Northstar Retail має рахунок-фактуру на $1 796 від Nova Industries і робить окремий платіж на $525. Рух коштів у банку вже зафіксовано, але рахунок-фактура залишатиметься повністю непогашеним, доки ERPNext не дізнається, що платіж стосується саме його. Зв'язок «рахунок-фактура — платіж» зберігає Книга платежів.
Книга платежів — це спеціальний регістр для рахунків дебіторської та кредиторської заборгованості. За її записами ERPNext розраховує непогашені суми рахунків-фактур, аванси, розподіл платежів, строки заборгованості та звірку. Вона не створює другого бухгалтерського проведення й не замінює Головну книгу. Головна книга показує дебет і кредит. Книга платежів показує, яку саме дебіторську чи кредиторську заборгованість ці суми погашають.
Як працює Книга платежів
| Подія | Вплив на Книгу платежів |
|---|---|
| Проведено рахунок-фактуру (продаж) | Створюється дебіторська заборгованість клієнта з початковою непогашеною сумою. |
| Проведено рахунок-фактуру на покупку | Створюється кредиторська заборгованість перед постачальником з початковою непогашеною сумою. |
| Проведено «Введення платежу» з посиланням на рахунок-фактуру | Платіж одразу розподіляється, а непогашена сума вказаного рахунку-фактури зменшується. |
| Проведено окремий платіж або аванс | Створюється нерозподілена сума контрагента, яку можна зіставити пізніше. |
| Розподілено кредит-ноту або дебет-ноту | Зменшується відповідна дебіторська або кредиторська заборгованість. |
| Платіж звірено або звірку скасовано | Оновлюється зв'язок рахунку-фактури з платежем, а сама банківська операція не змінюється. |
Як сформувати звіт «Книга платежів»
- Відкрийте Бухгалтерський облік і виберіть Книга платежів.
- Виберіть Nova Industries і потрібний період.
- Якщо розбираєтеся з одним клієнтом чи постачальником, виберіть «Тип контрагента» і «Контрагент».
- Щоб простежити конкретну заборгованість, платіж або рахунок-фактуру, скористайтеся фільтрами «Рахунок», «Номер документа» або «За документом №».
- Оновіть звіт і дочекайтеся, доки завантажаться всі записи та рядки з непогашеними сумами.
«Документ» і «За документом»
| Колонка | Значення |
|---|---|
| «Тип документа» і «Номер документа» | Документ, який створив цей запис у Книзі платежів: рахунок-фактура, «Введення платежу» чи «Запис журналу». |
| «Тип документа-підстави» і «За документом №» | Рахунок-фактура або інший документ, який цей документ погашає. |
| Сума | Сума, яку рядок створює, розподіляє, сторнує або залишає непогашеною. |
| «Рахунок» і «Контрагент» | Рахунок дебіторської чи кредиторської заборгованості та клієнт або постачальник, чий баланс змінюється. |
| Валюта рахунку | Валюта рахунку контрагента, якщо до звіту включено суми у валюті рахунку. |
Рядок рахунку-фактури спочатку може посилатися сам на себе, бо саме він створює початкову заборгованість. Пізніший рядок «Введення платежу» посилається на цей рахунок-фактуру. Після цього звіт показує непогашений залишок з урахуванням пов'язаних записів.
Приклад: звірка платежу на $525
До звірки рахунок-фактура на $1 796 залишається повністю непогашеним, хоча «Введення платежу» на $525 уже існує. Так стається тому, що платіж провели, не вказавши цей рахунок-фактуру в таблиці посилань.
Скористайтеся Звіркою платежів, щоб зіставити нерозподілений платіж із рахунком-фактурою. Після звірки непогашена сума рахунку-фактури становить $1 271, а його статус змінюється на «Частково сплачено».
Тепер «Введення платежу» містить посилання на рахунок-фактуру з розподіленою сумою $525. ERPNext не провів через банк ще $525 — він лише зазначив, який рахунок-фактуру погашає наявний платіж.
Де використовуються дані Книги платежів
Звіти «Дебіторська заборгованість» і «Кредиторська заборгованість» за посиланнями з Книги платежів розраховують непогашені суми та строки заборгованості по кожному рахунку-фактурі. Обробка виписки з рахунків використовує ці непогашені залишки для підготовки виписок клієнтам. Інструменти звірки за цим самим регістром знаходять придатні нерозподілені записи й оновлюють їхні посилання.
Книга платежів і Головна книга
| Питання | Де дивитися |
|---|---|
| Які рахунки дебетовано та кредитовано? | Головна книга |
| Чому цей рахунок-фактура досі непогашений? | Книга платежів |
| Чи змінився залишок у банку? | Головна книга та «Введення платежу», яке стало підставою |
| На який рахунок-фактуру зараховано платіж? | Книга платежів і таблиця посилань у «Введенні платежу» |
| Які рахунки-фактури потребують стягнення або оплати? | «Дебіторська заборгованість» або «Кредиторська заборгованість» |
Вирішення проблем
Рахунок-фактура не відображається
Переконайтеся, що рахунок-фактуру проведено і він обліковується на рахунку з типом «Дебіторська заборгованість» або «Кредиторська заборгованість». Перевірте фільтри за організацією, контрагентом, датами та рахунком. Чернетки рахунків-фактур записів у Книзі платежів не створюють.
Платіж є, а рахунок-фактура досі непогашений
«Введення платежу» може бути нерозподіленим, розподіленим на інший рахунок-фактуру або проведеним на іншого контрагента чи інший рахунок. Перегляньте його таблицю посилань, а якщо під час введення платежу не вибрали правильний рахунок-фактуру, скористайтеся «Звіркою платежів».
Непогашена сума несподівано змінилася
Перегляньте пов'язані з рахунком-фактурою «Введення платежу», кредит-ноти, дебет-ноти, записи журналу, операції звірки та скасування. Порівняйте «Номер документа» і «За документом №», щоб побачити, який запис змінив залишок заборгованості.
Книга платежів і Головна книга показують різне
Ці звіти відповідають на різні питання. Порівнюйте їх за однаковими організацією, датами, рахунком, контрагентом, документом і валютою. Суми в Головній книзі — це бухгалтерські проведення, а в Книзі платежів — непогашені заборгованості та їх розподіл.
Поширені запитання
Чи створює звірка ще один банківський запис?
Ні, звірка зазвичай лише змінює посилання на рахунок-фактуру в наявному платежі. Рух коштів у банку вже зафіксовано під час проведення «Введення платежу».
Чи можна розподілити один платіж на кілька рахунків-фактур?
«Введення платежу» може розподілити свою суму на кілька придатних рахунків-фактур одного контрагента з тим самим рахунком. Кожна частина зменшує непогашену суму свого рахунку-фактури.
Чи можна редагувати рядки Книги платежів напряму?
ERPNext формує ці рядки з проведених документів-підстав і підтримуваних операцій звірки. Замість редагування рядка регістру виправте документ-підставу або скористайтеся звіркою чи скасуванням звірки.
Чи потрапляють у звіт звичайні рахунки, не пов'язані з контрагентами?
Книга платежів охоплює рахунки з типом «Дебіторська заборгованість» або «Кредиторська заборгованість» і пов'язаних з ними контрагентів. Для інших типів рахунків використовуйте Головну книгу.
Пов'язані теми
- Введення платежу
- Звірка платежів
- Головна книга
- Дебіторська заборгованість
- Кредиторська заборгованість
- Кредит-нота
Переклад сторінки «Payment Ledger» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.