Документ додаткових витрат

Додаткові витрати на доставку (landed cost) — це підсумкова повна вартість товару з урахуванням усього, що потрібно, щоб він дійшов до покупця.

До неї входять початкова вартість номенклатури, усі витрати на перевезення, мито, податки, страхування, комісії за конвертацію валют тощо. Не кожне постачання містить усі ці складові, але ті, що стосуються конкретного постачання, слід враховувати у вартості з доставкою.

Що таке вартість із доставкою?

Щоб краще це зрозуміти, візьмімо приклад із повсякденного життя. Вам потрібна нова пральна машина. Перш ніж купувати, ви, мабуть, шукаєте найкращу ціну. Часто вигідніша пропозиція знаходиться в магазині далеко від дому. Але, купуючи там, слід урахувати й вартість доставки. Загальна вартість із доставкою може виявитися вищою за ціну в магазині поруч. Тоді ви купите в найближчому магазині, бо вартість товару з доставкою там нижча.

Так само і в бізнесі: визначити вартість номенклатури з доставкою дуже важливо, адже від неї залежить ціна продажу і прибутковість компанії. Тому всі відповідні додаткові витрати на доставку слід включати в собівартість номенклатури.

За даними дослідження сторонньої логістики (Third-Party Logistics Study), лише 45% респондентів активно враховують додаткові витрати на доставку. Основні причини, чому їх не враховують: брак потрібних даних (49%), відсутність належних інструментів (48%), брак часу (31%) і невпевненість у тому, як їх застосовувати (27%).

Щоб відкрити список документів додаткових витрат, перейдіть: > Головна > Запаси > Інструменти > Документ додаткових витрат

1. Що потрібно підготувати

Перш ніж створювати й використовувати документ додаткових витрат, радимо спочатку створити:

• Прибуткову накладну або рахунок-фактуру на покупку з увімкненим параметром «Оновити запас». Це ваше початкове оприбуткування товару.
• Рахунок-фактуру на покупку для додаткових витрат (наприклад, перевезення, страхування тощо).

Потім за допомогою документа додаткових витрат ми зменшимо витрати, відображені другим рахунком-фактурою на покупку, і збільшимо вартість запасів.

2. Як створити документ додаткових витрат

1. Відкрийте список документів додаткових витрат і натисніть «Створити».
2. У полі «Тип документа надходження» виберіть рахунок-фактуру на покупку чи прибуткову накладну. Можна вибрати кілька документів.
3. Виберіть конкретний рахунок-фактуру чи прибуткову накладну. Назва постачальника й загальна сума підтягнуться автоматично.
4. Натисніть кнопку «Отримати позиції з прибуткових накладних», щоб підтягнути дані про номенклатуру з рахунку-фактури на покупку / прибуткової накладної.
5. У полі «Розподілити плату на основі» виберіть розподіл за кількістю або за сумою.
6. У таблиці «Податки та збори» вкажіть рахунок витрат і суму додаткових витрат. Сума розподілиться пропорційно кількості чи сумі — залежно від вашого вибору.
7. Збережіть і проведіть документ.

У документі можна вибрати кілька прибуткових накладних / рахунків-фактур і підтягнути всю номенклатуру з них. Потім додайте відповідні витрати в таблицю «Податки та збори». Якщо додані витрати не стосуються якоїсь позиції, її легко видалити.

Додані витрати розподіляються між усіма позиціями пропорційно їхній сумі чи кількості. Якщо вибрано розподіл за сумою, найбільша частка витрат припаде на позицію з найбільшою сумою. Якщо за кількістю — найбільше витрат отримає позиція з найбільшою кількістю, а решта позицій — менше. Це показано на знімку екрана нижче:

3. Пов'язані дії

3.1 Додавання додаткових витрат безпосередньо в прибуткову накладну

У ERPNext витрати, що входять у вартість із доставкою, можна додати в таблицю «Податки та збори» прямо під час створення прибуткової накладної. Для таких витрат у полі «Враховувати податок або збір для» виберіть «Оцінка та підсумок» або «Оцінка». Витрати, що сплачуються тому самому постачальнику, у якого ви купуєте номенклатуру, слід позначати як «Оцінка та підсумок». Якщо ж витрати сплачуються третій стороні, позначайте їх як «Оцінка». Під час проведення прибуткової накладної система обчислить вартість із доставкою для всієї номенклатури з урахуванням цих витрат. Ця вартість використовуватиметься для розрахунку собівартості номенклатури (за методом ФІФО або середньозваженої собівартості).

Але на практиці під час оформлення прибуткової накладної ми можемо ще не знати всіх витрат, що входять у вартість із доставкою. Перевізник може надіслати рахунок через місяць, і немає сенсу чекати з оформленням прибуткової накладної до того часу. Компанії, що імпортують продукцію чи комплектувальні, сплачують значні суми мита, і рахунки від митниці зазвичай надходять згодом. У таких випадках стане в пригоді «Документ додаткових витрат»: він дає змогу додати ці витрати пізніше й оновити вартість купленої номенклатури з доставкою.

3.2 Що відбувається під час проведення?

1. Собівартість номенклатури перераховується з урахуванням нової вартості з доставкою.
2. Якщо ви використовуєте «Перманентну інвентаризацію», система сформує проводки в головній книзі, щоб виправити залишок на рахунку запасів. Вона дебетує (збільшує) відповідний «рахунок складу» і кредитує (зменшує) рахунок витрат, вказаний у таблиці «Податки та збори». Якщо номенклатуру вже відвантажено, собівартість реалізованих товарів (COGS) було відображено за старою собівартістю. Тому для всіх подальших вихідних записів відповідної номенклатури проводки в головній книзі перепроводяться, щоб виправити собівартість реалізованих товарів.

3.3 Документ додаткових витрат для руху ТМЦ

Починаючи з версії 16 ERPNext, документ додаткових витрат можна створити за рухом ТМЦ з метою «Виробництво».
Це дає змогу включити додаткові витрати — наприклад, оплату електроенергії чи оренду — у підсумкову собівартість виготовленої продукції.

3.4 Документ додаткових витрат для накладної субпідряду

Починаючи з версії 16 ERPNext, документ додаткових витрат можна створити за позиціями накладної субпідряду, виготовленими субпідрядником.

Це дає змогу включити додаткові витрати — наприклад, витрати на перевезення чи акциз — у підсумкову собівартість продукції, виготовленої субпідрядником.

3.5 Рахунки постачальників

У документі додаткових витрат можна вказати рахунки постачальників, і система стежитиме, щоб додаткові витрати збігалися із загальною сумою цих рахунків. Переконайтеся, що в рахунках постачальників немає складської номенклатури.

4. Пов'язані теми

1. Рейс доставки
2. Прибуткова накладна

Переклад сторінки «Landed Cost Voucher» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.