Облік безнадійних боргів

Відображайте безнадійний борг, коли дебіторську заборгованість клієнта вже не розраховують отримати. Списання має закрити або зменшити заборгованість за конкретним рахунком-фактурою на продаж, віднести збиток на затверджений рахунок витрат і зберегти посилання на клієнта та рахунок, щоб операцію можна було перевірити.

У прикладі нижче списується 500 USD боргу Northstar Retail. Демонстраційна організація використовує як затверджений рахунок витрат Write Off - NET. У вашій організації це може бути рахунок із назвою на кшталт Витрати на безнадійні борги.

Перш ніж почати

Спершу завершіть процес стягнення та погодження:

• Перегляньте дебіторську заборгованість клієнта, кредит-ноти, нерозподілені платежі, спори та історію нагадувань про сплату.
• Підтвердьте затверджену суму списання, дату обліку, клієнта й рахунок-фактуру.
• Уточніть, який рахунок витрат хоче використовувати ваш бухгалтер. Якщо його ще немає, створіть не груповий рахунок витрат, наприклад Витрати на безнадійні борги.
• Підготуйте документи про погодження, щоб прикріпити їх до запису журналу.

Якщо суму зменшують через повернення, спір щодо ціни чи комерційну поступку, використовуйте натомість кредит-ноту. Кредит-нота може виправити дохід і податки, а запис журналу про безнадійний борг відображає збиток від неповернення коштів.

Яка проводка формується

Запис журналу має бути збалансованим:

Рядок дебіторської заборгованості також має містити Клієнта, Тип посилання і Назву посилання. Ці поля вказують ERPNext, залишок якого клієнта і заборгованість за яким рахунком слід зменшити.

Створення запису журналу

1. Перейдіть до Бухгалтерський облік > Головна книга, журнали та коригування > Запис журналу.
2. Натисніть Додати запис журналу (виділено нижче).

3. Виберіть Організацію і Дату проведення. Залиште Тип запису — Запис журналу, якщо ваша облікова політика не вимагає іншого типу.
4. У розділі Бухгалтерські проводки додайте рядок витрат. Виберіть Витрати на безнадійні борги або ваш затверджений рахунок списання і введіть затверджену суму в полі Дебет.
5. Додайте другий рядок. Виберіть рахунок дебіторської заборгованості організації і введіть ту саму суму в полі Кредит.
6. Переконайтеся, що Разом дебет дорівнює Разом кредит.

У прикладі за дебетом використано Write Off - NET, а за кредитом — Debtors - NET. У рядку дебіторської заборгованості натисніть виділений значок олівця, щоб відкрити повний редактор рядка. Поля для клієнта й посилання на рахунок доступні в цьому редакторі.

Зазначте клієнта в рядку дебіторської заборгованості

У редакторі рядка:

1. Переконайтеся, що в полі Рахунок указано рахунок дебіторської заборгованості, використаний у рахунку-фактурі.
2. Встановіть Тип контрагента — Клієнт.
3. У полі Контрагент виберіть клієнта, чий борг списується.

Виділені поля ідентифікують Northstar Retail у межах спільного контрольного рахунку дебіторської заборгованості. Без даних про контрагента ERPNext не зможе правильно застосувати списання до заборгованості клієнта.

Пов'яжіть списання з рахунком-фактурою

Продовжуйте в тому самому редакторі рядка:

1. Переконайтеся, що суму списання введено в полі Кредит.
2. Встановіть Тип посилання — Рахунок-фактура (продаж).
3. У полі Назва посилання виберіть рахунок, заборгованість за яким списується.

Виділені поля посилання пов'язують кредит на 500 USD із рахунком-фактурою ACC-SINV-2026-00009.

Це посилання обов'язкове. Без нього запис журналу може бути збалансованим у головній книзі, але рахунок-фактура може й далі показуватися як непогашений у звіті «Дебіторська заборгованість».

Збереження та проведення

1. Закрийте редактор рядка й ще раз перевірте обидва рядки рахунків.
2. Додайте зрозуміле Зауваження користувача, наприклад Approved partial bad debt write-off for ACC-SINV-2026-00009 («Затверджене часткове списання безнадійного боргу за ACC-SINV-2026-00009»).
3. Прикріпіть погодження, історію стягнення або інші підтвердні документи.
4. Збережіть запис журналу.
5. Перевірте рахунки, клієнта, посилання на рахунок-фактуру й дату проведення, а потім натисніть Провести.

Проведення створює записи в головній книзі. Воно не створює руху запасів і не змінює номенклатуру, дохід чи податки в початковому рахунку-фактурі.

Часткове списання

Для часткового списання безнадійного боргу введіть в обох рядках запису журналу лише затверджену суму. Решта заборгованості за рахунком залишається непогашеною.

Наприклад, якщо за рахунком непогашено 1 200 USD і списується 500 USD, очікувана залишкова заборгованість — 700 USD. Після проведення перевірте звіт, а не покладайтеся на те, що посилання застосовано правильно.

Якщо клієнт заплатить пізніше

Не редагуйте й не скасовуйте правильне проведене списання лише тому, що клієнт згодом заплатив. Відобразіть відшкодування новим записом і на рахунку доходів чи витрат, якого вимагає ваша облікова політика. Збережіть чітке посилання на клієнта, початковий рахунок і запис журналу про безнадійний борг.

Порадьтеся з бухгалтером, якщо відшкодування впливає на податкову звітність або на закритий обліковий період.

Перевірка результату

Після проведення перевірте Головну книгу і звіт «Дебіторська заборгованість» за тієї самої організації, дати проведення й валюти.

Переконайтеся, що:

• заборгованість за рахунком-фактурою зменшилася на суму списання;
• рахунок витрат на безнадійні борги чи списання дебетовано;
• рахунок дебіторської заборгованості кредитовано;
• записи в регістрі зберігають клієнта як контрагента;
• запис дебіторської заборгованості зберігає посилання на рахунок-фактуру;
• руху запасів не було.

Вирішення проблем

Рахунок-фактура все ще показується як повністю непогашений

Відкрийте рядок дебіторської заборгованості й перевірте Тип контрагента, Контрагент, Тип посилання і Назву посилання. Також перевірте, що суму кредиту введено в рядку дебіторської заборгованості, а не в рядку витрат.

Не вдається вибрати клієнта або рахунок

Переконайтеся, що рахунок дебіторської заборгованості, клієнт, рахунок-фактура і запис журналу належать одній організації. Перевірте валюту рахунку-фактури і чи дозволяє вибраний рахунок потрібну валюту.

«Разом дебет» і «Разом кредит» не збігаються

Введіть ту саму затверджену суму списання в дебет рахунку витрат і в кредит рахунку дебіторської заборгованості. Для рахунку в іноземній валюті додайте курсову різницю, якщо цього вимагає ваша облікова політика.

«Дебіторська заборгованість» не збігається з контрольним рахунком

Шукайте записи журналу, проведені на рахунок дебіторської заборгованості без контрагента чи посилання на рахунок. Порівнюйте в обох звітах ту саму організацію, дату, валюту й рахунок.

Часті запитання

Чи можна списати весь рахунок?

Так. Кредитуйте рахунок дебіторської заборгованості на всю непогашену суму і пов'яжіть рядок із цим рахунком-фактурою. Після проведення переконайтеся, що рахунок повністю погашено.

Чи можна списати кілька рахунків одним записом журналу?

Використовуйте окремий рядок дебіторської заборгованості для кожного посилання на рахунок. Так розподіл і слід для перевірки залишаються зрозумілими.

Чи виправляє запис журналу про безнадійний борг податки або дохід?

Зазвичай він відображає збиток від неповернення коштів і зменшує дебіторську заборгованість. Якщо потрібно виправити сам продаж, ціну, повернення чи податки, використовуйте кредит-ноту.

Пов'язані теми

• Запис журналу
• Дебіторська заборгованість
• Рахунок-фактура (продаж)
• Кредит-нота
• Відсотки та нагадування про сплату
• Головна книга

Переклад сторінки «Accounting for Bad Debts» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.