Посилання на документ у записі журналу
Посилання пов'язує рядок запису журналу з документом ERPNext, який пояснює суму. У рядку з дебіторською чи кредиторською заборгованістю посилання також дає змогу віднести дебет або кредит на конкретний рахунок-фактуру й зменшити його непогашену суму під час проведення запису журналу.
Додавайте посилання лише тоді, коли запис журналу справді погашає, коригує, переносить або сторнує суму, пов'язану з цим документом. Посилання — не довільна примітка. Для пояснень, які не мають впливати на розподіл за рахунками-фактурами, використовуйте поле Зауваження користувача та вкладення.
Перш ніж почати
Перевірте таке:
- Документ, на який ви посилаєтеся, належить тій самій організації й підходить для потрібного коригування.
- Рахунок, контрагент, напрямок (дебет чи кредит) і сума правильні.
- Немає доречнішого спеціального документа — наприклад, введення платежу, повернення, кредит-ноти чи дебет-ноти.
- Непогашеної суми рахунку-фактури достатньо для розподілу.
- Списання чи ручне коригування погоджене бухгалтерією й підтверджене документами.
У прикладі нижче за допомогою чернетки запису журналу списуємо $221 за проведеним рахунком-фактурою ACC-SINV-2026-00009 клієнта Northstar Retail.
Додавання посилання
Створіть або відкрийте запис журналу. Додайте збалансовані рядки й введіть погоджені суми дебету чи кредиту.
Для коригування за рахунком-фактурою в рядку контрагента використовуйте рахунок дебіторської або кредиторської заборгованості. Натисніть значок олівця, щоб відкрити повний редактор рядка.
У полі Тип контрагента виберіть Клієнт або Постачальник, а потім — відповідного контрагента. Разом із рахунком дебіторської чи кредиторської заборгованості ці поля дають ERPNext змогу оновити правильний субрахунок контрагента.
У розділі Посилання:
- У полі Тип посилання виберіть тип документа, наприклад Рахунок-фактура (продаж).
- У полі Назва посилання виберіть конкретний документ, наприклад
ACC-SINV-2026-00009. - Перевірте термін оплати за документом, коли ERPNext його підтягне.
- Переконайтеся, що сума рядка — саме та, яку ви хочете розподілити.
Згорніть рядок і перевірте, що загальний дебет дорівнює загальному кредиту. Збережіть чернетку, ще раз перегляньте всі рахунки й посилання, а потім проведіть документ.
Що змінює посилання
Результат залежить від документа, на який ви посилаєтеся, і від рядка запису.
Для списання за рахунком-фактурою (продаж):
| Рахунок | Дебет | Кредит | Вплив посилання |
|---|---|---|---|
| Погоджений рахунок витрат на списання | $221 | Відображає збиток або коригування. | |
| Дебіторська заборгованість Northstar Retail | $221 | Відносить $221 на вибраний рахунок-фактуру й зменшує його непогашену суму. |
Для коригування з постачальником рядок кредиторської заборгованості та напрямок дебету чи кредиту залежать від господарської операції. Не міняйте знаки лише для того, щоб документ провівся. Погодьте потрібний вплив на облік зі своїм бухгалтером.
Після проведення відкрийте рахунок-фактуру, на який ви посилалися, і перевірте його непогашену суму. Перевірити розподіл можна також через Вигляд > Проводки, головну книгу і звіт про дебіторську або кредиторську заборгованість.
На які документи можна посилатися
У поточній версії ERPNext у рядку запису журналу поле «Тип посилання» пропонує такі варіанти:
| Група | Типи посилань |
|---|---|
| Продажі й закупівлі | Рахунок-фактура (продаж), Рахунок-фактура на покупку, Замовлення на продаж, Замовлення на купівлю |
| Облік і платежі | Запис журналу, Введення платежу, Банківська операція, Переоцінка валютного курсу, Дисконтування рахунків-фактур |
| Витрати й зарплата | Заява про відшкодування витрат, Нарахування заробітної плати, Аванс співробітника, Остаточний розрахунок |
| Активи, кредити й навчання | Актив, Кредит, Збори |
Наявність варіанта не означає, що допустима будь-яка комбінація. ERPNext фільтрує список у полі «Назва посилання» та перевіряє рахунок, контрагента, організацію, статус і суму відповідно до вибраного документа.
На замовлення можна посилатися для простежуваності, але в них немає непогашеної суми, яку можна закрити, як у рахунку-фактурі. Якщо запис журналу має змінити дебіторську чи кредиторську заборгованість, посилайтеся на рахунок-фактуру.
Важливі поля та їхнє значення
| Поле | Значення | Порада |
|---|---|---|
| Рахунок | Рахунок обліку, на який впливає рядок | Для розподілу за рахунком-фактурою вибирайте правильний рахунок дебіторської чи кредиторської заборгованості. |
| Тип контрагента | Вид контрагента | Обов'язковий для розподілу на субрахунку клієнта чи постачальника. |
| Контрагент | Конкретний клієнт, постачальник, працівник чи інший підтримуваний контрагент | Має збігатися з контрагентом у документі, на який посилаєтеся, якщо це застосовно. |
| Тип посилання | DocType, пов'язаний із рядком | Виберіть господарський документ, що пояснює коригування. |
| Назва посилання | Конкретний документ, пов'язаний із рядком | Виберіть саме той проведений документ. |
| Термін оплати за документом | Термін оплати, підтягнутий із документа-посилання | Корисний для аналізу дебіторської й кредиторської заборгованості за строками. |
| Дебет або Кредит | Сума, яку рядок проводить і розподіляє | Напрямок має відповідати потрібному впливу на облік. |
Усунення проблем
Поле «Назва посилання» порожнє
Спочатку заповніть «Тип посилання». Переконайтеся, що документ-джерело проведений, належить тій самій організації, відповідає вибраному контрагенту й доступний для цього рахунку та коригування.
ERPNext повідомляє, що за документом немає непогашеної суми
Можливо, рахунок-фактуру вже повністю оплачено, списано, повернуто або розподілено. Відкрийте його й перевірте непогашену суму та посилання на платежі, перш ніж додавати ще одне коригування.
Запис журналу проведено, але непогашена сума рахунку-фактури не змінилася
Перевірте, що в рядку дебіторської чи кредиторської заборгованості правильно заповнено поля «Тип контрагента», «Контрагент», «Тип посилання» й «Назва посилання». Посилання в рядку, не пов'язаному з контрагентом (витрати, доходи, банк чи каса), не розподіляє суму на рахунок-фактуру контрагента.
Розподілена сума більша за непогашену
Зменште суму в рядку запису журналу до потрібної непогашеної суми або з'ясуйте, які розподіли були раніше. Не розподіляйте надлишкову суму лише для того, щоб «поглинути» різницю.
Вказано не той рахунок-фактуру
Якщо запис журналу ще в чернетці, виправте рядок. Якщо його вже проведено, дотримуйтеся контрольованого порядку скасування та внесення змін з урахуванням незмінної книги й обмежень закритих періодів.
Поширені запитання
Чи потрібне посилання в кожному рядку запису журналу?
Ні. Використовуйте його, коли рядок стосується підтримуваного документа ERPNext. Для звичайних нарахувань, переказів і коригувань початкових залишків посилання на документ може не знадобитися.
Чи варто оформлювати звичайні оплати клієнтів записом журналу?
Краще використовуйте введення платежу. Цей документ призначений для руху коштів у банку чи касі, розподілу за рахунками-фактурами, авансів, валют і звірки. Запис журналу використовуйте для погодженого облікового коригування, яке не краще оформити спеціальним документом.
Чи може один запис журналу посилатися на кілька рахунків-фактур?
Так. Додайте окремі рядки з відповідним контрагентом, посиланням на рахунок-фактуру й сумою розподілу. Документ має залишатися збалансованим, а кожен рахунок-фактуру після проведення варто перевірити.
Чи можна послатися на замовлення на продаж або замовлення на купівлю?
Так, для простежуваності — там, де це підтримується. Замовлення — це лише зобов'язання, тому посилання на нього не закриває непогашену суму рахунку-фактури.
Чи змінює збереження чернетки залишок за рахунком-фактурою?
Ні. Розподіл впливає на облік і непогашені суми тоді, коли запис журналу проведено.
Пов'язані теми
- Запис журналу
- Введення платежу
- Облік безнадійної заборгованості
- Звірка платежів
- Головна книга
- Незмінна книга
Переклад сторінки «Add a Reference to a Journal Entry» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.