Дебет і кредит — дві сторони, за допомогою яких ERPNext підтримує баланс в обліку. Вони не означають «добре» і «погано» й не завжди означають збільшення та зменшення. Їхній вплив залежить від типу рахунку, який змінюється.
Наприклад, коли Nova Industries отримує від клієнта $1 000, залишок на рахунку Банку збільшується за дебетом, а Дебіторська заборгованість зменшується за кредитом. Дві сторони врівноважені, а суть події проста: гроші надійшли, і тепер клієнт винен менше.
На цій сторінці правила пояснено на знайомих прикладах продажів, закупівель, витрат, активів, зобов'язань і платежів. Мета — навчити вас упевнено читати записи регістрів обліку в ERPNext, а не завчати окремі формули проводок.
Почніть з облікового рівняння
Баланс побудовано на рівнянні:
Активи = Зобов'язання + Власний капітал
Доходи збільшують прибуток, а отже, і власний капітал. Витрати зменшують прибуток, а отже, і власний капітал. Звідси — звичайна поведінка п'яти класів рахунків:
| Клас рахунків | Що відображає | Збільшується за | Зменшується за | Типові приклади |
|---|---|---|---|---|
| Актив | Ресурси, якими організація володіє або які контролює | Дебетом | Кредитом | Каса, банк, дебіторська заборгованість, запаси, обладнання |
| Зобов'язання | Суми, які організація винна | Кредитом | Дебетом | Кредиторська заборгованість, позики, податки до сплати |
| Власний капітал | Частка власників у залишкових активах | Кредитом | Дебетом | Капітал, нерозподілений прибуток |
| Дохід | Вартість, зароблена за період | Кредитом | Дебетом | Продажі, дохід від послуг |
| Витрата | Вартість, спожита за період | Дебетом | Кредитом | Оренда, заробітна плата, собівартість реалізованих товарів |
Зручно запам'ятати так: активи й витрати зазвичай збільшуються за дебетом; зобов'язання, власний капітал і доходи зазвичай збільшуються за кредитом.
Слово зазвичай тут важливе. На рахунку можуть бути записи з обох сторін. Оплата від Клієнта кредитує дебіторську заборгованість, бо зменшує актив. Повернення від покупця дебетує продажі, бо зменшує дохід.
Дебет і кредит — це не напрямок платежу
Розгляньмо три події:
- Клієнт оплачує рахунок-фактуру. Банк дебетується, бо актив «банк» збільшується. Дебіторська заборгованість кредитується, бо сума, яку винен Клієнт, зменшується.
- Ви платите Постачальнику. Кредиторська заборгованість дебетується, бо зобов'язання зменшується. Банк кредитується, бо актив «банк» зменшується.
- Ви купуєте ноутбук за гроші. Обладнання дебетується, бо актив збільшується. Банк кредитується, бо інший актив зменшується.
Отже, той самий банківський рахунок може дебетуватися або кредитуватися залежно від того, збільшується чи зменшується його залишок.
Як балансуються типові операції ERPNext
У прикладах використано спрощені суми без округлення. Назви рахунків у вашій Організації можуть відрізнятися.
Продаж із відстроченням оплати
Nova Electronics Trading виставляє Рахунок-фактуру (продаж) на USD 1 000 плюс USD 80 податку й отримає оплату пізніше.
| Рахунок | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Дебіторська заборгованість | 1 080 | |
| Продажі | 1 000 | |
| Податки до сплати | 80 | |
| Разом | 1 080 | 1 080 |
Дебіторська заборгованість збільшується, бо Клієнт винен більше. Доходи й податкові зобов'язання також збільшуються. Проведений рахунок-фактура (продаж) створює ці записи автоматично на основі позицій, податків і налаштованих рахунків.
Отримання оплати від Клієнта
Клієнт сплачує USD 1 080.
| Рахунок | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Банк | 1 080 | |
| Дебіторська заборгованість | 1 080 | |
| Разом | 1 080 | 1 080 |
Гроші на банківському рахунку збільшуються, а борг Клієнта зменшується. Введення платежу також пов'язує цю суму з рахунком-фактурою, тож його непогашений залишок стає нульовим.
Закупівля з відстроченням оплати
Nova отримує від Постачальника рахунок-фактуру на офісне обладнання на USD 600.
| Рахунок | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Офісне обладнання | 600 | |
| Кредиторська заборгованість | 600 | |
| Разом | 600 | 600 |
І актив «обладнання», і зобов'язання перед Постачальником збільшуються. Якби закупівля була операційною витратою, дебет пішов би на рахунок витрат.
Оплата Постачальнику
| Рахунок | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Кредиторська заборгованість | 600 | |
| Банк | 600 | |
| Разом | 600 | 600 |
Зменшуються і зобов'язання, і актив «банк».
Відвантаження товару Клієнту
Припустімо, ноутбук продано за USD 1 000, а його собівартість — USD 700. За безперервного обліку запасів відвантаження фіксує собівартість окремо від продажу:
| Рахунок | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Собівартість реалізованих товарів | 700 | |
| Запаси (актив) | 700 | |
| Разом | 700 | 700 |
Собівартість реалізованих товарів як витрата збільшується, запаси як актив зменшуються. Цей запис може сформувати Видаткова накладна або рахунок-фактура (продаж) з оновленням запасу.
Надходження товару до отримання рахунку-фактури від Постачальника
Коли товар отримано раніше, ніж виставлено рахунок:
| Рахунок | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Запаси (актив) | 700 | |
| Отримані товари, на які не виставлені рахунки | 700 |
Прибуткова накладна фіксує запаси й тимчасове зобов'язання. Пізніший рахунок-фактура на покупку дебетує рахунок «Отримані товари, на які не виставлені рахунки» й кредитує Кредиторську заборгованість. Так закривається нарахування за надходженням і формується заборгованість перед Постачальником.
Витрата, оплачена одразу
Nova сплачує USD 120 за інтернет.
| Рахунок | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Витрати на інтернет | 120 | |
| Банк | 120 |
Витрати збільшуються, а актив «банк» зменшується. Це можна оформити рахунком-фактурою на покупку з подальшою оплатою або відповідним платіжним документом чи записом журналу — залежно від потрібного контролю та підтвердних документів.
Нарахування амортизації
| Рахунок | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Витрати на амортизацію | 100 | |
| Накопичена амортизація | 100 |
Витрати на амортизацію збільшуються. Накопичена амортизація — це контрактивний рахунок зі звичайним кредитовим сальдо, тому вона зменшує залишкову балансову вартість Активу, не змінюючи рахунку його первісної вартості.
Контррахунки та незвичні залишки
Контррахунок зменшує інший рахунок, залишаючись окремо видимим. Типові приклади — накопичена амортизація, повернення від покупців, повернення постачальникам і знижки.
Рахунок також може мати несподіване сальдо, і це не обов'язково помилка:
- Кредитове сальдо дебіторської заборгованості Клієнта може означати аванс або переплату.
- Дебетове сальдо кредиторської заборгованості Постачальнику може означати сплачений аванс.
- Кредитове сальдо банківського рахунку може означати овердрафт.
- Доходи можуть дебетуватися кредит-нотою або виправленням.
Перш ніж вирішити, що знак неправильний, перевірте документи-підстави та економічний зміст операції.
Як взаємодіють контрагенти й рахунки
Зазвичай ERPNext використовує один спільний рахунок дебіторської заборгованості для багатьох Клієнтів і один спільний рахунок кредиторської заборгованості для багатьох Постачальників. Поля Тип контрагента та Контрагент у кожному записі показують, чий саме залишок змінився.
Тому в Плані рахунків не потрібен окремий субрахунок для кожного Клієнта. Звіти «Дебіторська заборгованість» і «Кредиторська заборгованість» поєднують проводки за рахунками з даними про контрагентів і платежі та показують непогашені суми й строки заборгованості в розрізі рахунків-фактур.
Виміри не змінюють дебет і кредит
Центр витрат, Проєкт чи інший Вимір обліку позначає запис для аналізу. Він не замінює рахунок і не змінює того, чи є сума дебетом, чи кредитом.
Наприклад, один рахунок витрат на оренду можна розподілити між центрами витрат «Роздріб», «Онлайн-продажі» та «Адміністрація». Головна книга залишається збалансованою, а Звіт по прибутках і збитках можна фільтрувати чи групувати для управлінської звітності.
Перегляд записів в ERPNext
Після проведення операції:
- Відкрийте документ-підставу.
- Оберіть Вигляд > Головна книга.
- Переконайтеся, що суми за дебетом і кредитом рівні.
- Перевірте, що кожен рахунок відповідає економічній події.
- Перевірте контрагента в рядках дебіторської чи кредиторської заборгованості.
- За потреби перевірте Центр витрат, Проєкт, Фінансову книгу та інші виміри.
- Відкрийте Головну книгу, щоб побачити запис у контексті рахунку.
За допомогою Оборотно-сальдової відомості переконайтеся, що загальні суми дебету й кредиту за обраний період рівні. Рівність доводить арифметичний баланс, але не доводить, що всі рахунки обрано правильно.
Коли використовувати Запис журналу
Запис журналу використовуйте для справжніх бухгалтерських коригувань: нарахувань, резервів, перекласифікацій, початкових залишків і погоджених списань.
Для звичайних операцій краще використовувати спеціалізовані документи:
- Рахунок-фактуру (продаж) — для виставлення рахунків Клієнтам
- Рахунок-фактуру на покупку — для рахунків від Постачальників
- Введення платежу — для надходжень, оплат і внутрішніх переміщень
- Видаткову накладну, Прибуткову накладну або Рух ТМЦ — для руху запасів
- Операції з активами — для капіталізації, амортизації, продажу та вибуття
Спеціалізовані документи розраховують податки, оновлюють непогашені суми, зберігають операційні посилання й застосовують перевірки, які ручний Запис журналу може оминути.
Типові помилки
| Помилка | Як краще |
|---|---|
| Вважати дебет отриманими грошима | Визначте клас рахунку, а потім з'ясуйте, збільшився цей рахунок чи зменшився. |
| Вважати кредит від'ємною сумою | Сприймайте дебет і кредит як сторони запису, а не як знаки «плюс» і «мінус». |
| Створювати окремий рахунок дебіторської заборгованості для кожного Клієнта | Використовуйте спільні рахунки дебіторської заборгованості, а Клієнта визначайте через поле «Контрагент», якщо окремий рахунок не потрібен. |
| Виправляти рахунок-фактуру непов'язаним Записом журналу | За можливості виправте, оформіть повернення, скасуйте або змініть документ-підставу, щоб операційні й облікові дані збігалися. |
| Перевіряти лише баланс підсумків | Перевіряйте також рахунки, контрагентів, дати, виміри, посилання, податки й валюти. |
Поширені запитання
Чому надходження на банківський рахунок відображається за дебетом?
Банк — це актив. Отримання грошей збільшує цей актив, а збільшення активу — це дебет.
Чому дохід від продажу — це кредит?
Доходи збільшують прибуток і власний капітал. Тому рахунки доходів зазвичай збільшуються за кредитом.
Чи можна ввести від'ємний дебет?
Зазвичай ERPNext відображає протилежний вплив на іншій стороні запису. Замість того щоб примусово вводити від'ємні значення, використовуйте передбачений для відповідного документа порядок повернення або сторнування.
Чи кожна операція впливає рівно на два рахунки?
Подвійний запис вимагає рівності підсумків, а не рівно двох рядків. Рахунок-фактура з кількома податками, рахунками доходів, знижками та впливом на запаси може створити багато записів головної книги.
Пов'язані теми
- Вступ до бухгалтерського обліку
- Як операції впливають на регістри обліку
- План рахунків
- Запис журналу
- Головна книга
- Бухгалтерські звіти
Переклад сторінки «Understanding Debit and Credit» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.