Вступ до бухгалтерського обліку

Бухгалтерський облік в ERPNext перетворює щоденну діяльність підприємства на достовірний фінансовий облік. Продаж, закупівля, рух запасів, витрата чи платіж починаються як операційний документ і після проведення стають збалансованими записами в регістрах обліку.

У Nova Industries — виробника й дистриб'ютора електроніки — фінансова служба має відповідати на прості запитання: чи вчасно платять клієнти? Скільки ми винні постачальникам? Чи прибутковий бізнес і чи збігається залишок на банківському рахунку з обліком? ERPNext пов'язує ці запитання з операціями, з яких виникла кожна сума.

Цей посібник знайомить із можливостями обліку, пояснює, як операції потрапляють до регістрів, і показує, який порядок роботи підходить різним видам бізнесу. Можна почати з базових циклів продажу та закупівлі, а потім, у міру потреби, переходити до звірки, податків, вимірів обліку, бюджетів і фінансової звітності.

Модель обліку

Кожна Організація має базову валюту, фінансовий рік, рахунки за замовчуванням і власний План рахунків. План групує рахунки за розділами «Активи», «Зобов'язання», «Власний капітал», «Дохід» і «Витрати». Проводки робляться на рахунки нижнього рівня (субрахунки), а групові рахунки впорядковують їх для звітності.

ERPNext використовує подвійний запис. Кожна бухгалтерська операція має однакові суми за дебетом і кредитом, тому облік завжди збалансований. Зазвичай ці записи вручну не створюють: під час проведення документа вони формуються автоматично зі значень документа та налаштувань обліку.

Коли потрібно простежити походження якоїсь суми, особливо корисні три види записів:

Якщо увімкнено облік запасів, складські операції також створюють записи картки складського обліку. Тому кількість і вартість запасів можна відстежити окремо від Головної книги, але у зв'язку з нею. Приклади проводок див. у статті Як операції впливають на регістри обліку.

Що охоплює модуль «Бухгалтерський облік»

Облік організації та структура рахунків

ERPNext веде окремий облік для кожної Організації. Можна використати стандартний план рахунків для обраної країни, відредагувати його або під час впровадження скористатися Імпортером плану рахунків.

Налаштування Організації за замовчуванням визначають типові рахунки для проводок: дебіторської та кредиторської заборгованості, доходів, витрат, округлення, курсових різниць і нерозподіленого прибутку. У Налаштуваннях рахунків зібрано параметри, що діють для всіх операцій, зокрема дати заморожування та правила редагування бухгалтерських записів.

Фінансові книги використовуйте, коли одній організації потрібні паралельні підходи до амортизації активів або до звітності. Кілька організацій і консолідовані звіти доречні, коли юридичні особи мають вести незалежний облік, а керівництву потрібна зведена картина.

Продажі, закупівлі та заборгованість

Рахунок-фактура (продаж) фіксує дохід, податок і суму, яку винен Клієнт. Рахунок-фактура на покупку фіксує витрати або вартість активу, податок і суму, яку ви винні Постачальнику. Кредит-ноти й дебет-ноти сторнують або зменшують вплив рахунків-фактур, зберігаючи аудиторський слід.

ERPNext відстежує дебіторську та кредиторську заборгованість у розрізі контрагентів, рахунків-фактур, строків оплати й умов оплати. Звіти «Дебіторська заборгованість» і «Кредиторська заборгованість» дають аналіз за строками виникнення та непогашеними сумами. Умови оплати дозволяють розбити один рахунок-фактуру на кілька платежів за графіком.

Для роботи зі стягненням заборгованості «Запити на оплату» дають змогу надіслати Клієнту запит або посилання на оплату. «Нагадування про сплату» допомагають працювати з простроченою дебіторською заборгованістю. Оплати постачальникам можна впорядкувати через «Платіжні доручення», якщо потрібен такий порядок погодження.

Платежі, аванси та звірка

Введення платежу фіксує отримані гроші, сплачені гроші або внутрішнє переміщення між касою та банківськими рахунками. Один платіж можна розподілити на кілька рахунків-фактур, прийняти часткову оплату, зарахувати аванс за замовленням або залишити надлишок як нерозподілений кредит.

Звірка платежів зіставляє наявні нерозподілені платежі, аванси, кредит-ноти й записи журналу з рахунками-фактурами. Вона змінює розподіл і суми заборгованості, не створюючи повторного руху грошей.

Для банківських операцій ERPNext зберігає банківські рахунки та банківські операції, імпортує дані виписок і надає інструмент Звірка з банком. Під час звірки рядки виписки зіставляються з документами, за потреби створюються відсутні платежі та фіксуються дати клірингу.

Податки та регіональні вимоги

Податкові шаблони додають до операцій податки на продаж і закупівлю. Податкові категорії та податкові правила можуть обирати потрібний шаблон залежно від контрагента, адреси, Номенклатури чи операції. Шаблони податку на номенклатуру дозволяють задати окремі ставки для певних товарів. Утримання податку підтримує відрахування під час оплати відповідним Постачальникам.

Податкові звіти та вимоги законодавства залежать від країни. ERPNext дає облікову основу, а регіональні функції можуть надходити з налаштувань обраної країни або з застосунку локалізації. Завершіть налаштування податків, перш ніж проводити реальні рахунки-фактури.

Запаси та собівартість реалізованих товарів

За безперервного обліку запасів надходження й відпуск запасів впливають і на Картку складського обліку, і на Головну книгу. Прибуткові накладні можуть переносити вартість на рахунок «Отримані товари, на які не виставлені рахунки». Видаткові накладні зменшують запаси й визнають собівартість реалізованих товарів. Документи «Рух ТМЦ» фіксують переміщення, виробництво, перепакування та коригування.

Рахунок-фактура (продаж) або Рахунок-фактура на покупку також можуть оновлювати запаси, якщо увімкнено опцію Оновити запас. Це скорочує порядок роботи, але поєднує виставлення рахунку й рух запасів в одному документі. Обирайте порядок роботи свідомо — до того, як користувачі почнуть проводити операції.

Активи, витрати та відстрочений облік

Модуль «Активи» інтегрований з обліком для капіталізації, амортизації, переміщень, вибуття та коригування вартості. Графіки амортизації можуть формувати проводки автоматично.

Заяви про відшкодування витрат фіксують витрати працівників і зобов'язання перед ними. Налаштування відстроченого доходу та відстрочених витрат розподіляють відповідні суми рахунків-фактур на майбутні облікові періоди, замість того щоб визнавати всю суму на дату рахунку-фактури.

Підписки та регулярні документи дозволяють автоматизувати періодичне виставлення рахунків. Проєкти й табелі робочого часу підтримують виставлення рахунків за послуги, збір витрат і аналіз прибутковості.

Контроль витрат і управлінська звітність

Центри витрат показують, до якого підрозділу належать доходи й витрати. Проєкти відстежують доходи й витрати за конкретними роботами. Налаштовувані Виміри обліку додають розрізи звітності — філію, відділ, канал збуту чи бізнес-напрям — без розширення Плану рахунків.

Бюджети можна задавати за рахунком, центром витрат, проєктом або виміром обліку. ERPNext може попереджати користувачів або зупиняти їх, якщо відповідний річний чи місячний бюджет перевищено. Звіти про розбіжності бюджету порівнюють планові й фактичні значення.

Валюти та міжфірмовий облік

Організації, контрагенти, банківські рахунки й рахунки обліку можуть мати різні валюти. ERPNext зберігає суми у валюті операції та у валюті організації, застосовує валютні курси й під час розрахунків відображає реалізовані курсові різниці. «Переоцінка валютного курсу» перераховує відповідні відкриті залишки в іноземній валюті на звітну дату.

Міжфірмові записи журналу та пов'язані між собою рахунки-фактури на продаж і на покупку допомагають відображати операції між юридичними особами. При цьому кожна організація отримує власні збалансовані записи.

Закриття періоду, контроль і аудит

Запис журналу використовують для коригувань — нарахувань, резервів, переміщень, списань і виправлень, — для яких немає спеціалізованого документа.

Наприкінці періоду бухгалтери перевіряють звірки, амортизацію, оцінку запасів, податки та коригувальні записи. Документ на закриття періоду переносить прибуток або збиток за період на обраний рахунок закриття. Період обліку може забороняти проведення, внесення змін чи скасування вибраних видів операцій у закритому періоді. Ще один спосіб обмежити облік заднім числом — дати заморожування.

Проведені документи зберігають аудиторський слід. Замість редагування остаточної операції на місці користувачі скасовують її та вносять зміни, якщо це дозволяють права доступу й обмеження періоду. Відповідно до принципу незмінних регістрів ERPNext під час скасування створює сторнувальні записи, а не видаляє початкову історію проводок.

Звіти та фінансова звітність

Робочий простір Бухгалтерські звіти містить:

• Головну книгу та Оборотно-сальдову відомість для перевірки на рівні рахунків
• Баланс, Звіт по прибутках і збитках та Рух грошових коштів
• Дебіторську та Кредиторську заборгованість з аналізом за строками
• Реєстри продажів і закупівель
• Звіти зі звірки з банком і платежів
• Звіти з податків, бюджетів, центрів витрат, проєктів і вимірів обліку
• Консолідовані звіти та відображення в кількох валютах, де це підтримується

Звіти беруть дані з проведених записів. Документ-чернетка на облік не впливає, а скасування проведеної операції сторнує її вплив на облік.

Як практично опанувати модуль

Почніть зі статті Що таке дебет і кредит, а потім пройдіть один повний бізнес-цикл. Створіть рахунок-фактуру, проведіть його, відкрийте його Головну книгу, зафіксуйте оплату та перегляньте Головну книгу і звіт «Дебіторська заборгованість» чи «Кредиторська заборгованість».

Перед запуском у роботу:

1. Остаточно визначте Організації, фінансові роки, валюту та План рахунків.
2. Налаштуйте рахунки за замовчуванням, податки, умови оплати, центри витрат і виміри обліку.
3. Вирішіть, за яким порядком користувачі вестимуть продажі, закупівлі, складський облік і послуги.
4. Імпортуйте початкові залишки та непогашені рахунки-фактури відповідними інструментами перенесення даних.
5. Перевірте типові операції та звірте їхній вплив на регістри обліку.
6. Налаштуйте ролі, погодження, дати заморожування й відповідальність за закриття періодів.

Щоб обрати початковий порядок роботи, див. Порядок обліку для різних видів бізнесу.

Пов'язані теми

• План рахунків
• Як операції впливають на регістри обліку
• Що таке дебет і кредит
• Бухгалтерські звіти
• Відкриття та закриття
• Порядок обліку для різних видів бізнесу

Переклад сторінки «Accounting Introduction» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.