Порядок обліку для різних видів бізнесу

Дві організації можуть мати однаковий виторг, але потребувати зовсім різного порядку обліку. Бізнес, що продає товари, має відстежувати рух запасів і собівартість; сервісний бізнес може виставляти рахунки за відпрацьований час або за етапами; бізнес на підписках може отримати гроші раніше, ніж заробить дохід.

Nova Industries виробляє й постачає електроніку, тож типовий продаж може впливати на дебіторську заборгованість, доходи, запаси й собівартість реалізованих товарів. Водночас її команда монтажників може виставити рахунок за послугу без Видаткової накладної та без складської проводки. ERPNext підтримує обидва варіанти, але документи й налаштування мають відповідати економічній суті події.

Ця сторінка допоможе обрати доцільний порядок продажу, закупівлі, складського обліку, відстроченого доходу й оплат для вашої бізнес-моделі. Тут також показано, які документи необов'язкові, а які створюють записи в регістрах обліку чи в складському обліку.

#Визначте обов'язкові етапи

Перш ніж обирати порядок роботи, дайте відповіді на такі запитання:

1. Чи потрібно фіксувати зобов'язання Клієнта чи Постачальника до виставлення рахунку?
2. Чи рухаються фізичні запаси?
3. Чи має операційна служба підтверджувати відвантаження або отримання окремо від фінансової?
4. На чому ґрунтується виставлення рахунків: на кількості, часі, етапах, обсязі використання чи регулярному графіку?
5. Оплата відбувається одразу, авансом чи з відстроченням?
6. Товар проходить через ваш Склад, іде напряму між контрагентами чи взагалі не є запасом?

Різним етапам відповідають такі типи документів:

#Стандартний продаж товарів

%%{init: {"theme":"base","themeVariables":{"primaryColor":"#F3F8FF","primaryBorderColor":"#2490EF","primaryTextColor":"#171717","lineColor":"#6B7280","secondaryColor":"#FFFFFF","tertiaryColor":"#F8F9FA"}}}%%
flowchart LR
    Q["Комерційна пропозиція, необов'язково"] --> SO["Замовлення на продаж"]
    SO --> DN["Видаткова накладна"]
    DN --> SI["Рахунок-фактура (продаж)"]
    SI --> PE["Введення платежу"]

Найкраще підходить для: оптової торгівлі, дистрибуції, продажу обладнання та бізнесів, де продаж, склад, виставлення рахунків і отримання оплати відбуваються в різний час.

Переваги: кожна служба підтверджує свій етап; часткове відвантаження й часткове виставлення рахунків легко відстежувати; Замовлення на продаж показує відсотки відвантаження й виставлених рахунків; запаси й дебіторська заборгованість фіксуються на правильному етапі.

Недоліки: потрібно заповнювати й звіряти більше документів. Користувачі мають створювати наступні документи на підставі замовлення чи накладної, щоб ланцюжок виконання залишався пов'язаним.

Налаштування: ведіть складську Номенклатуру й Склади, увімкніть безперервний облік запасів, якщо рух запасів має відображатися в Головній книзі, задайте для Номенклатури рахунки доходів і витрат за замовчуванням, налаштуйте рахунки дебіторської заборгованості, податків і собівартості реалізованих товарів.

Замовлення на продаж — це зобов'язання, і воно зазвичай не формує проводок. Видаткова накладна зменшує запаси й визнає собівартість. Рахунок-фактура (продаж) фіксує дохід, податок і дебіторську заборгованість. Оплата закриває непогашену суму.

Для поповнення запасів використовуйте окремий цикл: Замовлення на купівлю, Прибуткова накладна, Рахунок-фактура на покупку й оплата.

#Рахунок-фактура напряму з оновленням запасу

%%{init: {"theme":"base","themeVariables":{"primaryColor":"#F3F8FF","primaryBorderColor":"#2490EF","primaryTextColor":"#171717","lineColor":"#6B7280","secondaryColor":"#FFFFFF","tertiaryColor":"#F8F9FA"}}}%%
flowchart LR
    SI["Рахунок-фактура (продаж) з «Оновити запас»"] --> PE["Введення платежу"]

Найкраще підходить для: невеликих магазинів, простих продажів через прилавок і нескладних бізнесів, які відвантажують товар і виставляють рахунок одночасно, але не потребують повноцінного POS.

Переваги: один документ фіксує виторг, дебіторську заборгованість, зменшення запасів і собівартість реалізованих товарів. Окрему Видаткову накладну заповнювати не потрібно.

Недоліки: склад і фінансова служба не мають окремих точок підтвердження. Цей варіант гірше підходить, коли комплектування, відвантаження, підтвердження доставки чи часткове виконання треба контролювати окремо.

Налаштування: ведіть складську Номенклатуру й Склади, налаштуйте безперервний облік запасів і рахунки Номенклатури, а потім увімкніть Оновити запас у Рахунку-фактурі (продаж). Якщо оплата відбувається одразу, зафіксуйте її Введенням платежу або через поля оплати, які підтримує обраний порядок виставлення рахунків.

Рахунок-фактура впливає і на Головну книгу, і на Картку складського обліку. Окреме Замовлення на продаж залишається необов'язковим. Якщо створити рахунок-фактуру напряму, не буде замовлення, за яким можна відстежувати хід відвантаження чи виставлення рахунків. Про поєднаний варіант див. Рахунок-фактура (продаж) з оновленням запасу.

#Роздрібний продаж і продаж через POS

%%{init: {"theme":"base","themeVariables":{"primaryColor":"#F3F8FF","primaryBorderColor":"#2490EF","primaryTextColor":"#171717","lineColor":"#6B7280","secondaryColor":"#FFFFFF","tertiaryColor":"#F8F9FA"}}}%%
flowchart LR
    POS["POS-рахунок"] --> P["Оплата одразу"]
    POS --> SL["Складський і бухгалтерський облік"]

Найкраще підходить для: роздрібних магазинів і кас, де Клієнт отримує товар і платить за одну взаємодію.

Переваги: вибір Номенклатури, ціни, податки, оновлення запасу, виставлення рахунку й оплата поєднані в інтерфейсі, розрахованому на касу. Закриття касової зміни зводить і звіряє операції за зміну.

Недоліки: цей варіант не призначений для тривалих циклів виконання, виставлення рахунків за погодженими умовами проєкту чи складного кредитного контролю. Повернення й закриття зміни потребують єдиних правил для касирів.

Налаштування: створіть Профіль POS, оберіть Організацію, Склад, прайс-лист, способи оплати, податки й відповідних користувачів. Узгодьте порядок відкриття та закриття зміни й відповідальність за касові розбіжності.

#Продаж послуг або проєктний продаж

%%{init: {"theme":"base","themeVariables":{"primaryColor":"#F3F8FF","primaryBorderColor":"#2490EF","primaryTextColor":"#171717","lineColor":"#6B7280","secondaryColor":"#FFFFFF","tertiaryColor":"#F8F9FA"}}}%%
flowchart LR
    Q["Комерційна пропозиція, необов'язково"] --> SO["Замовлення на продаж, необов'язково"]
    SO --> SI["Рахунок-фактура (продаж) за етапом, часом або кількістю"]
    SI --> PE["Введення платежу"]

Найкраще підходить для: консалтингу, агенцій, партнерів із впровадження, сервісних компаній з обслуговування та проєктних бізнесів, що не постачають складських товарів.

Переваги: немає зайвих складських документів. Замовлення на продаж може містити комерційний обсяг робіт і відстежувати хід виставлення рахунків. Проєкти, Завдання й Табелі робочого часу дозволяють збирати трудовитрати й витрати на виконання.

Недоліки: відстеження прогресу залежить від дисциплінованого оновлення етапів, часу чи кількості. Рахунок-фактура (продаж) підтверджує виставлення рахунку, а не приймання робіт, якщо ваш процес не фіксує погодження окремо.

Налаштування: створіть нескладську Номенклатуру послуг, рахунки доходів і витрат, умови оплати, а також Проєкти, якщо потрібен аналіз прибутковості. Використовуйте виставлення рахунків за табелями, коли рахунки-фактури ґрунтуються на погоджених годинах.

Для оплати за етапами використовуйте одну позицію-послугу з кількістю, наприклад, 1.000. Виставте три рахунки-фактури на 0.250, 0.500 і 0.250, щоб відобразити 25%, 50% і 25% обсягу робіт. Ціну залишайте рівною повній вартості договору. За дробовими кількостями ERPNext відстежує частку Замовлення на продаж, на яку вже виставлено рахунки.

Для нескладської послуги Видаткова накладна зазвичай не потрібна. Створити Рахунок-фактуру (продаж) напряму можна, але якщо замовлення не пов'язане, хід виставлення рахунків у Замовленні на продаж не оновиться.

#Регулярна послуга або підписка

%%{init: {"theme":"base","themeVariables":{"primaryColor":"#F3F8FF","primaryBorderColor":"#2490EF","primaryTextColor":"#171717","lineColor":"#6B7280","secondaryColor":"#FFFFFF","tertiaryColor":"#F8F9FA"}}}%%
flowchart LR
    S["Підписка або інше джерело регулярних документів"] --> SI["Регулярні рахунки-фактури (продаж)"]
    SI --> PE["Оплата та звірка"]
    SI --> DR["Визнання відстроченого доходу, якщо налаштовано"]

Найкраще підходить для: підписок на програмне забезпечення, абонентського обслуговування, членства, планів підтримки, оренди та інших періодичних послуг.

Переваги: автоматизує регулярне створення рахунків-фактур і може відокремити виставлення рахунку від визнання доходу. Умови оплати, нагадування та звіти про дебіторську заборгованість допомагають отримувати оплату.

Недоліки: дати планів, скасування, перехід на вищий тариф, пропорційний перерахунок, невдалі платежі й зміни податків потребують чітких правил. Автоматичне створення рахунків-фактур не гарантує отримання оплати.

Налаштування: налаштуйте Підписки, плани, значення за замовчуванням для Клієнтів, податки, строки оплати й регулярну обробку. Налаштуйте відстрочений дохід, якщо дохід потрібно визнавати протягом періоду надання послуги, а не повністю на дату рахунку-фактури.

#Продаж із прямою поставкою (дропшипінг)

%%{init: {"theme":"base","themeVariables":{"primaryColor":"#F3F8FF","primaryBorderColor":"#2490EF","primaryTextColor":"#171717","lineColor":"#6B7280","secondaryColor":"#FFFFFF","tertiaryColor":"#F8F9FA"}}}%%
flowchart LR
    SO["Замовлення на продаж з «Постачальник доставляє клієнту»"] --> PO["Замовлення на купівлю Постачальнику"]
    SO --> SI["Рахунок-фактура (продаж) Клієнту"]
    PO --> PI["Рахунок-фактура на покупку від Постачальника"]

Найкраще підходить для: дистриб'юторів та інтернет-продавців, чий Постачальник надсилає товар безпосередньо Клієнту.

Переваги: товар не потрібно приймати на ваш Склад і відвантажувати з нього. Документи продажу й закупівлі залишаються пов'язаними, тож маржу та виконання з боку Постачальника легше відстежити.

Недоліки: ви менше фізично контролюєте запаси, пакування, строки доставки й підтвердження доставки. Адреси Постачальника й Клієнта та комунікація з ними мають бути точними. Звичайна Картка складського обліку Складу не відображає цей товар, бо ваша організація його не отримує.

Налаштування: позначте відповідну Номенклатуру як таку, що постачається Постачальником, за потреби вкажіть Постачальника за замовчуванням, у позиції Замовлення на продаж оберіть Постачальник доставляє клієнту й створіть Замовлення на купівлю на підставі цього Замовлення на продаж. Дотримуйтеся порядку Дропшипінг (пряма поставка), щоб документи залишалися пов'язаними.

Рахунок-фактура (продаж) фіксує виторг і дебіторську заборгованість Клієнта. Рахунок-фактура на покупку фіксує витрати й кредиторську заборгованість Постачальнику. Замовлення на продаж і Замовлення на купівлю — це зобов'язання, а не проводки.

#Виробництво під замовлення

%%{init: {"theme":"base","themeVariables":{"primaryColor":"#F3F8FF","primaryBorderColor":"#2490EF","primaryTextColor":"#171717","lineColor":"#6B7280","secondaryColor":"#FFFFFF","tertiaryColor":"#F8F9FA"}}}%%
flowchart LR
    SO["Замовлення на продаж"] --> WO["Замовлення на виробництво"]
    WO --> SE["Рух ТМЦ для виробництва"]
    SO --> DN["Видаткова накладна"]
    DN --> SI["Рахунок-фактура (продаж)"]
    SI --> PE["Введення платежу"]

Найкраще підходить для: виробників, що випускають готову продукцію під підтверджений попит.

Переваги: пов'язує попит, планування матеріалів, виробництво, запаси готової продукції, відвантаження, виставлення рахунків і прибутковість. Виробничі документи «Рух ТМЦ» переносять вартість комплектуючих на готову Номенклатуру.

Недоліки: Специфікації, Склади, Замовлення на виробництво, оцінку запасів, облік відходів і незавершеного виробництва треба вести точно. Складські записи заднім числом можуть запускати перепроведення оцінки.

Налаштування: налаштуйте складську Номенклатуру, Склади, Специфікації, Робочі станції, операції та виробничі параметри за замовчуванням. За потреби використовуйте Запит на сировину із Замовлення на продаж або планування виробництва.

Замовлення на продаж створює попит, але не бухгалтерський запис. Виробничі документи «Рух ТМЦ» впливають на вартість запасів. Відвантаження фіксує собівартість реалізованих товарів, а рахунок-фактура — дохід і дебіторську заборгованість.

#Закупівля послуг і витрати

%%{init: {"theme":"base","themeVariables":{"primaryColor":"#F3F8FF","primaryBorderColor":"#2490EF","primaryTextColor":"#171717","lineColor":"#6B7280","secondaryColor":"#FFFFFF","tertiaryColor":"#F8F9FA"}}}%%
flowchart LR
    PO["Замовлення на купівлю, необов'язково"] --> PI["Рахунок-фактура на покупку"]
    PI --> PE["Введення платежу"]

Найкраще підходить для: професійних послуг, оренди, комунальних послуг, програмного забезпечення та інших закупівель без фізичного надходження на склад.

Переваги: не потрібна Прибуткова накладна, яка не дає операційної користі. Замовлення на купівлю все одно може забезпечувати бюджетний контроль або погодження ще до надходження рахунку-фактури від Постачальника.

Недоліки: немає окремого підтвердження отримання. Команді потрібен інший спосіб переконатися, що послугу прийнято, перш ніж погоджувати рахунок-фактуру.

Налаштування: використовуйте нескладську Номенклатуру або відповідні рахунки витрат, умови оплати Постачальників, податки, Центри витрат, Проєкти й процеси погодження. Рахунок-фактура на покупку фіксує витрати або вартість активу та кредиторську заборгованість Постачальнику.

#Кілька організацій і міжфірмові операції

%%{init: {"theme":"base","themeVariables":{"primaryColor":"#F3F8FF","primaryBorderColor":"#2490EF","primaryTextColor":"#171717","lineColor":"#6B7280","secondaryColor":"#FFFFFF","tertiaryColor":"#F8F9FA"}}}%%
flowchart LR
    A["Документ продажу Організації A"] <--> B["Документ закупівлі Організації B"]
    A --> LA["Облік Організації A"]
    B --> LB["Облік Організації B"]

Найкраще підходить для: груп з окремими юридичними особами, які торгують між собою.

Переваги: кожна юридична особа зберігає незалежний збалансований аудиторський слід, а пов'язані документи зменшують повторне введення. Консолідовані звіти можуть давати картину по групі.

Недоліки: Організації, внутрішні Клієнти й Постачальники, ціни, податки, валюти та рахунки внутрішньогрупових розрахунків мають бути узгоджені. Консолідація не замінює процедур елімінації чи обов'язкової звітності, яких вимагає ваша облікова політика.

Налаштування: позначте відповідних контрагентів як внутрішніх, прив'яжіть їх до Організацій, налаштуйте рахунки міжфірмових розрахунків і використовуйте міжфірмові рахунки-фактури або міжфірмові записи журналу. Перевірте обидві сторони, перш ніж застосовувати автоматизацію в роботі.

#Вирішіть, які документи необов'язкові

Питайте не лише, чи дозволяє ERPNext пропустити документ. Питайте, який контроль зникне, якщо його пропустити.

Створення наступного документа напряму може бути правильним для короткого порядку роботи. Але воно не оновлює пропущеного чи непов'язаного попереднього документа. Якщо замовлення існує, створюйте відвантаження, надходження чи рахунок-фактуру на його підставі, щоб ERPNext оновлював відповідні відсотки та статус.

#Рекомендації щодо впровадження

Почніть з одного основного порядку роботи для кожного напряму бізнесу. Опишіть обов'язкові поля, погодження, передачу між службами, повернення й винятки. Потім перевірте:

• повне й часткове виконання;
• авансові, часткові та комбіновані платежі;
• повернення й кредит-ноти;
• податкові й валютні різниці;
• скасування й внесення змін;
• звірку та звітність на кінець місяця.

Вводьте коротший альтернативний порядок лише тоді, коли користувачі чітко розуміють, у яких випадках він застосовується. Перш ніж затвердити результат обліку, ознайомтеся зі статтею Як операції впливають на регістри обліку.

#Пов'язані теми

• Вступ до бухгалтерського обліку
• Як операції впливають на регістри обліку
• Рахунок-фактура (продаж)
• Рахунок-фактура на покупку
• Введення платежу
• Дропшипінг (пряма поставка)

Переклад сторінки «Accounting Workflows by Business Type» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.