Підготовка й зіставлення даних зі старої облікової системи
Дані, вивантажені зі старої облікової системи, рідко точно відповідають ERPNext. Підготовка й зіставлення означають очищення цього вивантаження та переведення його клієнтів, постачальників, рахунків, податкових кодів, валют та ідентифікаторів у значення, які ERPNext може безпечно імпортувати.
У Nova Industries може бути три варіанти написання одного клієнта, неактивні рахунки обліку, дати в різних форматах і податкові позначки, яких немає в новому плані рахунків. Якщо усунути ці розбіжності до імпорту, ви уникнете дублікатів, а перевірка стане набагато простішою, ніж виправлення вже проведених записів.
На цій сторінці показано, як проаналізувати вихідні дані, скласти книгу зіставлення, прибрати зайву історію, уніфікувати значення й підготувати файли імпорту, які можна тестувати багато разів.
Зафіксуйте вихідне вивантаження
Створіть теку міграції з датою й зберігайте в ній:
- оригінальні невідредаговані вивантаження;
- очищені робочі файли;
- затверджені файли імпорту;
- результати імпорту з ERPNext;
- файли звірки;
- докази затвердження.
Ніколи не перезаписуйте оригінальне вивантаження. Фіксуйте вихідну систему, назву звіту, фільтри, організацію, валюту, період, час вивантаження й відповідальну особу.
Очистьте вихідні записи
Уніфікуйте:
- назви, регістр літер і пробіли;
- формат дат —
YYYY-MM-DD; - десятковий роздільник і роздільник тисяч;
- коди валют;
- податкові ідентифікатори;
- коди країн, регіонів і поштові індекси;
- одиниці виміру;
- порожні й нульові значення;
- знаки дебету й кредиту.
Видаляйте дублікати контрагентів лише після того, як вирішите, який запис залишається і як об'єднуються залишки.
Складіть таблиці зіставлення
Створіть затверджене зіставлення «старе — нове» для кожного контрольованого поля.
| Старе значення | Значення в ERPNext | Дія |
|---|---|---|
| Sales - Devices | Product Sales - NET | Зіставити |
| Admin East | Corporate Sales - NET | Зіставити |
| Cust-00482 | Northstar Retail | Об'єднати й зіставити |
| WH-A | Main Warehouse - NET | Зіставити |
| USD | USD | Залишити |
Не використовуйте формули в таблицях, які мовчки повертають порожнє значення, коли зіставлення бракує. Додайте колонку перевірки, яка позначає кожне незіставлене значення як помилку.
Зіставте план рахунків
Для кожного старого рахунку зафіксуйте:
- рахунок в ERPNext;
- батьківську групу;
- кореневий тип;
- група чи субрахунок;
- тип рахунку;
- валюту рахунку;
- чи це контрольний рахунок;
- спосіб імпорту вхідного залишку;
- чи буде рахунок вимкнено після міграції.
Зіставляйте закриті рахунки з відповідним активним рахунком лише за погодженням фінансового відділу. Залишайте окремі рахунки податків, банку, дебіторської й кредиторської заборгованості, запасів, основних засобів, амортизації та власного капіталу, якщо цього вимагає звітність.
Підготуйте неоплачені рахунки-фактури
Один рядок на кожен відкритий рахунок-фактуру чи кредит-ноту з такими даними:
- контрагент;
- номер рахунку-фактури;
- дата проведення;
- строк оплати;
- валюта рахунку-фактури;
- курс валюти;
- початкова сума;
- сума заборгованості;
- рахунок дебіторської чи кредиторської заборгованості;
- центр витрат, якщо потрібен;
- посилання на документ у старій системі.
Не імпортуйте оплачені рахунки-фактури через інструмент створення початкових рахунків-фактур.
Підготуйте вхідну оборотно-сальдову відомість
Почніть з остаточної оборотно-сальдової відомості після всіх коригувань у старій системі. Додайте колонки для:
- старого рахунку й залишку;
- рахунку в ERPNext;
- дебету;
- кредиту;
- способу імпорту;
- посилання на документ;
- імпортованої суми;
- різниці;
- примітки перевіряльника.
Віднесіть кожен рядок до однієї з категорій: Рахунок-фактура, Платіж/Аванс, Банк/Каса, Запаси, Актив або Залишковий запис журналу. Кожен вихідний залишок має потрапити лише в одну категорію.
Підготуйте запаси й активи
Для запасів вкажіть номенклатуру, склад, кількість, собівартість і загальну вартість. Звіряйте кількість і вартість окремо.
Для активів вкажіть категорію активу, найменування активу, дату закупівлі, дату введення в експлуатацію, первісну вартість, накопичену амортизацію, залишкову вартість, строк корисного використання, кількість періодів, що лишилися, розташування, відповідальну особу й фінансову книгу.
Виконайте перевірки перед імпортом
- кожен потрібний батьківський запис існує;
- кожне пов'язане значення використовує точну назву з ERPNext;
- дати потрапляють у чинний фінансовий рік;
- дебет дорівнює кредиту;
- підсумки неоплачених рахунків-фактур збігаються зі звітом про старіння заборгованості;
- кількість, помножена на собівартість, дає загальну вартість запасів;
- первісна вартість активу мінус накопичена амортизація дорівнює залишковій вартості;
- жоден рахунок не віднесено до двох способів імпорту;
- підсумки в іноземній валюті збігаються в обох валютах.
Пов'язані теми
Переклад сторінки «Prepare and Map Legacy Accounting Data» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.