Платіжне доручення об'єднує платежі постачальникам у контрольований платіжний пакет. Воно показує фінансовій службі, які платежі відібрано й затверджено, але проведення Платіжного доручення саме по собі не переказує гроші через банк.
У поточній версії ERPNext Платіжне доручення може підтягувати або ініційовані Запити на оплату постачальникам, або проведені Введення платежу постачальникам зі статусом платіжного доручення Ініційовано. Отже, Запит на оплату постачальнику корисний, але не обов'язковий для створення Платіжного доручення.
Використовуйте його, коли:
- ви оплачуєте багатьох постачальників разом, наприклад у щотижневому платіжному циклі;
- рішення про те, що оплачувати, ухвалює керівник із закупівель або підрозділу;
- затверджені платежі виконує бухгалтер або працівник казначейства;
- перед відображенням платежів потрібна задокументована передача після затвердження;
- ви хочете сформувати кілька Введень платежу разом.
Малому бізнесу, який оплачує по одному рахунку-фактурі постачальника за раз, Платіжне доручення зазвичай не потрібне. Створюйте Введення платежу безпосередньо з Рахунку-фактури на покупку. Платіжне доручення стає корисним, коли кілька платежів потрібно відібрати, перевірити, згрупувати й передати іншій людині чи системі для виконання.
Перед початком
Перевірте організацію, валюту, рахунок дебіторської чи кредиторської заборгованості та рахунок банку або каси. Використовуйте проведені вихідні документи й тримайте під рукою банківські реквізити платежу або повідомлення про платіж.
Створення Платіжного доручення
- Створіть Платіжне доручення для потрібної організації.
- Виберіть банківський рахунок організації, з якого буде сплачено пакет.
- У полі Отримати платежі з виберіть Запит на оплату або Введення платежу.
- Відфільтруйте й виберіть затверджені документи постачальників.
- У кожному рядку перевірте постачальника, пов'язаний документ, суму, спосіб оплати та банківський рахунок одержувача.
- Перевірте загальну суму пакета й проведіть Платіжне доручення відповідно до вашого порядку затвердження.
- Виконайте дію, передбачену для вибраного типу платіжного доручення, а потім перевірте створені бухгалтерські документи та обробку в банку.
Важливі поля та їх значення
| Поле | За що відповідає |
|---|---|
| Організація | Юридична особа, яка здійснює платіж. |
| Тип платіжного доручення | Показує, з чого сформовано пакет: із запитів на оплату чи з Введень платежу. |
| Банківський рахунок організації | Рахунок, з якого буде сплачено пакет. |
| Посилання | Запити на оплату постачальникам або Введення платежу, включені в пакет. |
| Банківський рахунок постачальника | Рахунок одержувача для кожного рядка. |
| Сума | Затверджена сума до сплати за документом. |
Що відбувається після проведення
ERPNext позначає включені вихідні записи статусом Включено в платіжне доручення (Payment Ordered). Якщо Платіжне доручення створено із запитів на оплату, поточна версія ERPNext пропонує дію для створення відповідних Записів журналу. Якщо його створено з Введень платежу, ці проведені документи вже містять бухгалтерські проводки, а Платіжне доручення лише фіксує, що їх включено в платіжний пакет.
Платіжне доручення не підтверджує, що банк переказав гроші. Виконайте завантаження в банк, інтеграцію або ручний переказ — як це заведено у вашій організації, — а потім за допомогою Звірки з банком зіставте бухгалтерські записи з банківською випискою.
Усунення проблем
Рахунок-фактура або запит постачальника недоступні для вибору
Переконайтеся, що вихідний документ проведено, затверджено, не оплачено і що він належить організації, вказаній у Платіжному дорученні. Перевірте тип платіжного доручення та чи не включено цей документ уже в інший активний пакет.
Немає банківського рахунку постачальника
Створіть і перевірте Банківський рахунок постачальника, пов'язавши його з правильним контрагентом, і вкажіть ім'я одержувача та потрібні банківські реквізити. Якщо наявний рядок не оновився, знову відкрийте Платіжне доручення й повторно підтягніть документ.
Банк відхиляє експортований або переданий пакет
Порівняйте вимоги банку до файлу чи API з даними, експортованими з ERPNext. Платіжне доручення впорядковує затверджені документи, але специфічні для банку формати файлів і автоматична передача можуть потребувати інтеграції або доопрацювання. Перш ніж працювати в реальному режимі, перевірте невеликий тестовий пакет.
У дорученні вказано не того постачальника або не ту суму
Виправте чернетку до проведення. Якщо документ уже проведено, скористайтеся підтримуваним порядком скасування або внесення змін і збережіть історію змін. Не створюйте компенсаційних Введень платежу, доки не з'ясуєте, чи банк фактично обробив пакет.
Поширені запитання
Чи оплачує постачальників або формує проводки проведення Платіжного доручення?
Проведення Платіжного доручення не переказує гроші через банк. Якщо його сформовано із запитів на оплату, бухгалтерські записи ще потрібно створити й обробити. Якщо його сформовано з проведених Введень платежу, проводки вже існують, але реальний рух коштів у банку все одно потрібно виконати й звірити.
Чи Платіжне доручення — це те саме, що оплата кількох рахунків-фактур одним Введенням платежу?
Ці документи мають різне призначення. Платіжне доручення може групувати платежі для кількох постачальників і одержувачів. Стандартне Введення платежу належить одному контрагенту й відображає фактичний рух у обліку.
Чи може Платіжне доручення автоматично сформувати файл для завантаження в банк?
Лише якщо ваша версія ERPNext, регіональний застосунок або інтеграція підтримує формат, потрібний банку. Не варто розраховувати, що стандартний документ сформує файл, який прийме будь-який банк.
Чи можна використовувати Платіжне доручення для клієнтів, працівників або акціонерів?
Використовуйте лише ті типи контрагентів і документів, які підтримує поточна форма Платіжного доручення та її перевірки. Типовий сценарій — групування платежів постачальникам. Інші підтримувані джерела спершу перевірте на тестовому сайті.
Як організувати затвердження великих пакетів?
Використовуйте ролі та Робочий процес, щоб підготовку, перевірку й проведення виконували відповідні користувачі. Перш ніж передавати платіж у банк, незалежно перевірте реквізити одержувачів і загальні суми пакетів.
Пов'язані теми
Переклад сторінки «Payment Order» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.