Рахунок-фактура (продаж)
Nova Industries відвантажила два телефони компанії Northstar Retail. З операційного погляду продаж завершено, але доки бухгалтерія не виставить рахунок-фактуру, клієнт не має офіційного рахунку, а в Nova не проведено ні дебіторської заборгованості, ні доходу від продажу.
Рахунок-фактура (продаж) перетворює цей продаж на суму, яку клієнт винен. Під час проведення ERPNext записує дебіторську заборгованість, дохід і податки в головну книгу. Якщо увімкнено Оновити запас, той самий рахунок-фактура може також зафіксувати вибуття товару зі складу — це зручно для прямого продажу без видаткової накладної.
Створюйте рахунок-фактуру із замовлення на продаж або видаткової накладної, якщо ці документи вже є. Для продажу послуг або негайного продажу зі складу створюйте його напряму. У цьому посібнику пояснено, як підготувати рахунок-фактуру, вибрати правильний варіант руху запасів, провести документ і зрозуміти його вплив на облік.
Перш ніж почати
Перед створенням рахунку-фактури підготуйте такі записи:
- Клієнта з правильною адресою для рахунків, контактом, валютою та рахунком дебіторської заборгованості.
- Кожен товар або послугу як номенклатуру з рахунком доходів та одиницею виміру за замовчуванням.
- Прайс-лист продажу, якщо ціни мають підтягуватися автоматично.
- Рахунки податків на продаж або шаблон податків та зборів на продаж, якщо операція оподатковується.
- Умови оплати, якщо клієнт платить частинами.
- Склад і наявні запаси, якщо рахунок-фактура оновлюватиме запаси.
Створення рахунку-фактури
- Перейдіть до Бухгалтерський облік > Продажі та дебіторська заборгованість > Рахунок-фактура (продаж).
- Натисніть Додати Рахунок-фактура (продаж).
- Виберіть Організацію та Клієнта. Якщо задано значення за замовчуванням, ERPNext підтягне адресу для рахунків, контакт, валюту, прайс-лист і рахунок дебіторської заборгованості клієнта.
- Перевірте Дату проведення та Термін оплати. Дата проведення визначає обліковий період. За терміном оплати визначається, чи прострочено рахунок-фактуру.
- У розділі Номенклатура додайте кожен товар або послугу. Перевірте кількість, ціну, суму та склад.
Крапка перед кодом номенклатури одразу показує наявність на складі: зелена — є в наявності, червона — немає.
- Натисніть значок олівця, щоб відредагувати рядок. Відкриються поля, які не вміщуються в таблицю: одиниця виміру, рахунок доходів, центр витрат, проєкт, склад, дані про серійні номери чи партії та налаштування відстроченого доходу.
- Додайте відповідні податки або виберіть шаблон податків та зборів на продаж. Перевірте суму податку та загальну суму.
- Відкрийте вкладку Платежі. Перегляньте графік платежів, розподіліть аванси, якщо вони є, і підтвердьте умови оплати.
- Перевірте адреси для рахунків і доставки, дані замовлення клієнта, валюту, умови та підсумки.
- Збережіть чернетку, а коли рахунок-фактура буде готовий вплинути на облік, натисніть Провести.
Інші способи створити рахунок-фактуру
Якщо створювати рахунок-фактуру з попереднього документа, у нього переносяться номенклатура, кількості, ціни, податки, адреси й посилання. Також ERPNext зможе оновити відсоток виставлення рахунків у попередньому документі.
Із замовлення на продаж
Відкрийте проведене замовлення на продаж, натисніть Створити й виберіть Рахунок-фактура (продаж). Виставляйте рахунок лише на ті рядки й кількості, які готові до оплати. З одного замовлення можна створити кілька рахунків-фактур для часткового виконання.
Із видаткової накладної
Відкрийте проведену видаткову накладну, натисніть Створити й виберіть Рахунок-фактура (продаж). Це звичний шлях, коли товар уже відвантажено. Не вмикайте в рахунку-фактурі «Оновити запас», бо видаткова накладна вже оновила картку складського обліку.
Прямий рахунок-фактура з оновленням запасів
Для негайного продажу через прилавок або іншого процесу без видаткової накладної створіть рахунок-фактуру напряму й увімкніть Оновити запас. Для кожної складської номенклатури виберіть правильний склад.
Під час проведення цей один документ оновлює і картку складського обліку, і головну книгу. Не використовуйте цей варіант, якщо такий самий рух уже зафіксовано видатковою накладною.
Послуги, проєкти й табелі
Для послуг використовуйте нескладську номенклатуру й не вмикайте «Оновити запас». До рахунку-фактури або його рядків можна прив'язати проєкт і центр витрат. Для оплати за відпрацьований час скористайтеся Отримати позиції з > Табель робочого часу, щоб підтягнути години та ставки, що підлягають оплаті.
Періодичні рахунки-фактури можуть створювати підписки та автоповтор. Точка продажу (POS) може створювати оплачені роздрібні рахунки-фактури, у яких оплата й рух запасів відбуваються в одному процесі.
Важливі поля та їхнє значення
| Поле | Що визначає |
|---|---|
| Клієнт | Контрагент, якому виставляється рахунок. Від нього підтягуються адреса, контакт, валюта, прайс-лист, податки й рахунки за замовчуванням. |
| Дата проведення | Дата, з якою рахунок-фактура впливає на облік. Проведення заднім числом може бути обмежене заблокованими рахунками або періодом обліку. |
| Термін оплати | Дата, за якою визначаються строк заборгованості та статус «Протерміновано». Її можна розрахувати за умовами оплати. |
| Валюта й обмінний курс | Валюта рахунку-фактури та її перерахунок у базову валюту організації. |
| Оновити запас | Під час проведення рахунку-фактури записує кількості номенклатури в картку складського обліку. |
| Номенклатура, кількість і одиниця виміру | Що й у якій кількості виставляється в рахунку. Якщо продаєте в іншій одиниці виміру, мають значення складська одиниця вимірювання та коефіцієнт перетворення. |
| Ціна й ціна з прайс-листа | Фактична ціна та довідкова ціна, отримана з прайс-листа. Цінові правила, націнки та знижки можуть змінити остаточну ціну. |
| Склад | Звідки списуються запаси, якщо увімкнено «Оновити запас». В інших рахунках-фактурах корисний як довідкова інформація. |
| Рахунок доходів | Рахунок доходів, який кредитується на вартість номенклатури. Значення за замовчуванням зазвичай беруться з номенклатури або групи номенклатури. |
| Центр витрат, проєкт і виміри обліку | Позначають дохід і пов'язані проводки для управлінської звітності. |
| Податки та збори з продажу | Розраховує податки, доставку чи інші збори й проводить кожну суму на відповідний рахунок. |
| Дебет | Рахунок дебіторської заборгованості, який дебетується на клієнта. |
| Шаблон умов оплати й графік платежів | Розбиває суму рахунку-фактури на строки й суми. |
| Автоматично розподіляти аванси | Зараховує відповідні аванси клієнта в рахунок-фактуру. Перед проведенням перевірте кожен розподіл. |
| Повернення (кредитна нота) | Створює повернення або кредит-ноту. Краще створювати її з початкового рахунку-фактури, щоб перенеслися посилання й суми. |
| Запис коригування ціни (дебет-нота) | Коригує ціну наявного рахунку-фактури, зберігаючи кількість. |
| Номер і дата замовлення клієнта | Зберігає реквізити замовлення клієнта для звірки та контролю дублікатів. |
| Положення та умови | Додає комерційний чи юридичний текст, що друкується в рахунку-фактурі. |
Проведення та наступні кроки
Проведення звичайного рахунку-фактури за методом нарахування зазвичай створює в головній книзі такі записи:
| Запис | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Дебіторська заборгованість клієнта | Загальна сума | |
| Рахунки доходів | Чиста сума за номенклатурою | |
| Рахунки податків і зборів | Відповідна сума податку чи збору |
Якщо увімкнено «Оновити запас», ERPNext також створює записи в картці складського обліку, а за увімкненої перманентної інвентаризації — ще й відповідні проводки собівартості реалізованих товарів.
Після проведення скористайтеся Створити > Платіж, щоб створити введення платежу. Платіж зменшує суму заборгованості за рахунком-фактурою.
Також можна створити запит на оплату, повернення чи кредит-ноту або нагадування про сплату. Щоб переглянути бухгалтерські записи, натисніть Переглянути проводки. Скасовуйте рахунок-фактуру лише після того, як розберетеся з пов'язаними платежами, поверненнями та складськими операціями.
Статус
| Статус | Значення |
|---|---|
| Чернетка | Збережено, але не проведено. На облік не впливає. |
| Не сплачено | Проведено, є заборгованість, але строк оплати ще не минув. |
| Протерміновано | Строк оплати минув, а заборгованість залишається. |
| Частково сплачено | Платіж або кредит зменшили заборгованість, але не погасили її повністю. |
| Сплачено | Заборгованість дорівнює нулю. |
| Кредит-ноту виписано | До рахунку-фактури існує проведене повернення або кредит-нота. |
| Повернення | Документ сам є проведеною кредит-нотою. |
| Скасовано | Рахунок-фактуру скасовано, а його вплив на облік сторновано. |
Вирішення проблем
Рахунок-фактура не оновлює відсоток виставлення рахунків у замовленні на продаж
Створіть рахунок-фактуру із замовлення на продаж або скористайтеся Отримати позиції з, щоб кожна позиція рахунку-фактури зберегла посилання на замовлення на продаж. Рахунок-фактура, створений вручну без такого зв'язку, замовлення не оновлює.
Оплату отримано, але рахунок-фактура досі не погашений
Переконайтеся, що введення платежу проведено й розподілено на цей рахунок-фактуру. Якщо платіж зареєстровано без посилання на рахунок-фактуру, розподіліть його за допомогою звірки платежів.
Неочікуваний податок або ціна
Перевірте податкову категорію клієнта, шаблон податку на номенклатуру, шаблон податків та зборів на продаж, прайс-лист, цінові правила та дату операції. Перед проведенням перегляньте розраховані рядки.
ERPNext повідомляє про недостатньо запасів
Перевірте прапорець «Оновити запас», склад у кожному рядку, наявну кількість, зарезервовані запаси та вибір серійних номерів чи партій. Якщо товар уже відвантажено видатковою накладною, вимкніть «Оновити запас» у рахунку-фактурі.
Рахунок-фактура проводиться не на той рахунок або центр витрат
Перевірте в рядку номенклатури рахунок доходів, центр витрат, проєкт та інші виміри обліку. Виправте значення за замовчуванням у номенклатурі або групі номенклатури, щоб та сама помилка не повторювалася в наступних рахунках-фактурах.
Часті запитання
Чи можна виставити клієнту рахунок-фактуру без замовлення на продаж?
Так, якщо налаштування продаж або картка клієнта не вимагають замовлення на продаж. Прямі рахунки-фактури звичні для послуг і негайних продажів.
Чи може одне замовлення на продаж мати кілька рахунків-фактур?
Так. Створіть рахунок-фактуру на вибрані рядки чи часткові кількості, а потім — інші рахунки-фактури на залишок.
Чи потрібна видаткова накладна?
Не завжди. Використовуйте видаткову накладну, коли відвантаження потребує окремого контролю чи підтвердження. Для прямого продажу зі складу увімкніть у рахунку-фактурі «Оновити запас». Для послуг не потрібні ні видаткова накладна, ні оновлення запасів.
Як виправити проведений рахунок-фактуру?
Для повернення чи зменшення суми використовуйте кредит-ноту. Дебет-ноту для коригування ціни використовуйте, якщо її підтримує ваша версія та облікова політика. Вносити зміни в рахунок-фактуру можна лише після його скасування та після врегулювання пов'язаних документів.
Чи можна виставити рахунок в іншій валюті?
Так, можна. Виберіть валюту операції та перевірте обмінний курс. Якщо залишок ведеться в цій валюті, рахунок дебіторської заборгованості має підтримувати вибрану валюту.
Пов'язані теми
- Замовлення на продаж
- Видаткова накладна
- Введення платежу
- Кредит-нота та повернення від клієнта
- Звірка платежів
- Застосування знижки
- Виміри обліку
Переклад сторінки «Sales Invoice» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.