Часткове виконання замовлення на продаж

Проведене замовлення на продаж не обов'язково відвантажувати чи оформлювати рахунком одним документом. В ERPNext можна виконувати окремі позиції й кількості кількома видатковими накладними, створювати кілька рахунків-фактур, приймати повернення відвантажених запасів і закривати залишок, від якого клієнт відмовився.

ERPNext обчислює залишок кількості за проведеними документами, пов'язаними з кожним рядком замовлення на продаж. Так зберігається одне підтверджене замовлення, а склад і бухгалтерія можуть працювати поетапно.

Перш ніж почати

Вам знадобиться:

• проведене замовлення на продаж, у якому є хоча б одна невиконана кількість;
• права на створення та проведення потрібних документів відвантаження, рахунків-фактур, повернень і закупівлі;
• наявні запаси на вибраному складі для номенклатури, що відвантажується зі складу;
• постачальник і налаштована закупівля для номенклатури з прямою поставкою.

Перед створенням подальших документів уточніть у клієнта потрібні кількості й дати. Зменшити замовлення нижче кількостей, які вже відвантажені, оформлені рахунком, відібрані чи передані у виробництво, не можна.

Одне замовлення на продаж — кілька видаткових накладних

Використовуйте кілька видаткових накладних, коли номенклатура відвантажується партіями, у різні дати або з різних складів.

1. Відкрийте проведене замовлення на продаж.
2. Виберіть Створити > Видаткова накладна.
3. У новій видатковій накладній залиште лише рядки, які відвантажуються.
4. Для кожного залишеного рядка вкажіть кількість, що відвантажується.
5. Перевірте склад-відправник, дату проведення, адресу доставки та дані перевізника.
6. Збережіть і проведіть видаткову накладну.
7. Коли буде готова наступна партія, повторіть процес із того самого замовлення на продаж.

Створена видаткова накладна спочатку містить кількості, які ще можна відвантажити. Перед проведенням видаліть рядки, що не входять до поточного відвантаження, і зменшіть Кількість у рядку, якщо відвантажується лише частина.

Після кожного проведення ERPNext оновлює % відвантажено в замовленні на продаж. Замовлення залишається в статусі Для доставки та виставлення рахунків або Доставити, доки відвантаження не буде завершене.

Відвантаження окремих рядків або кількостей

Припустімо, замовлення містить 10 телефонів, 6 док-станцій для ноутбуків і 4 навушники, але в першому відвантаженні лише 4 телефони й 2 док-станції. Створіть видаткову накладну, видаліть рядок із навушниками, а в двох залишених рядках вкажіть кількості 4 і 2.

Кольорова крапка перед кодом номенклатури одразу показує наявність запасів: зелена — номенклатура є в наявності, червона — немає.

Натисніть значок олівця в кінці рядка номенклатури, коли потрібного поля — наприклад, складу, серійних номерів чи посилання на рівні рядка — немає серед стовпців таблиці.

Не змінюйте початкову замовлену кількість лише для того, щоб відобразити часткове відвантаження. Замовлення на продаж має й далі показувати те, що підтвердив клієнт, а видаткова накладна — те, що відвантажено зараз.

Одне замовлення на продаж — кілька рахунків-фактур

Рахунки можна виставляти частинами незалежно від фізичного відвантаження:

1. Відкрийте проведене замовлення на продаж.
2. Виберіть Створити > Рахунок-фактура (продаж).
3. Залиште лише рядки, за які виставляється рахунок.
4. Вкажіть кількість, за яку виставляєте рахунок зараз.
5. Перевірте податки, умови оплати, рахунки доходів і центри витрат.
6. Збережіть і проведіть рахунок-фактуру.
7. Для наступного етапу створіть ще один рахунок-фактуру з того самого замовлення на продаж.

ERPNext оновлює % виставлено в рахунках за проведеними рахунками-фактурами. Рахунок-фактура, створений безпосередньо із замовлення на продаж, не створює руху запасів, якщо не ввімкнено Оновити запас. Якщо у вашому процесі використовуються видаткові накладні, створюйте рахунок-фактуру з відповідної видаткової накладної, щоб її відвантажені кількості й посилання перейшли в рахунок.

Не виставляйте рахунок за ту саму кількість двома шляхами. Перед проведенням кожного рахунку-фактури перевіряйте посилання на документи-підстави та залишок кількості.

Часткове виконання для послуг і проєктів

Компанії, що надають послуги чи працюють за проєктами, можуть оформити весь договір одним рядком замовлення на продаж із кількістю 1, а прогрес фіксувати дробовими кількостями. Наприклад, після виконання 25% робіт виставити рахунок на 0.25, на наступному етапі — на 0.35, а після завершення — на решту 0.40. Якщо у вашому процесі надання послуг фіксується окремо, використовуйте ті самі дробові кількості у видаткових накладних.

Використовуйте одиницю виміру, що допускає дробові значення, і переконайтеся, що для неї не ввімкнено Повинно бути ціле число. Номенклатуру зазвичай слід налаштувати як нескладську послугу. Кожен проведений документ оновлює відсоток відвантаження або виставлення рахунків за тим самим замовленням на продаж, тож замовлення залишається спільною підставою для всього договору.

Перш ніж застосовувати цей спосіб, визначте в договорі, що означає кожне дробове значення: наприклад, прийнятий обсяг робіт, завершений етап або відсоток від загальної послуги. Використовуйте умови оплати, коли графік прив'язаний лише до дат чи етапів і часткові кількості не потрібні.

Перегляд пов'язаних документів виконання

Відкрийте вкладку Зв’язки в замовленні на продаж, щоб побачити пов'язані з ним видаткові накладні, рахунки-фактури, листи відбору та документи закупівлі. Це найшвидший спосіб перевірити, скільки етапів уже виконано, і відкрити відповідні документи.

Кількість видаткових накладних може включати повернення, бо повернення від покупця оформлюється як видаткова накладна з ознакою повернення. Щоб відрізнити відвантаження від повернених запасів, використовуйте список документів і значення поля Повернення.

Зменшення невиконаної кількості

Використовуйте Оновити позиції, коли клієнт і продавець домовилися зменшити замовлену кількість, але хочуть, щоб замовлення на продаж залишалося основним документом.

1. Відкрийте проведене замовлення на продаж.
2. Натисніть Оновити позиції.
3. Змініть кількість номенклатури на нову загальну кількість, а не на залишок.
4. Перевірте нові підсумки й збережіть оновлення.

Наприклад, якщо з 10 телефонів відвантажено 7, а клієнт тепер хоче лише 8 загалом, оновіть кількість у замовленні на продаж до 8. Невідвантажений залишок стане 1. Не вводьте 1 як нову кількість замовлення.

ERPNext не дає зменшити кількість, якщо це суперечить уже відвантаженим, оформленим рахунком, відібраним чи виробленим кількостям. Якщо комерційна вартість змінилася після проведення рахунку-фактури, оформіть фінансове коригування кредит-нотою, а не примушуйте замовлення опуститися нижче кількості, за яку вже виставлено рахунок.

Закриття невідвантаженого залишку

Закрийте замовлення на продаж, коли клієнт більше не хоче жодної невиконаної кількості, а ви хочете зберегти початкове замовлення в проведеному вигляді.

1. Переконайтеся, що більше не потрібно створювати жодної видаткової накладної чи рахунку-фактури.
2. Відкрийте замовлення на продаж і виберіть Статус > Закрити.
3. Підтвердьте дію.

Статус зміниться на Закрито, і ERPNext перестане вважати залишок роботою до виконання. Закриття не скасовує проведені видаткові накладні чи рахунки-фактури, не повертає запаси й не створює фінансового коригування. За потреби виконайте ці дії окремо.

Використовуйте Оновити позиції, коли змінилося саме погоджене замовлення і нова загальна кількість має бути видимою. Використовуйте Закрити, коли початкове зобов'язання має залишатися видимим, але його залишок не буде виконано.

Повернення після часткового або повного відвантаження

Створіть повернення за видатковою накладною, якою спочатку були відвантажені запаси:

1. Відкрийте проведену видаткову накладну.
2. Виберіть Створити > Повернення.
3. Залиште лише рядки, що повертаються, і вкажіть повернені кількості.
4. Перевірте склад, на який приймаються товари.
5. Збережіть і проведіть повернення.

Видаткова накладна на повернення містить від'ємні кількості, повертає прийняті запаси на склад і зменшує чисту відвантажену кількість за замовленням на продаж. Тому повернення може знову зробити раніше завершене відвантаження частково невиконаним.

Для сум, за якими вже виставлено рахунок, створіть кредит-ноту за відповідним рахунком-фактурою. Повернення запасів і фінансове кредитування — пов'язані господарські операції, але вони впливають на різні регістри.

Змішане виконання: зі складу та прямою поставкою

Замовлення на продаж може містити як номенклатуру, що відвантажується з вашого складу, так і номенклатуру, яку постачальник доставляє клієнту напряму.

• Для складських рядків вкажіть склад-відправник і створюйте видаткові накладні щоразу, коли партія залишає ваш склад.
• Для рядків прямої поставки позначте в рядку номенклатури доставку постачальником і створіть потрібне замовлення на купівлю для вибраного постачальника.
• Стежте за точністю адреси доставки та інструкцій для постачальника, адже товар не проходить через ваш склад.
• Перед створенням документів перевіряйте спосіб виконання кожного рядка; не включайте рядок прямої поставки у звичайну складську видаткову накладну.

Така змішана модель зручна, коли Nova Electronics Trading відвантажує аксесуари зі свого складу, а планшет просить дистриб'ютора надіслати клієнту напряму. Замовлення на продаж залишається спільною комерційною підставою, а операційні документи йдуть різними шляхами.

Статус і хід виконання

Вирішення проблем

Часті запитання

Чи можна виставити рахунок до відвантаження?

Так. Рахунок-фактуру можна створити безпосередньо із замовлення на продаж. Чи доречно це, залежить від вашої облікової політики та від того, чи потрібно окремо фіксувати рух запасів.

Чи може один рахунок-фактура охоплювати кількості з кількох видаткових накладних?

Так, якщо рахунок-фактура посилається на правильні відвантажені кількості й не перевищує того, за що ще можна виставити рахунок. Перед проведенням перевірте пов'язані рядки документів-підстав.

Чи потрібно скасовувати замовлення на продаж, коли скасовується лише залишок?

Зазвичай ні. Закрийте замовлення або зменште його загальну кількість — залежно від того, чи потрібно зберегти початкове зобов'язання. Скасовуйте замовлення на продаж лише тоді, коли потрібно сторнувати всю операцію і пов'язані документи це дозволяють.

Чи створює повернення автоматичне повернення коштів?

Ні. Видаткова накладна на повернення сторнує рух запасів. Для фінансового сторнування використовуйте кредит-ноту та відповідний процес оплати.

Чи можна знову відкрити закрите замовлення на продаж?

Скористайтеся Статус > Відкрити знову, якщо ця дія доступна й ваші права це дозволяють. Перед створенням нових документів ще раз перевірте невиконані кількості.

Пов'язані теми

• Замовлення на продаж
• Видаткова накладна
• Рахунок-фактура (продаж)
• Повернення від покупця
• Пряма поставка (дропшипінг)

Переклад сторінки «Partial Fulfilment of Sales Order» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.