Вступ до модуля «Продаж»

Модуль «Продаж» в ERPNext об'єднує картки клієнтів, комерційні пропозиції, замовлення, рахунки-фактури, ціноутворення та звіти з продажів в один зв'язаний процес. Він допомагає відділу продажів пройти шлях від запиту до підтвердженої виручки, а склад і фінансова служба при цьому працюють з тими самими даними.

У модулі ви готуєте професійні пропозиції, підтверджуєте, що саме замовив клієнт, стежите за виконанням, дотримуєтеся комерційних правил і аналізуєте результати продажів. Оскільки кожен документ може переходити в наступний, команда менше часу витрачає на повторне введення тих самих даних і отримує чіткіший слід для аудиту.

Перш ніж почати

Перед початком реальних продажів виконайте такі налаштування:

1. Створіть клієнтів з їхніми адресами для рахунків і доставки.
2. Додайте товари та послуги, які ви продаєте, як номенклатуру.
3. Налаштуйте Прайс-лист продажу та ціни номенклатури.
4. Перегляньте Налаштування продажу — значення за замовчуванням і перевірки для документів.
5. Налаштуйте податки, умови оплати, склади та дозволи користувачів відповідно до вашого процесу.

Можна почати з невеликого набору довідників і додавати контроль у міру розвитку процесу продажів. Наприклад, кредитні ліміти, торгові партнери, території та рекламні схеми корисні, але потрібні не в кожному впровадженні.

Цикл продажу

Діаграма вище — основний цикл продажу в ERPNext. Вона є спільною точкою відліку для цієї сторінки та для детальної документації щодо комерційної пропозиції, замовлення на продаж, видаткової накладної, рахунку-фактури та введення платежу.

ERPNext підтримує чотири поширені варіанти цього циклу:

• Стандартний продаж товарів: підтвердити замовлення, відвантажити товари зі складу, виставити клієнту рахунок і зафіксувати оплату.
• Прямий рахунок-фактура з оновленням запасів: один рахунок-фактура (продаж) і відвантажує, і виставляє рахунок за негайний продаж зі складу.
• Продаж послуг без відвантаження: підтвердити й виставити рахунок за роботи без складського руху й без видаткової накладної.
• Продаж із прямою доставкою від постачальника: попросити постачальника доставити товар безпосередньо клієнту, а самому відобразити продаж і закупівлю.

Обирайте найкоротший варіант, який усе ще дає вашій команді потрібний контроль і слід для аудиту. Комерційна пропозиція пропонує умови. Замовлення на продаж фіксує зобов'язання. Документи відвантаження, рахунку та оплати відображають операційний і фінансовий результат.

Стандартний продаж товарів

Найкраще підходить для: дистриб'юторів, оптових торговців, виробників і компаній, які комплектують і відвантажують товари зі складу.

Замовлення на продаж підтверджує, що купив клієнт. Видаткова накладна фіксує вибуття товарів зі складу. Рахунок-фактура виставляє рахунок клієнту, а введення платежу фіксує оплату.

• Налаштування: складська номенклатура, склади, ціни, податки, рахунки та умови оплати. У Налаштуваннях продаж визначте, чи обов'язкові замовлення на продаж і видаткова накладна.
• Необов'язково: комерційну пропозицію можна пропустити, якщо замовлення вже підтверджене.
• Перевага: чіткий облік замовлення, відвантаження, рахунків і оплати, зокрема часткового виконання.
• Компроміс: більше документів і погоджень, ніж при прямому продажу.

Замовлення на продаж — це зобов'язання. Видаткова накладна оновлює запаси. Рахунок-фактура та введення платежу впливають на головну книгу. Якщо видаткову накладну чи рахунок-фактуру створено напряму, вони не оновлять відсоток відвантаження чи виставлення рахунків у замовленні на продаж, якщо їх правильно з ним не пов'язати.

Прямий рахунок-фактура з оновленням запасів

Найкраще підходить для: роздрібних кас, невеликих шоурумів, відділів продажу запчастин і простих продажів «сплатив і забрав», коли товар передається одразу.

Створіть Рахунок-фактуру (продаж) і ввімкніть Оновити запас. Той самий документ зменшує запаси й виставляє рахунок клієнту.

• Налаштування: складська номенклатура, склад відвантаження, ціни, податки, рахунки запасів і доходів, а також дозвіл у Налаштуваннях продаж виставляти рахунки без замовлення на продаж чи видаткової накладної.
• Необов'язково: комерційну пропозицію, замовлення на продаж і видаткову накладну зазвичай пропускають.
• Перевага: найшвидший процес продажу зі складу — один документ і для відвантаження, і для рахунку.
• Компроміс: немає зобов'язання за замовленням, резервування, черги очікуваних відвантажень і відсотка виконання.

Проведений рахунок-фактура впливає і на картку складського обліку, і на головну книгу. Оскільки його створено напряму, користувачі мають перевірити в самому рахунку склад, наявні запаси, ціни, податки, адресу та умови оплати. Повний процес виставлення рахунків описано в розділі Рахунок-фактура (продаж).

Продаж послуг без відвантаження

Найкраще підходить для: консалтингових фірм, агенцій, компаній-розробників ПЗ, сервісних і навчальних компаній, а також проєктних команд.

Використовуйте нескладську номенклатуру послуг. Замовлення на продаж фіксує погоджений обсяг і вартість, а рахунок-фактура виставляє рахунок клієнту без складського відвантаження.

• Налаштування: вимкніть Відстежувати наявність для номенклатури послуг, налаштуйте рахунки доходів і дебіторської заборгованості, додайте проєкти або табелі робочого часу, якщо роботи обліковуються за етапами чи часом. Використовуйте Пропустити видаткову накладну, коли замовлення на продаж має завершуватися через виставлення рахунку.
• Необов'язково: комерційну пропозицію та замовлення на продаж можна пропустити для простих регулярних робіт або робіт, за які рахунок виставляється одразу. Видаткова накладна зазвичай не потрібна.
• Перевага: облік обсягу, етапів і часткового виставлення рахунків без зайвих складських операцій.
• Компроміс: прямий рахунок-фактура дає менше видимості щодо погодженого обсягу й залишку, за який ще треба виставити рахунок.

Замовлення на продаж — це зобов'язання. Рахунок-фактура та введення платежу впливають на головну книгу, але записи в картці складського обліку не створюються. Якщо рахунок-фактуру створено напряму, пов'яжіть його з відповідним проєктом, коли важлива звітність за проєктами. Див. ERPNext для сервісних організацій і Замовлення на продаж для технічного обслуговування.

Продаж із прямою доставкою від постачальника

Найкраще підходить для: інтернет-продавців, торгових компаній, дистриб'юторів, у яких відвантажує безпосередньо постачальник, і компаній, що продають великогабаритні товари або товари під замовлення, які вони не зберігають.

Замовлення на продаж фіксує зобов'язання перед клієнтом. Пов'язане замовлення на купівлю доручає постачальнику доставити товар безпосередньо клієнту. Рахунки-фактури клієнту та від постачальника відображають дві фінансові сторони операції.

• Налаштування: клієнт, постачальник, номенклатура, адреса доставки, ціни купівлі та продажу, податки й рахунки. У рядку позиції замовлення на продаж увімкніть Постачальник доставляє клієнту та виберіть постачальника.
• Необов'язково: комерційна пропозиція необов'язкова. Видаткову та прибуткову накладні зазвичай не створюють, бо товар ніколи не надходить на ваш склад.
• Перевага: ширший асортимент без утримання запасів і власної доставки.
• Компроміс: менше контролю над строками й якістю доставки та більша залежність від правильних даних постачальника й доставки.

Замовлення на продаж і замовлення на купівлю — це зобов'язання. Рахунок-фактура (продаж) і рахунок-фактура на покупку впливають на головну книгу. Правильно налаштований рядок із прямою доставкою не впливає на картку складського обліку. Створюйте замовлення на купівлю із замовлення на продаж, щоб ERPNext переніс адресу клієнта й посилання на документ-підставу. Див. Пряма доставка, Пряма доставка із замовлення на продаж і Пряма доставка між дочірніми організаціями.

Якщо створювати наступний документ на підставі попереднього, у нього переносяться відповідні значення й оновлюється прогрес виконання. Створювати документ напряму теж можна — для коротшого процесу, але тоді він започатковує окремий ланцюжок операцій, якщо не пов'язати його з правильним документом-підставою.

Робочий простір «Продаж»

На головному екрані ERPNext відкрийте Продаж. Робочий простір містить ярлики до поширених документів, довідників, налаштувань і звітів. Також тут відображаються показники продажів: кількість замовлень, загальна сума продажів і середня вартість замовлення.

Основні ярлики вгорі допомагають швидко відкрити комерційні пропозиції, замовлення на продаж і рахунки-фактури. Розгорніть розділи робочого простору, щоб дістатися до інструментів ціноутворення, налаштувань і звітів.

Що можна вести в модулі «Продаж»

Клієнти та відносини з ними

Ведіть назви клієнтів, контактні дані, адреси, податкову інформацію, умови оплати та облікові значення за замовчуванням. Групи клієнтів і Території допомагають сегментувати клієнтів для звітності та комерційної політики. Кредитні ліміти можуть забороняти операції, які перевищують погоджену суму заборгованості, або попереджати про них.

Комерційні пропозиції

Готуйте пропозиції для лідів або клієнтів, додавайте товари чи послуги, застосовуйте податки та знижки, фіксуйте строк дії й умови. Проведену комерційну пропозицію можна перетворити на замовлення на продаж без повторного введення рядків. Для відстеження відкритих пропозицій використовуйте їхній статус і звіти.

Замовлення на продаж

Замовлення на продаж фіксує номенклатуру, кількості, дати доставки, ціни та умови, прийняті клієнтом. Воно стає центральним документом для виконання й виставлення рахунків. З одного замовлення можна створити кілька видаткових накладних і рахунків-фактур, відвантажити окремі рядки або закрити невідвантажений залишок, якщо клієнту він більше не потрібен.

Рахунки-фактури та дебіторська заборгованість

Рахунки-фактури (продаж) проводять у рахунках доходи, податки й дебіторську заборгованість клієнта. Залежно від вашого процесу рахунок-фактуру можна створити із замовлення на продаж або з видаткової накладної. Далі фінансова служба розносить надходження, оформлює кредит-ноти на повернення та стежить за непогашеними залишками.

Ціноутворення, акції та лояльність

Використовуйте Цінове правило, щоб застосовувати знижки, спеціальні ціни, націнки або товарні знижки за виконання визначених умов. Рекламні схеми допомагають вести пропозиції з кількома ціновими чи товарними порогами. Купонні коди та Програма лояльності підтримують акції для клієнтів і повторні покупки.

Результативність відділу продажів

Призначайте документам продавця або торгового партнера й розподіляйте відсотки внеску, якщо в продажу брали участь кілька людей. Цілі можна встановлювати за групою номенклатури, територією чи періодом, а звіти порівнюють фактичні продажі з цими цілями.

Звіти та аналітика

Робочий простір містить звіти про динаміку продажів, аналіз замовлень, залучення клієнтів, неактивних клієнтів, історію за номенклатурою, відхилення від цілей і комісії партнерів. Почніть зі Звітів з продажів, а потім виберіть звіт, що відповідає на ваше запитання.

Корисні практики

• Створюйте пов'язані документи на підставі попередніх, а не з нуля. Так зберігаються зв'язки й скорочується введення даних.
• Встановіть зрозумілі правила найменування та відповідальності для записів клієнтів, адрес і контактів.
• Визначте, хто може змінювати ціни, знижки, кредитні ліміти та проведені документи.
• Регулярно переглядайте звіти про очікувані відвантаження, очікуване виставлення рахунків і непогашену дебіторську заборгованість.
• Перш ніж використовувати цінові та податкові правила в роботі, перевірте їх на типових замовленнях.

Поширені запитання

Чи потрібно створювати кожен документ циклу продажу?

ERPNext підтримує коротші процеси. Наприклад, сервісна компанія може створити замовлення на продаж, а потім рахунок-фактуру, тоді як для роздрібного продажу достатньо лише рахунку-фактури з оновленням запасів.

Чи можна продавати новому потенційному клієнту, не створюючи картку клієнта?

Ви можете створити комерційну пропозицію для ліда. Клієнта створюйте тоді, коли потенційний клієнт готовий зробити замовлення.

Чи можна відвантажити замовлення на продаж або виставити за ним рахунок частинами?

Так. Створюйте кілька видаткових накладних або рахунків-фактур на кількості, виконані на кожному етапі. ERPNext відстежує залишок і оновлює відсотки виконання замовлення.

Де налаштовувати знижки?

Разову знижку вводьте безпосередньо в документі. Цінові правила або рекламні схеми використовуйте тоді, коли знижку треба застосовувати послідовно за визначених умов.

Як дізнатися, які замовлення ще потребують дій?

Використовуйте статуси замовлень на продаж і звіти про очікувані відвантаження та очікуване виставлення рахунків. Відсотки відвантаження й виставлення рахунків також показують прогрес за кожним замовленням.

Переклад сторінки «Introduction to Selling Module» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.