Автоповтор: регулярні замовлення й рахунки-фактури
Nova Industries виставляє рахунок Northstar Retail — клієнтові з щомісячним договором на підтримку обладнання — першого числа кожного місяця. Якщо щоразу створювати той самий рахунок-фактуру вручну, легко пропустити виставлення або отримати розбіжності в умовах. Автоповтор (Auto Repeat) бере затверджений вихідний документ як шаблон і створює нові замовлення чи рахунки-фактури за розкладом.
Використовуйте автоповтор для стабільних регулярних операцій. Якщо домовленість ґрунтується на тарифному плані й потребує дат підписки, кількості за планом, пробного періоду чи керування життєвим циклом підписки, використовуйте Підписку.
Перш ніж почати
- Перевірте у вихідному документі контрагента, організацію, номенклатуру, ціни, податки, умови оплати, виміри обліку й адреси.
- Вирішіть, чи мають створені документи залишатися чернетками для перевірки, чи проводитися автоматично.
- Визначте, хто має отримувати e-mail і яку друковану форму додавати до листа.
Створення автоповтору
- Відкрийте Автоповтор і створіть новий запис.
- Виберіть Тип пов’язаного документа і конкретне замовлення чи рахунок-фактуру, які потрібно повторювати.
- Задайте початкову дату, а якщо договір має строк дії — і дату завершення.
- Вмикайте Проводити під час створення лише тоді, коли створений документ не потребує ручної перевірки.
Налаштування розкладу
Виберіть частоту й відповідні параметри розкладу. Для щомісячного виставлення рахунків вкажіть потрібний день або використайте останній день місяця, якщо так передбачено договором.
Контроль створених документів
Перевіряйте дату наступного запуску за розкладом і створені документи. Ціни, податки, адреси й умови договору можуть змінитися після затвердження вихідного документа, тому навіть за автоматичного створення призначте відповідального за перевірку.
Вирішення проблем
Документ не створився
Перевірте, що автоповтор увімкнено, сьогоднішня дата потрапляє між початковою датою й датою завершення, розклад заповнено повністю, пов’язаний документ коректний, а фонові завдання виконуються.
У створеному документі старі комерційні умови
Оновіть пов’язаний документ або створіть новий затверджений вихідний документ і вкажіть його в автоповторі. Не розраховуйте на те, що зміни в пов’язаних довідниках безпечно оновлять кожне скопійоване поле.
Часті запитання
Чи можна повторювати і замовлення, і рахунки-фактури?
Як пов’язані документи можна використовувати замовлення на продаж, замовлення на купівлю, рахунки-фактури (продаж) і рахунки-фактури на покупку. Перш ніж покладатися на автоповтор, перевірте, чи підтримує його поточний тип документа (DocType).
Чи варто вмикати автоматичне проведення?
Лише для стабільних операцій з низьким ризиком, у яких податки й контрольні налаштування вже перевірено. Створення чернеток безпечніше, коли кожен цикл має переглянути людина.
Пов’язані теми
Переклад сторінки «Auto Repeat Recurring Orders and Invoices» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.