Дія Зробити запис різниці допомагає завершити незбалансований Запис журналу. ERPNext обчислює різницю між сумами «Разом дебет» і «Разом кредит», додає новий рядок проводки на цю суму й залишає поле «Рахунок» порожнім, щоб ви його обрали.
Це допоміжний засіб для балансування всередині запису журналу, а не окрема операція й не автоматичне виправлення. Ви маєте розуміти, чому виникла різниця, і обрати рахунок, який її відображає. Якщо неправильна вихідна сума, курс валюти, податок чи початковий рахунок, виправте саме це значення, а не ховайте помилку на рахунку різниці.
У цьому прикладі Nova Electronics Trading сплачує з банківського рахунку $1,000. Основні витрати на обслуговування офісу становлять $990, а банк утримує комісію $10. Тому перші два рядки не збалансовані. Зробити запис різниці додає відсутній дебет $10, після чого користувач обирає рахунок Bank Charges - NET.
| Рахунок | Дебет | Кредит | Зміст |
|---|---|---|---|
| Витрати на обслуговування офісу | $990.00 | $0.00 | Основні сплачені витрати. |
| Банківські збори | $10.00 | $0.00 | Окрема комісія, утримана банком. |
| Операційний банківський рахунок Nova | $0.00 | $1,000.00 | Загальне зменшення залишку на рахунку. |
| Разом | $1,000.00 | $1,000.00 | Запис журналу збалансований. |
Перед початком
Переконайтеся, що:
- Ви знаєте причину дисбалансу і маєте документи, що підтверджують суму.
- Потрібний рахунок є в Плані рахунків організації. Використовуйте негруповий рахунок, що належить вибраній організації.
- Дата проведення відкрита й належить до потрібного фінансового року та періоду обліку.
- Доступні всі обов'язкові центри витрат, проєкти, фінансові книги чи інші виміри обліку.
- Для банківських записів у вас є номер і дата банківського документа. Для звичайних надходжень від клієнтів чи оплат постачальникам подумайте, чи не надійніше скористатися документом Введення платежу.
Визначення різниці
- Створіть або відкрийте запис журналу в статусі «Чернетка».
- Оберіть організацію, тип запису та дату проведення.
- Додайте відомі рядки дебету й кредиту в таблицю Бухгалтерські проводки.
- Перевірте поля Разом дебет, Разом кредит і Різниця (Дт - Кт).
У прикладі є дебет $990 і кредит $1,000. ERPNext показує різницю -$10 і робить доступною дію Зробити запис різниці.
Перш ніж продовжити, перевірте, чи обґрунтована ця різниця. Невраховану банківську комісію — так. А переставлені цифри в сумі, дубльований рядок, не та валюта чи неправильний курс потрібно виправляти там, де вони виникли.
Додавання та заповнення рядка різниці
- Оберіть Зробити запис різниці.
ERPNext додає один рядок саме на ту суму, якої бракує, щоб «Разом дебет» дорівнював «Разом кредит». Оскільки в прикладі кредит перевищує дебет на $10, додається рядок із дебетом $10.
- Натисніть виділений значок олівця в новому рядку.
- Оберіть рахунок, який пояснює різницю. У прикладі оберіть Bank Charges - NET.
- Додайте той самий центр витрат, проєкт, фінансову книгу чи інші виміри, яких вимагають ваші правила обліку.
- Закрийте форму рядка й перевірте всю таблицю.
Тепер і «Разом дебет», і «Разом кредит» дорівнюють $1,000. Запис математично збалансований, але ви все одно маєте переконатися, що кожен рахунок і кожна сума правильні по суті. Рівні підсумки ще не означають правильного обліку.
Проведення та перевірка результату
- Перевірте організацію, дату проведення, тип запису, рахунки, суми, посилання, примітки, валюти й виміри.
- Збережіть і проведіть запис журналу.
- Переконайтеся, що проведений документ містить початкові рядки і заповнений рядок різниці.
- Відкрийте Вигляд > Головна книга або сформуйте звіт Головна книга з фільтром за цим записом журналу.
- Перевірте дебет і кредит кожного рахунку та нульовий загальний залишок за документом.
У прикладі Головна книга показує дебет $990 на рахунку витрат на обслуговування офісу, дебет $10 на рахунку банківських зборів і кредит $1,000 на операційному банківському рахунку.
Основні поля та їх призначення
| Поле або дія | За що відповідає |
|---|---|
| Разом дебет | Сума дебетових значень у рядках проводок. |
| Разом кредит | Сума кредитових значень у рядках проводок. |
| Різниця (Дт - Кт) | «Разом дебет» мінус «Разом кредит». Від'ємне значення означає, що потрібно більше дебету, додатне — що потрібно більше кредиту. |
| Зробити запис різниці | Додає один рядок дебету або кредиту на поточну різницю. Не обирає рахунок і не підтверджує, що різниця обґрунтована. |
| Рахунок | Рахунок, на який проводиться різниця. Обирайте рахунок, що відображає реальну господарську подію. |
| Дебет або кредит | Сума, яку ERPNext додає для балансування документа. Перевірте її перед проведенням. |
| Валюта рахунку та курс валюти | Визначають суми у валюті рахунку та у валюті організації в мультивалютному записі журналу. |
| Тип посилання та назва посилання | Пов'язують рядок проводки з підтримуваним документом, якщо коригування справді стосується цього документа. |
| Є авансовим | Позначає суму контрагента як аванс, якщо її не розподілено на конкретний рахунок-фактуру. |
| Центр витрат та інші виміри | Класифікують проводку для управлінської звітності, але не замінюють рахунок. |
Коли не варто використовувати «Зробити запис різниці»
Не використовуйте цю дію лише для того, щоб помилка зникла.
- Якщо неправильний рахунок-фактура, платіж чи складська операція, скасуйте документ-підставу й внесіть у нього зміни, якщо це дозволено, а не створюйте непов'язаний балансувальний рядок.
- Якщо ви фіксуєте реальне надходження чи оплату, скористайтеся спеціальним порядком оформлення платежів, щоб розподіл на рахунки-фактури, залишок контрагента, банківські реквізити та звірка залишалися прозорими.
- Якщо різниця виникла через перерахунок іноземної валюти, спершу перевірте валюту рахунку, курс валюти й суми у валюті організації. Якщо справжня причина саме в цьому, скористайтеся підтримуваним порядком обліку курсових різниць.
- Якщо невелика різниця в десяткових знаках спричинена налаштованою точністю, спершу перевірте вихідні значення та Налаштування системи. Не змінюйте точність бездумно, якщо в системі вже є робочі операції.
- Якщо такий порядок обліку повторюється, налаштуйте контрольований процес або Шаблон запису журналу, а не вгадуйте щоразу балансувальний рахунок.
Вирішення проблем
| Проблема | Що перевірити |
|---|---|
| Дії «Зробити запис різниці» не видно | Можливо, запис журналу вже збалансований. Перевірте «Разом дебет», «Разом кредит» і «Різниця». Також переконайтеся, що документ досі має статус «Чернетка». |
| У створеному рядку немає рахунку | Так і має бути. ERPNext підставляє лише суму. Відкрийте рядок і оберіть рахунок, що пояснює різницю. |
| Запис збалансований, але не проводиться | Перевірте обов'язкові вимоги до контрагента, посилань, валюти, центру витрат, банківських реквізитів, типу рахунку та замороженого періоду. Математичний баланс — лише одна з перевірок. |
| Постійно з'являється дуже мала різниця | Перевірте введені суми, валюту рахунку, курси валют і точність. Виправте джерело розрахунку, перш ніж використовувати рахунок округлення. |
| Різницю додано не на ту сторону | Перевірте знак різниці. Від'ємне значення означає, що кредит більший за дебет, тож ERPNext додає дебет. Додатне — дебет більший, тож додається кредит. |
Часті запитання
Чи обирає ERPNext рахунок різниці автоматично?
Ні, система додає рядок із потрібною сумою дебету чи кредиту й залишає поле «Рахунок» порожнім. Правильний рахунок організації має обрати користувач.
Чи потрібно кожну невелику різницю проводити на рахунок округлення?
Ні, спершу з'ясуйте, чи справді причина в округленні. Неправильну суму, курс валюти, розрахунок податку чи пропущену витрату потрібно виправити або провести на рахунок, який її відображає.
Чи може «Зробити запис різниці» виправити розбіжність у мультивалютному записі?
Вона може збалансувати підсумки у валюті організації, але не гарантує, що суми у валюті рахунку та курси валют правильні. Перш ніж нею скористатися, перевірте обидві валюти.
Чому збалансований запис журналу все одно може бути відхилено?
ERPNext також перевіряє організацію, тип рахунку, контрагента, посилання, валюту, виміри, обмеження на проведення та інші обов'язкові значення. Рівні підсумки задовольняють лише перевірку балансу подвійного запису.
Чи можна змінити або видалити створений рядок?
Так, поки запис журналу має статус «Чернетка». Можна обрати рахунок, змінити рядок, якщо це обґрунтовано, або видалити його й натомість виправити початкові рядки.
Пов'язані теми
- Запис журналу
- Дебет і кредит: основи
- План рахунків
- Головна книга
- Введення платежу
- Мультивалютний облік
- Шаблон запису журналу
Переклад сторінки «Difference Entry» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.