Об'єднуйте рахунки, коли два записи рахунків в одному плані рахунків позначають той самий субрахунок або ту саму групу і ви хочете залишити лише один. ERPNext замінює посилання на рахунок-джерело посиланнями на цільовий рахунок, а потім видаляє дублікат.
Наприклад, у Nova Industries є і SaaS Subscription Expenses, і Software Subscription Expenses для тих самих регулярних витрат на програмне забезпечення. Бухгалтерія вирішує залишити Software Subscription Expenses і об'єднати з ним дублікат.
Об'єднання змінює історичні зв'язки. Ставтеся до нього як до контрольованого очищення даних, а не як до зручного способу перейменувати рахунок.
Перш ніж почати
Переконайтеся, що рахунок-джерело справді дублікат. Порівняйте з цільовим рахунком його призначення, батьківський рахунок, валюту, тип рахунку, використання в податках і як рахунку за замовчуванням, а також історичні операції.
ERPNext дозволяє об'єднання, лише якщо в обох рахунків однакові такі властивості:
| Властивість | Чому вона має збігатися |
|---|---|
| Група | Групу не можна об'єднати із субрахунком, а субрахунок — із групою. |
| Кореневий тип | Рахунки активів, зобов'язань, власного капіталу, доходів і витрат не можна об'єднувати між різними кореневими типами. |
| Організація | Кожна організація має окремий план рахунків. |
| Валюта рахунку | Наявні суми в регістрі мають залишатися в одній валюті. |
Сформуйте головну книгу за обома рахунками й порівняйте залишки в оборотно-сальдовій відомості. Якщо будь-який із рахунків має особливе призначення або має й надалі показуватися у звітах окремо, не об'єднуйте його.
Перед об'єднанням важливих рахунків у робочій базі зробіть свіжу резервну копію даних. У звичайному інтерфейсі немає дії, яка знову розділила б записи.
Вибір рахунку-джерела
Відкрийте План рахунків, виберіть організацію й знайдіть рахунок, який має зникнути після об'єднання. Можна також відкрити список рахунків і відфільтрувати його за назвою.
Відкрийте рахунок-джерело й перевірте організацію, кореневий тип, тип звіту, валюту, тип рахунку і те, чи це група. У прикладі дублікат-джерело — SaaS Subscription Expenses - NET.
Відкриття дії «Злиття рахунку»
У рахунку-джерелі виберіть Дії > Злиття рахунку.
Не використовуйте для цього Оновити назву / номер рахунку. Ця дія перейменовує один рахунок, але не об'єднує два наявні.
Вибір цільового рахунку
У вікні Об'єднати з існуючим рахунком введіть повну назву рахунку, який має залишитися. У прикладі цільовий рахунок — Software Subscription Expenses - NET.
Перш ніж натиснути Об'єднати, перевірте напрямок:
| Роль | Приклад | Результат |
|---|---|---|
| Рахунок-джерело | SaaS Subscription Expenses - NET | Видаляється після перенесення посилань. |
| Цільовий рахунок | Software Subscription Expenses - NET | Залишається й отримує посилання з рахунку-джерела. |
Натискайте Об'єднати лише після того, як інший працівник підтвердить напрямок і цільовий рахунок.
Що змінюється після об'єднання
ERPNext оновлює зв'язки, які вказували на рахунок-джерело, так, щоб вони вказували на цільовий рахунок. Тому після об'єднання наявні операції показують назву цільового рахунку.
Бухгалтерські проводки, суми дебету й кредиту, дати документів і контрагенти від об'єднання картки рахунку не змінюються. Змінюється лише рахунок, під яким ці записи групуються й показуються у звітах.
Після об'єднання:
- Знайдіть рахунок-джерело й переконайтеся, що окремої картки більше немає.
- Відкрийте цільовий рахунок і виберіть Вигляд > Головна книга.
- Переконайтеся, що історичні записи обох рахунків відображаються під цільовим.
- Повторно сформуйте оборотно-сальдову відомість, баланс або звіт по прибутках і збитках — залежно від рахунку.
- Порівняйте підсумки зі звітами до об'єднання. Об'єднання має змінити подання, але не загальні дебет, кредит, прибуток чи чисті активи організації.
Незмінна книга і далі зберігає результат проведених операцій. Об'єднання картки рахунку перепризначає зв'язки, але не скасовує й не перепроводить кожен документ.
Важливі поля та елементи
| Поле або елемент | Значення | Що перевірити перед об'єднанням |
|---|---|---|
| Рахунок-джерело | Рахунок, відкритий на момент запуску дії | Цей запис більше не існуватиме окремо. |
| Назва | Повний ідентифікатор цільового рахунку у вікні | Перевірте суфікс організації й точну назву цільового рахунку. |
| Група | Чи містить рахунок дочірні рахунки | Має збігатися в джерела й цілі. |
| Кореневий тип | Актив, Зобов'язання, Власний капітал, Дохід або Витрата | Має збігатися в джерела й цілі. |
| Організація | Юридична особа, якій належить рахунок | Має збігатися в джерела й цілі. |
| Валюта | Валюта регістру рахунку | Має збігатися в джерела й цілі. |
| Об'єднати | Запускає об'єднання | Натискайте лише після перевірки й резервного копіювання. |
Усунення проблем
ERPNext повідомляє, що рахунки мають різні властивості
Порівняйте в обох записах поля Група, Кореневий тип, Організація й Валюта. Поточна версія ERPNext вимагає, щоб усі чотири збігалися. Не змінюйте властивість лише для того, щоб обійти перевірку, — хіба що базове налаштування обліку справді помилкове.
ERPNext повідомляє, що система зайнята
Під час об'єднання рахунків блокується й оновлюється багато пов'язаних записів. Поточна версія ERPNext не дає виконати операцію, якщо записи головної книги нещодавно оновлювалися. Зупиніть облікову роботу, зачекайте щонайменше п'ять хвилин після останнього оновлення головної книги й повторіть спробу, коли в системі ніхто не працює.
Цільовий рахунок не знайдено
Введіть повний ідентифікатор рахунку разом із суфіксом організації. Переконайтеся, що цільовий рахунок існує в тій самій організації і що ваша роль має право на запис для обох рахунків.
Фінансові підсумки несподівано змінилися
Припиніть подальше очищення. Порівняйте звіти до об'єднання, головну книгу цільового рахунку та відповідні записи журналу. Об'єднання рахунків має змінювати лише класифікацію, а не загальні суми подвійного запису. Якщо результат незрозумілий, відновіть резервну копію або зверніться до адміністратора.
Дерево плану рахунків виглядає неправильно
Спочатку перезавантажте дерево. Якщо проблема зі структурою залишається, з'ясуйте її причину, перш ніж застосовувати будь-який інструмент відновлення. Об'єднання рахунків не замінює виправлення батьківських зв'язків чи перебудови пошкодженого дерева.
Поширені запитання
Чи можна об'єднати груповий рахунок зі звичайним субрахунком?
Ні. Обидва рахунки мають бути або групами, або субрахунками.
Чи можна об'єднати рахунки різних організацій?
Ні. Рахунок-джерело й цільовий рахунок мають належати одній організації.
Чи видаляє об'єднання історичні операції?
Ні. ERPNext переспрямовує посилання в них на цільовий рахунок. Після об'єднання перевірте регістр цільового рахунку.
Чи можна скасувати об'єднання рахунків?
Стандартної дії для розділення чи скасування об'єднання немає. Надійний спосіб виправити помилкове об'єднання — перевірена резервна копія.
Чи варто об'єднувати рахунки, якщо потрібно лише змінити назву чи номер?
Ні. Якщо рахунок лише один і потрібно виправити його назву чи номер, використовуйте Дії > Оновити назву / номер рахунку.
Пов'язані теми
- Зміна батьківського рахунку
- Заморожування рахунку
- Перебудова дерева
- Імпортер плану рахунків
- Налаштування рахунків
Переклад сторінки «Merge Accounts» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.