Облік каси дрібних витрат
Для дрібних витрат слід використовувати окремий касовий рахунок і контрольований порядок роботи відповідальної особи. Поповнення каси відображайте окремо від витрат, оплачених із неї.
Перед початком
Перевірте організацію, валюту, рахунок дебіторської чи кредиторської заборгованості та рахунок банку або каси. Використовуйте проведені вихідні документи й тримайте під рукою банківські реквізити платежу або повідомлення про платіж.
Як відобразити операції каси дрібних витрат
- Створіть окремий рахунок «Каса для дрібних витрат» (Petty Cash) і призначте відповідальну за нього особу.
- Переказуйте гроші з банку або основної каси в касу дрібних витрат.
- Відображайте кожну витрату з датою, рахунком витрат, сумою, центром витрат і чеком.
- Звіряйте готівку в наявності разом із чеками із залишком на рахунку.
- Проводьте затверджене коригування лише тоді, коли різницю пояснено.
Важливі поля та їх значення
| Поле | За що відповідає |
|---|---|
| Рахунок каси для дрібних витрат | Рахунок активів, на якому обліковується розмінний фонд. |
| Рахунок витрат | Характер витрати. |
| Центр витрат | Команда, філія або функція, що відповідає за витрату. |
| Посилання | Номер чека або документа. |
| Зауваження користувача | Мета витрати та пояснення до неї. |
Що відбувається після проведення або обробки
ERPNext оновлює відповідні бухгалтерські записи та, де це застосовно, непогашені або нерозподілені суми. Перш ніж вважати процес завершеним, перевірте Головну книгу, субрахунок контрагента та статус вихідного документа. Збережена чернетка на облік не впливає.
Усунення проблем
Каса дрібних витрат показує від'ємний залишок
Перевірте, чи поповнювали касу до проведення витрат і чи всі записи використовують правильний рахунок каси дрібних витрат. Шукайте дубльовані витрати або витрати, проведені заднім числом, а не підганяйте залишок.
Витрату проведено без центру витрат
Виправте чернетку або внесіть зміни в проведений документ підтримуваним способом. Якщо потрібна звітність за підрозділами, налаштуйте обов'язкові аналітичні виміри.
Сума чеків не збігається з виданою готівкою
Відобразіть фактичну витрату, а повернений залишок або перевитрату — окремо й явно. Додайте чеки й поясніть невеликі затверджені розбіжності відповідно до політики організації.
Поширені запитання
Що використовувати для каси дрібних витрат: Введення платежу чи Запис журналу?
Використовуйте документ, який найкраще відповідає вашому контрольованому процесу та дозволам. Введення платежу підходить для руху грошей, а для відшкодувань чи коригувань можуть підійти заяви про відшкодування витрат або Записи журналу.
Як поповнювати касу дрібних витрат?
Переказуйте затверджену суму з банку або основної каси на рахунок каси дрібних витрат і зберігайте підтвердження дозволу.
Чи потрібно вносити кожну дрібну покупку окремо?
Зберігайте достатньо деталей для чеків, податків, центрів витрат і аудиту. Зведений запис використовуйте лише тоді, коли це дозволяють політика організації та місцеві вимоги.
Чи можуть працівники отримувати аванс із каси дрібних витрат?
Якщо працівник має звітувати за отримані гроші, використовуйте «Аванс співробітника» та «Заява про відшкодування витрат». Такий процес дає зрозуміліший розрахунок, ніж одразу відображати суму як звичайну витрату.
Пов'язані теми
Переклад сторінки «Book Petty Cash Entry» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.