Nova Industries затвердила фінансову звітність за квітень–червень. Тепер фінансовій службі потрібно, щоб ці цифри не змінювалися, поки триває робота з липневими операціями. Період обліку блокує вибрані типи документів, що проводяться, у межах завершеного діапазону дат. Так запізнілий рахунок-фактура, скасування чи внесення змін не змінять уже перевірені звіти.
Це вибіркове блокування: ви самі обираєте, які типи документів закрити. Воно відрізняється від Документа на закриття періоду, який переносить прибуток або збиток, і від заморожування бухгалтерських записів, яке ширше обмежує проведення за датою.
Перед початком
- Завершіть звірки й затверджені коригування на кінець періоду.
- Узгодьте з фінансовим контролером, які типи документів потрібно заблокувати.
- Створюйте запис лише після того, як минула дата закінчення періоду. ERPNext не дозволяє вказувати дату закінчення в майбутньому.
Створення періоду обліку
- Відкрийте Період обліку й створіть новий запис.
- Введіть зрозумілу назву, дату початку, дату закінчення та організацію.
- Вказуйте Звільнену роль лише тоді, коли ваші правила допускають контрольовані винятки.
- У таблиці Закриті документи додайте типи документів, які потрібно обмежити, і залиште позначку Закрито.
- Збережіть, перевірте й проведіть запис.
Що саме закривати
| Тип документа | Чому його зазвичай закривають |
|---|---|
| Рахунок-фактура (продаж) і рахунок-фактура на покупку | Щоб захистити залишки доходів, витрат, дебіторської та кредиторської заборгованості й податків. |
| Запис журналу | Щоб не допустити незатверджених коригувань заднім числом. |
| Введення платежу | Щоб захистити залишки банку й каси та розподіл дебіторської й кредиторської заборгованості. |
| Рух ТМЦ та інші складські операції | Щоб захистити собівартість запасів і собівартість реалізованих товарів, якщо ведеться облік запасів. |
Що бачать користувачі
Якщо дата вибраного документа потрапляє в закритий діапазон, ERPNext після завершення періоду обліку не дозволяє створювати такий документ, вносити в нього зміни чи скасовувати його. Тип документа, якого немає в списку або в якого знято позначку Закрито, залишається доступним.
Вирішення проблем
Користувачі все ще можуть проводити операції одного з типів
Відкрийте період обліку й перевірте, що потрібний DocType є в таблиці «Закриті документи» з позначкою «Закрито». Також переконайтеся, що дата проведення потрапляє в період, а сам запис проведено.
Не вдається зберегти період
Перевірте, що дата закінчення не в майбутньому, діапазон дат коректний, організацію вказано правильно і в таблиці є хоча б один рядок закритого документа.
Часті запитання
Чи обходить звільнена роль усі обмеження?
Розглядайте винятки як контрольований доступ для фінансової служби й перевіряйте кожен конкретний тип операції. Деякі обмеження закриття періоду навмисно суворі, тож не варто розраховувати, що вони працюють так само, як ширша роль для заморожених рахунків.
Чи варто створювати період обліку на наступний місяць заздалегідь?
Створюйте його після завершення місяця. Якщо потрібно контролювати записи протягом поточного місяця, використовуйте дозволи й дату заморожування рахунків.
Пов'язані теми
Переклад сторінки «Accounting Period» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.