Northstar Retail має рахунок-фактуру від Nova Industries на $1 796 і здійснює окремий платіж на $525. Рух коштів у банку вже відображено, але рахунок-фактура залишатиметься повністю непогашеним, доки ERPNext не знатиме, що платіж стосується саме його. Книга платежів зберігає цей зв'язок між рахунком-фактурою та платежем.
Книга платежів — це спеціалізований регістр для рахунків дебіторської та кредиторської заборгованості. ERPNext використовує її записи, щоб розраховувати непогашені суми за рахунками-фактурами, аванси, розподіл платежів, аналіз давності заборгованості та звірку. Вона не створює другої бухгалтерської проводки і не замінює Головну книгу. Головна книга пояснює дебети й кредити. Книга платежів пояснює, яку саме дебіторську чи кредиторську заборгованість ці суми погашають.
Як працює книга платежів
| Подія | Вплив на книгу платежів |
|---|---|
| Проведено рахунок-фактуру (продаж) | Створюється дебіторська заборгованість клієнта та її початкова непогашена сума. |
| Проведено рахунок-фактуру на покупку | Створюється кредиторська заборгованість перед постачальником та її початкова непогашена сума. |
| Проведено введення платежу з посиланням на рахунок-фактуру | Платіж одразу розподіляється, а непогашена сума цього рахунку-фактури зменшується. |
| Проведено окремий платіж або аванс без прив'язки | Створюється нерозподілена сума контрагента, яку можна зіставити пізніше. |
| Розподілено кредит-ноту або дебет-ноту | Зменшується відповідна дебіторська або кредиторська заборгованість. |
| Платіж звірено або звірку скасовано | Оновлюється зв'язок між рахунком-фактурою і платежем, а сама банківська операція зберігається. |
Як сформувати звіт «Книга платежів»
- Відкрийте Бухгалтерський облік і виберіть Книга платежів.
- Виберіть Nova Industries і потрібний діапазон дат.
- Якщо досліджуєте одного клієнта чи постачальника, виберіть «Тип контрагента» і «Контрагент».
- Щоб відстежити конкретну заборгованість, платіж чи рахунок-фактуру, скористайтеся полями «Рахунок», «Номер документа» або «За документом №».
- Оновіть звіт і дочекайтеся, поки завантажаться всі записи та рядки з непогашеними сумами.
Документ і документ-підстава
| Колонка | Значення |
|---|---|
| Тип документа і Номер документа | Документ, що створив цей запис книги платежів: рахунок-фактура, введення платежу чи запис журналу. |
| Тип документа-підстави і За документом № | Рахунок-фактура чи інший документ, який цей документ погашає. |
| Сума | Сума, яку рядок створив, розподілив, сторнував або залишив непогашеною. |
| Рахунок і Контрагент | Рахунок дебіторської або кредиторської заборгованості та клієнт чи постачальник, чий залишок змінюється. |
| Валюта рахунку | Валюта рахунку контрагента, якщо значення у валюті рахунку включено у звіт. |
Рядок рахунку-фактури спочатку може посилатися сам на себе, бо саме він створює початкову заборгованість. Пізніший рядок введення платежу посилається вже на цей рахунок-фактуру. Звіт показує залишок непогашеної суми після врахування всіх пов'язаних записів.
Звірка платежу на $525 крок за кроком
До звірки рахунок-фактура на $1 796 лишається повністю непогашеним, хоча введення платежу на $525 уже існує. Так стається тому, що платіж провели, не вказавши цей рахунок-фактуру в таблиці «Посилання».
Скористайтеся звіркою платежів, щоб зіставити нерозподілений платіж із рахунком-фактурою. Після звірки непогашена сума рахунку-фактури становить $1 271, а його статус змінюється на «Частково сплачено».
Тепер у введенні платежу є посилання на рахунок-фактуру з розподіленими $525. ERPNext не провела через банк ще $525 — вона лише оновила, який рахунок-фактуру погашає наявний платіж.
Де використовуються дані книги платежів
Звіти «Дебіторська заборгованість» і «Кредиторська заборгованість» використовують посилання з книги платежів, щоб розрахувати непогашені суми та давність заборгованості за кожним рахунком-фактурою. Процес виписки з рахунків бере ці непогашені залишки для підготовки виписок клієнтам. Інструменти звірки використовують цей самий регістр, щоб знаходити придатні нерозподілені записи та оновлювати їхні посилання.
Книга платежів і Головна книга
| Питання | Що використовувати |
|---|---|
| Які рахунки дебетовано й кредитовано? | Головна книга |
| Чому цей рахунок-фактура досі непогашений? | Книга платежів |
| Чи змінився залишок на банківському рахунку? | Головна книга та введення платежу, з якого все почалося |
| На який рахунок-фактуру надійшов платіж? | Книга платежів і таблиця «Посилання» у введенні платежу |
| Які рахунки-фактури потребують стягнення чи оплати? | «Дебіторська заборгованість» або «Кредиторська заборгованість» |
Вирішення проблем
Рахунок-фактура не відображається
Переконайтеся, що рахунок-фактуру проведено і він проводиться на рахунок із типом «Дебіторська заборгованість» або «Кредиторська заборгованість». Перевірте фільтри за організацією, контрагентом, датами та рахунком. Чернетки рахунків-фактур ще не створили записів у книзі платежів.
Платіж є, але рахунок-фактура досі непогашений
Введення платежу може бути нерозподіленим, розподіленим на інший рахунок-фактуру або проведеним на іншого контрагента чи рахунок. Перегляньте його таблицю «Посилання», а якщо під час введення платежу не було вибрано потрібний рахунок-фактуру, скористайтеся звіркою платежів.
Непогашена сума неочікувано змінилася
Перегляньте введення платежу, кредит-ноти, дебет-ноти, записи журналу, операції звірки та скасування, пов'язані з рахунком-фактурою. Порівняйте «Номер документа» і «За документом №», щоб побачити, який запис змінив залишок.
Книга платежів і Головна книга виглядають по-різному
Ці звіти відповідають на різні питання. Порівнюйте за однакових організації, дат, рахунку, контрагента, документа й валюти. Значення в Головній книзі — це бухгалтерські проводки, а в книзі платежів — непогашені суми та їх розподіл.
Часті запитання
Чи створює звірка ще один банківський запис?
Звірка зазвичай лише змінює посилання на рахунок-фактуру в наявному платежі. Рух коштів у банку вже відобразило проведене введення платежу.
Чи можна розподілити платіж на кілька рахунків-фактур?
Введення платежу може розподілити свою суму між кількома придатними рахунками-фактурами одного контрагента за тим самим рахунком. Кожна частина зменшує непогашену суму свого рахунку-фактури.
Чи можна редагувати рядки книги платежів безпосередньо?
ERPNext формує ці рядки з проведених документів-джерел і передбачених дій звірки. Виправляйте документ-джерело або користуйтеся звіркою та скасуванням звірки, а не редагуйте рядок книги.
Чи включає звіт звичайні рахунки без контрагентів?
Книга платежів охоплює рахунки з типом «Дебіторська заборгованість» або «Кредиторська заборгованість» і пов'язаних із ними контрагентів. Для інших типів рахунків використовуйте Головну книгу.
Пов'язані теми
- Введення платежу
- Звірка платежів
- Головна книга
- Дебіторська заборгованість
- Кредиторська заборгованість
- Кредит-нота
Переклад сторінки «Payment Ledger» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.