Уявімо, що Apple сплачує $1 000 за рекламу iPhone. Компанія хоче, щоб її звіти показували два прості факти: гроші витрачено на продукт iPhone, а витратив їх відділ Marketing.
Під час введення витрати хтось помилково вибирає Mac і Engineering. Сума платежу правильна, тож рахунки збалансовані. Але тепер звіти Apple розповідають хибну історію: нібито $1 000 витратила інженерна команда Mac, хоча гроші пішли на рекламу iPhone.
Фільтр вимірів обліку запобігає такій помилці. Apple може створити правило: «Якщо використовується цей рахунок реклами iPhone, вибирайте продукт iPhone і дозволений відділ». Якщо хтось вибере неправильне значення, ERPNext зупинить операцію ще до проведення.
Отже, працівникові не потрібно пам'ятати всі облікові правила — ERPNext підказує йому під час введення операції. А наприкінці місяця фінансовий відділ може бути певен, що звіти за iPhone і Marketing містять правильну витрату в $1 000.
Виміри обліку фіксують, який продукт і який відділ отримали чи витратили гроші. Фільтри вимірів обліку гарантують, що користувачі вибирають значення, дозволені для цього рахунку. Історія з Apple — лише простий приклад, а не опис реальної облікової системи Apple.
У робочому прикладі нижче Nova Electronics Trading обліковує дохід за відділами. Рахунок Sales - NET має використовуватися з відділом Sales. Фільтр закладає це правило в ERPNext, тож користувачам не треба пам'ятати його для кожного рахунку-фактури чи запису журналу.
Перш ніж почати
Спершу створіть і увімкніть потрібний вимір обліку. Створіть також значення виміру, які вибиратимуть користувачі, наприклад Sales, Service чи Operations.
Визначте, які рахунки потрібно контролювати. Фільтр може застосовуватися до одного або кількох рахунків і або дозволяти вибрані значення, або забороняти їх.
Створення фільтра вимірів обліку
Відкрийте список «Фільтр вимірів обліку» та натисніть Додати Фільтр вимірів обліку.
Виберіть Вимір обліку та Організацію. Увімкніть Застосувати обмеження на значення параметрів обліку, а потім виберіть, як ERPNext має тлумачити значення:
- Дозволити: з вибраними рахунками можна використовувати лише значення, перелічені у фільтрі.
- Обмежити: значення, перелічені у фільтрі, не можна використовувати з вибраними рахунками.
Вибирайте Дозволити, коли перелік допустимих значень короткий і стабільний. Вибирайте Обмежити, коли більшість значень допустимі й заблокувати треба лише кілька комбінацій.
Вибір рахунків
У таблиці Застосовується до рахунку додайте всі рахунки, до яких застосовується правило. Позначте Обов'язковий, якщо для проводок на цей рахунок значення виміру потрібно вказувати завжди.
У цьому прикладі Sales - NET позначено як обов'язковий. Будь-яка операція, що формує проводку на цей рахунок доходів, повинна мати допустиме значення відділу.
Вибір значень виміру
У таблиці Застосовний параметр обліку додайте значення, які ERPNext має дозволити або заборонити. Зміст цього переліку залежить від вибору в полі Дозволити або обмежити параметр обліку.
Збережіть фільтр. Фільтри вимірів обліку — це записи налаштувань, тому проводити їх не потрібно.
Як фільтр працює в операціях
Коли рядок операції використовує рахунок, на який поширюється фільтр, ERPNext перевіряє значення виміру. За правилом «Дозволити» значення поза дозволеним переліком відхиляються. За правилом «Обмежити» відхиляються значення з переліку заборонених.
Якщо позначено Обов'язковий, ERPNext також не дасть провести документ із порожнім значенням виміру. Перевірка виконується на рівні облікового рядка, що важливо для документів із кількома рахунками доходів, витрат, активів чи зобов'язань.
Фільтр не змінює суму, податок, рух запасів чи рахунок проводки. Він лише перевіряє облікову класифікацію, прив'язану до проводки.
Основні поля та їхнє значення
| Поле | Що визначає |
|---|---|
| Вимір обліку | Вимір, значення якого перевіряються, наприклад «Відділ» чи бізнес-одиниця. |
| Організація | Організація, у якій діє правило. |
| Вимкнено | Тимчасово вимикає фільтр, не видаляючи його. |
| Застосувати обмеження на значення параметрів обліку | Вмикає правила дозволу чи заборони на рівні значень. |
| Дозволити або обмежити параметр обліку | Визначає, чи перелічені значення дозволені, чи заблоковані. |
| Рахунки | Рахунки, які перевіряє правило. |
| Обов'язковий | Вимагає значення виміру щоразу, коли використовується рахунок. |
| Параметри обліку | Дозволені або заборонені значення виміру. |
Як зробити фільтри зручними в супроводі
Почніть із правил, що захищають важливі межі звітності. Найчастіше це рахунки доходів і витрат, бо відсутні чи неправильні виміри можуть спотворити звіти про прибутки та збитки за відділами.
Не створюйте багато фільтрів, що перекриваються, для одного рахунку, доки не буде зрозуміло, який результат очікується. Перевіряйте кожне правило на чернетці операції, перш ніж поширювати його на велику групу користувачів. Задокументуйте, чому певна комбінація контролюється, щоб адміністратори фінансового відділу могли підтримувати її згодом.
Якщо допустима бізнес-комбінація змінюється, оновіть фільтр до того, як користувачі почнуть проводити операції нового типу. Вимкнення фільтра прибирає перевірку, тож використовуйте його лише як тимчасовий і свідомий виняток.
Вирішення проблем
ERPNext повідомляє, що вимір обов'язковий
Операція використовує рахунок, для якого у фільтрі позначено Обов'язковий. Вкажіть дозволене значення виміру у відповідному обліковому рядку.
Потрібне значення недоступне
Перевірте, чи фільтр працює за правилом «Дозволити» чи «Обмежити», чи вибрано правильну організацію і чи є значення в таблиці «Застосовний параметр обліку». Переконайтеся також, що вимір обліку та його значення увімкнені.
Фільтр ніби не діє
Переконайтеся, що операція справді формує проводку на рахунок, указаний у фільтрі. Перевірте також, що фільтр не вимкнено і що обмеження значень увімкнено.
Поширені запитання
Чи змінює фільтр наявні записи в головній книзі?
Він перевіряє нові або змінені операції. Наявні проведені записи головної книги лишаються без змін.
Чи можна створити різні правила для різних організацій?
Кожен фільтр прив'язаний до організації, тож у конфігурації з кількома організаціями можна використовувати різні механізми контролю.
Що вибрати: «Дозволити» чи «Обмежити»?
«Дозволити» — коли правильних значень лише кілька. «Обмежити» — коли більшість значень прийнятні, а заблокувати треба лише відомі винятки.
Чи може вимір бути необов'язковим для одного рахунку й обов'язковим для іншого?
Позначка «Обов'язковий» зберігається в кожному рядку рахунку, тож вимога може відрізнятися для різних рахунків.
Пов'язані теми
Переклад сторінки «Accounting Dimensions Filters» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.