Заморожуйте окремий субрахунок, коли користувачі мають бачити його історію, але більше не повинні проводити на нього нові операції. Це зручно, коли банківський рахунок, рахунок витрат, доходів, дебіторської чи кредиторської заборгованості замінили новим, а старий регістр видаляти не хочуть.
Заморожування не видаляє рахунок і наявні записи головної книги. Воно лише не дає звичайним користувачам використовувати цей рахунок у нових облікових операціях. Роль, якій це явно дозволено, і далі може заморожувати рахунки та створювати чи змінювати записи за ними.
Заморожуйте лише рахунок, на який більше не повинні надходити проведення. Якщо потрібно заборонити записи за минулий період, використовуйте заморожування облікових записів за датою або період обліку.
Перш ніж почати
Переконайтеся, що:
- Рахунок — це субрахунок, а не група, яка впорядковує план рахунків.
- Користувачі мають і надалі бачити його історичні операції та залишки.
- Є рахунок на заміну, якщо майбутнім рахункам-фактурам, платежам чи записам журналу й далі потрібен рахунок для тієї самої мети.
- Значення за замовчуванням в організації, клієнтах, постачальниках, номенклатурі, податкових шаблонах і способах оплати більше не вказують на рахунок, який ви збираєтеся заморозити.
- Роль, якій дозволено керувати замороженими рахунками, перевірено.
Надання ролі права керувати замороженими рахунками
У поточному інтерфейсі ERPNext це право налаштовується окремо для кожної організації.
- Відкрийте потрібну Організацію.
- Перейдіть на вкладку Закриття рахунків.
- У полі Ролі, яким дозволено створювати і змінювати записи заморожених рахунків виберіть роль, якій можна заморожувати рахунки й створювати чи змінювати записи за ними.
- Збережіть організацію.
Надавайте цю роль обережно. Користувач із нею може обійти обмеження й провести операцію на заморожений рахунок. У старій документації ERPNext це поле може бути описане як поле в налаштуваннях рахунків. У поточному інтерфейсі гілки develop воно розташоване на вкладці Закриття рахунків організації.
Заморожування рахунку
- Відкрийте Бухгалтерський облік > План рахунків.
- Виберіть організацію.
- Відкрийте субрахунок, на який більше не повинні надходити операції.
- У полі Заблоковано виберіть Так.
- Збережіть рахунок.
Після збереження звичайні користувачі не можуть використовувати рахунок в облікових операціях. Наявні записи журналу, рахунки-фактури, платежі й звіти залишаються пов'язаними з ним.
Що змінює заморожування
| Сфера | Результат |
|---|---|
| Нові облікові операції | Звичайні користувачі не можуть проводити записи на заморожений рахунок. |
| Уповноважена роль | Користувачі з роллю, указаною в організації для записів заморожених рахунків, можуть заморожувати рахунок і проводити чи змінювати записи за ним. |
| Наявна історія регістру | Залишається доступною в головній книзі та фінансових звітах. |
| Картка рахунку | Залишається в плані рахунків, і рахунок пізніше можна розморозити. |
| Значення за замовчуванням, що вказують на рахунок | Автоматично не замінюються. Оновіть їх, перш ніж користувачі створюватимуть нові операції. |
| Блокування за датою | Не змінюються. Заморожування одного рахунку не пов'язане із заморожуванням записів за датою чи закриттям періоду обліку. |
Перевірка зміни
Після збереження:
- Знову відкрийте рахунок і переконайтеся, що в полі Заблоковано вибрано Так.
- Перевірте, що чинні значення за замовчуванням тепер вказують на потрібний рахунок-замінник.
- Відкрийте звіт «Головна книга» і переконайтеся, що історичний залишок рахунку видно.
- Якщо ваші процедури контролю вимагають перевірки, створіть чернетку операції від імені тестового користувача без ролі-винятку. Не проводьте неправильний запис лише для того, щоб перевірити обмеження.
Розморожування рахунку
Уповноважений користувач може знову відкрити рахунок, вибрати в полі Заблоковано значення Ні і зберегти. Перш ніж розморожувати, з'ясуйте, чому потрібно відновити проведення і чи не замінено рахунок уже новим. Якщо обидва рахунки залишаться активними, операції можуть розпорошитися між ними, і фінансову звітність буде важче звірити.
Усунення проблем
| Проблема | Що перевірити |
|---|---|
| Поле «Заблоковано» не змінюється | Переконайтеся, що у вашого користувача є роль, вибрана в налаштуваннях закриття рахунків організації. |
| Операція все одно проводиться на заморожений рахунок | Перевірте, чи має користувач уповноважену роль. Також переконайтеся, що в операції використано саме той рахунок, який ви заморозили, а не рахунок зі схожою назвою. |
| Нові операції за замовчуванням підставляють заморожений рахунок | Замініть рахунок у значеннях за замовчуванням організації й довідників, у податкових шаблонах, способах оплати й шаблонах операцій. |
| Потрібно закрити минулий період | Використовуйте поле «Рахунки заморожені до дати» або період обліку. Заморожування рахунку стосується регістру, а не діапазону дат. |
| Рахунок і далі відображається у звітах | Так і має бути. Заморожування зупиняє нові проведення, але не прибирає історичні залишки. |
Поширені запитання
Чи видаляє заморожування рахунок?
Ні. Рахунок та його історичні записи залишаються доступними. Обмеження стосується нових або змінених облікових записів.
Чи заморожений рахунок — те саме, що вимкнений?
Ні. Заблоковано — це інструмент облікового контролю: він блокує звичайні проведення, але дозволяє налаштованій ролі обробляти винятки. Вимкнено — ширший стан картки. Обирайте варіант, який відповідає вашій меті контролю.
Чи може уповноважений користувач проводити операції на заморожений рахунок?
Так. Користувач із роллю, указаною в полі Ролі, яким дозволено створювати і змінювати записи заморожених рахунків, може створювати чи змінювати записи за ним. Надавайте цю роль обмеженому колу людей і регулярно перевіряйте, кому її призначено.
Чи впливає заморожування на залишок рахунку?
Ні. Наявні дебети, кредити й залишки не змінюються. Рахунок і далі відображається у звітах на підставі історичних проведень.
Коли краще заморожувати за датою?
Використовуйте Рахунки заморожені до дати, коли обмеження має діяти для облікових записів до певної дати. Використовуйте період обліку, коли для завершеного періоду потрібно закрити вибрані типи операцій. Використовуйте поле Заблоковано в рахунку, коли конкретний субрахунок має перестати приймати записи незалежно від дати.
Пов'язані теми
- План рахунків
- Заморожування облікових записів за датою
- Період обліку
- Організація
- Головна книга
- Запис журналу
Переклад сторінки «Freeze an Account» з документації ERPNext. © Frappe Technologies Pvt. Ltd., ліцензія CC BY-SA 3.0. Переклад — OpenOblik, на тих самих умовах. Переклад машинний, вичитка триває: помітили неточність — напишіть нам.