Імпорт непогашених рахунків-фактур
Одного загального залишку дебіторської заборгованості недостатньо, щоб після міграції продовжити роботу зі стягненням боргів. ERPNext потрібен кожен неоплачений рахунок-фактура клієнту і кожен неоплачений рахунок-фактура постачальника, якщо користувачі мають бачити строки оплати, розподіл заборгованості за термінами, посилання на документи, а згодом точно розподіляти платежі.
На дату переходу Northstar Retail заборгувала Nova Industries за трьома рахунками-фактурами з різними датами й сумами до сплати. Інструмент створення рахунків-фактур на вхідні залишки переносить ці рахунки-фактури, не відтворюючи історичного процесу продажу й руху запасів, у якому їх свого часу створили.
На цій сторінці показано, як підготувати файл рахунків-фактур, створити вхідну дебіторську та кредиторську заборгованість, перевірити залишки за контрагентами й розподіл за термінами, а також виправити відхилені чи продубльовані рядки до початку роботи в системі.
Коли використовувати
Використовуйте цей інструмент для неоплачених або частково оплачених рахунків-фактур, які після переходу мають відображатися в звітах «Дебіторська заборгованість» або «Кредиторська заборгованість».
Не використовуйте його для:
- повністю оплачених рахунків-фактур;
- комерційних пропозицій чи замовлень;
- детального аналізу історичних продажів;
- руху запасів;
- рядків рахунків-фактур, у яких треба зберегти податки чи доходи в розрізі номенклатури.
Підготуйте файл рахунків-фактур
Включіть до нього:
- клієнта або постачальника;
- номер рахунку-фактури;
- дату проведення;
- строк оплати;
- валюту рахунку-фактури;
- курс валюти;
- непогашену суму;
- рахунок дебіторської або кредиторської заборгованості;
- центр витрат, якщо потрібно;
- посилання на документ у старій системі.
Вказуйте суму, що лишається непогашеною на дату переходу, а не початкову суму рахунку-фактури, — хіба що рахунок-фактура не оплачений зовсім.
Звірте файл-джерело
Перед імпортом:
- підсумуйте рядки клієнтів за валютами й порівняйте з розподілом дебіторської заборгованості за термінами;
- підсумуйте рядки постачальників за валютами й порівняйте з розподілом кредиторської заборгованості за термінами;
- відокремте дебет-ноти й кредит-ноти;
- вилучіть рядки з нульовою непогашеною сумою;
- переконайтеся, що назви контрагентів збігаються з ERPNext;
- переконайтеся, що дати належать до чинного фінансового року;
- переконайтеся, що рахунки належать до вибраної організації.
Імпортуйте рахунки-фактури
- Перейдіть до Головна > Бухгалтерський облік > Відкриття та закриття > Інструмент створення рахунків-фактур на вхідні залишки.
- Виберіть організацію.
- Виберіть Продажі або Закупівлі.
- Увімкніть Створити відсутнього контрагента лише тоді, коли план міграції дозволяє інструменту створювати базових контрагентів. Безпечніше спершу імпортувати перевірені довідники клієнтів і постачальників.
- Завантажте шаблон або додайте рядки в таблицю «Рахунки-фактури».
- Вивантажте заповнений файл.
- Перегляньте попередній перегляд і помилки.
- Запустіть створення рахунків-фактур.
- Дочекайтеся завершення фонової обробки.
Імпортуйте рахунки-фактури продажу й закупівлі окремими контрольованими пакетами.
Після імпорту
Відкрийте кілька показових рахунків-фактур і перевірте:
- контрагента та рахунок контрагента;
- дату проведення й строк оплати;
- валюту та курс;
- ознаку введення залишків;
- непогашену суму;
- номер рахунку-фактури зі старої системи;
- центр витрат або виміри, якщо вони використовуються.
Сформуйте звіти «Дебіторська заборгованість» і «Кредиторська заборгованість» на дату переходу. Порівняйте з розшифровками з системи-джерела підсумки за контрагентами, кількість рахунків-фактур, підсумки за валютами, інтервали розподілу за термінами та строки оплати.
Частково оплачені рахунки-фактури
Імпортуйте лише непогашену частину. Якщо для аудиту потрібно зберегти початкові суми рахунку-фактури та оплати зі старої системи, занесіть їх до робочої книги міграції або до користувацьких полів для посилань.
Кредит-ноти
Підготуйте кредит-ноти з правильним знаком і контрагентом. Перед повним пакетом перевірте одну кредит-ноту з продажу й одну із закупівлі. Переконайтеся, що вони зменшують непогашений залишок контрагента.
Іноземна валюта
Зберігайте валюту рахунку-фактури, непогашену суму в іноземній валюті, курс і залишок у валюті організації. Після імпорту звірте обидва значення. Затверджену курсову різницю обліковуйте окремо.
Як уникнути подвійного обліку
Інструмент формує залишки на рахунках дебіторської або кредиторської заборгованості. Не включайте той самий залишок контрольного рахунку до запису журналу для введення залишків.
Виправлення помилок
Завантажте журнал помилок, виправте затверджений файл імпорту й повторно запустіть лише рядки з помилками. Якщо рахунок-фактуру створено з неправильною сумою чи контрагентом, скасуйте й виправте його до початку роботи в системі.
Пов'язані теми
Переклад сторінки «Import Outstanding Invoices» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.