під час проведення рахунку-фактури (продаж) на $800 система автоматично створює запис журналу. Рахунок-фактуру (продаж) буде закрито, а аванс постачальнику на $800 стане доступним для звірки з рахунком-фактурою на покупку на $1 200 — і до оплати залишиться $400.

Коли це використовувати

Взаємозалік контрагентів доречний, коли:

• та сама юридична особа чи діловий партнер існує і як клієнт, і як постачальник;
• ваша політика дозволяє зараховувати дебіторську й кредиторську заборгованість цього контрагента;
• ви хочете, щоб ERPNext автоматично створював перехресне облікове коригування під час проведення відповідного рахунку-фактури додаткового контрагента;
• бухгалтерія перевірятиме згенерований запис журналу й звірятиме отриманий аванс.

Не вмикайте цю функцію лише для того, щоб показати зв'язок між двома картками. Функція автоматизує облік. Якщо рахунки-фактури зазвичай мають залишатися незалежними, ведіть клієнта й постачальника окремо, для наочності пов'яжіть їхні контакти та адреси, а коригування робіть свідомо й лише тоді, коли це дозволяє політика.

Як працює процес

flowchart LR
    A[Увімкнути взаємозалік контрагентів] --> B[Створити клієнта й постачальника]
    B --> C[Створити зв'язок контрагентів]
    C --> D[Провести рахунок-фактуру додаткового контрагента]
    D --> E[ERPNext створює запис журналу]
    E --> F[Рахунок-фактуру додаткового контрагента закрито]
    E --> G[Створено аванс основного контрагента]
    G --> H[Звірити аванс із рахунком-фактурою основного контрагента]

Напрямок зв'язку має значення:

Перш ніж вмикати процес для щоденної роботи користувачів, перевірте напрямок на контрольних тестових рахунках-фактурах.

Перш ніж почати

Переконайтеся, що:

1. обидва записи контрагентів позначають ту саму особу;
2. валюти організації й контрагентів сумісні з потрібним коригуванням;
3. налаштовано правильні рахунки дебіторської й кредиторської заборгованості;
4. користувач може проводити рахунки-фактури й перевіряти згенерований запис журналу;
5. бухгалтерія визначила, коли перехресний залік дозволено;
6. є непогашений рахунок-фактура основного контрагента, якщо новий аванс потрібно розподілити одразу.

Увімкнення взаємозаліку контрагентів

1. Відкрийте Налаштування рахунків.
2. Перейдіть до розділу Рахунки та виставлення.
3. Увімкніть Увімкнути взаємозалік контрагентів.
4. Збережіть налаштування рахунків.

Налаштування діє для всього сайту. Окремого перемикача на рівні рахунку-фактури, який вимикав би автоматичне коригування, поки функція активна, немає. Вмикайте її лише після того, як політику й результати тестування погоджено.

Створення або пошук обох записів контрагентів

Створіть клієнта й постачальника у звичайному порядку. Вони можуть мати однакову назву, бо це різні типи документів (DocType). Стежте, щоб у кожній картці були правильні податкові дані, валюта, умови оплати, кредитний контроль, контакти, адреси й значення за замовчуванням для організації.

Не об'єднуйте картки й не створюйте спільний рахунок для дебіторської та кредиторської заборгованості. ERPNext і далі обліковує клієнта на рахунку дебіторської заборгованості, а постачальника — на рахунку кредиторської.

Зв'язування клієнта й постачальника

Якщо постачальник уже існує:

1. Відкрийте постачальника.
2. Виберіть Дії > Зв’язати з клієнтом.
3. Виберіть відповідного клієнта або створіть нового.

Якщо вже існує клієнт, відкрийте його й виберіть Дії > Зв’язати з постачальником.

ERPNext створить зв'язок контрагентів. Уважно перевірте ролі й контрагентів: від того, хто основний, а хто додатковий, залежить, який рахунок-фактура запускає автоматичний запис і на чиєму боці створюється аванс.

Проведення рахунку-фактури додаткового контрагента

Створіть і проведіть рахунок-фактуру у звичайному порядку. У прикладі Vertex Components — основний контрагент як постачальник і додатковий як клієнт, тож автоматичне коригування запускає рахунок-фактура (продаж).

Після проведення непогашена сума рахунку-фактури (продаж) на $800 дорівнює $0, бо згенерований запис журналу закриває дебіторську заборгованість за ним.

ERPNext створює й проводить системний запис журналу:

Перегляньте згенерований запис перед звіркою. Перевірте організацію, контрагентів, рахунки, суми, посилання на рахунок-фактуру, валюти й дату проведення. Номер запису журналу може відображатися в головній книзі, бо саме цей документ виконує перехресне коригування.

Звірка авансу

Згенерована сума основного контрагента залишається авансом, доки її не розподілено. Скористайтеся звіркою платежів, щоб зіставити її з непогашеним рахунком-фактурою цього основного контрагента.

1. Відкрийте «Звірка платежів».
2. Виберіть організацію, а також Тип контрагента й Контрагента основного контрагента.
3. За бажанням відфільтруйте за рахунком-фактурою та згенерованим записом журналу.
4. Натисніть Отримати незвірені записи.
5. Виберіть рядки рахунку-фактури й запису журналу.

6. Натисніть Виділяти.
7. Перевірте суму розподілу й натисніть Звірити.

У прикладі аванс на $800 зменшує непогашену суму рахунку-фактури на покупку з $1 200 до $400.

Важливі особливості

Усунення проблем

Поширені запитання

Чи об'єднує зв'язок контрагентів клієнта й постачальника?

Ні. Він поєднує дві окремі картки для облікового процесу. Продажі, закупівлі, податки, валюта й права доступу для них і далі працюють окремо.

Чи можна ввімкнути зв'язок без автоматичних записів журналу?

Поточне налаштування взаємозаліку контрагентів призначене саме для автоматичного перехресного запису за відповідними рахунками-фактурами. Окремого стандартного перемикача, який зберігав би цей зв'язок, але вимикав згенеровані записи, немає.

Чому рахунок-фактура додаткового контрагента вже оплачений?

Системний запис журналу посилається на цей рахунок-фактуру й закриває його. Протилежна сторона запису стає авансом основного контрагента, який потім можна звірити.

Чи вибирає ERPNext рахунок-фактуру основного контрагента автоматично?

Ні. Згенерована сума залишається нерозподіленою, доки ви не виберете правильний непогашений рахунок-фактуру у звірці платежів.

Чи можна побачити операції клієнта й постачальника в головній книзі за одним фільтром контрагента?

Це різні типи контрагентів. Перевіряйте кожну сторону окремо, а зв'язок простежуйте за зв'язком контрагентів і згенерованим записом журналу. Якщо організації потрібне єдине подання, може знадобитися окремий власний звіт.

Пов'язані теми

• Клієнт
• Постачальник
• Рахунок-фактура (продаж)
• Рахунок-фактура на покупку
• Запис журналу
• Звірка платежів
• Головна книга

Переклад сторінки «Common Party Accounting» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.