В українській практиці місяць закривають так: звіряють банк і склад, закривають доходи й витрати на 79 «Фінансові результати» і забороняють правки в закритому періоді. В ERPNext це чотири кроки: перевірка, закриття складу, документ на закриття періоду й період обліку. У демо «Демо Облік» минулий місяць уже закрито саме так. Нижче — по кроках.
Документи закриття можна переглянути в демо. Демо щоночі оновлюється, і закритим завжди стоїть минулий місяць. На знімках — закриття вересня 2026.
1. Перед закриттям
- Усі документи місяця проведені. Чернетки в закритий період уже не потраплять.
- Банк звірено. Комісії, відсотки й інші списання з виписки проведено, різниця дорівнює нулю (див. Банк і звірка).
- Валютні рахунки переоцінено. Якщо є рахунки чи борги в іноземній валюті, на кінець місяця їх переоцінюють за курсом НБУ документом «Переоцінка валютного курсу». Курсова різниця лягає на рахунок, указаний в організації.
- Склад збігається з обліком. Звіт Запаси > Звіти > Порівняння вартості запасів та рахунків на останній день місяця показує документи, у яких залишок на складі розходиться із сальдо 281. Порожній звіт означає, що розходжень немає. ERPNext і сам перевіряє це перед закриттям періоду й не дасть закрити, якщо суми не збігаються.
2. Закриття складського періоду
Запаси > Запис закриття складського періоду > Додати, «До дати» — останній день місяця. «Від дати» ERPNext ставить сам: наступний день після попереднього закриття або дата першої складської операції. Після проведення залишки кожної позиції на кожному складі рахуються у фоні, статус змінюється на «Завершено».
У ERPNext 16 цей запис обов'язковий: без нього документ на закриття періоду не проведеться. Якщо після закриття складу провели складський документ заднім числом, запис треба перебудувати кнопкою «Перестворити запис закриття складського періоду».
3. Документ на закриття періоду
Рахунки > Документ на закриття періоду > Додати. Заповніть:
- Фінансовий рік — поточний;
- Дата початку періоду — перший день року для першого закриття, далі наступний день після попереднього закриття (ERPNext перевіряє, щоб періоди йшли без розривів);
- Дата закінчення періоду — останній день місяця;
- Рахунок закриття — 791 «Результат операційної діяльності»;
- Примітки — наприклад, «Закриття вересня 2026».
Після проведення ERPNext обнуляє рахунки доходів і витрат за період і переносить результат на 791: Дт 70 — Кт 791 і Дт 791 — Кт 90, 92, 93. Сальдо 791 — прибуток або збиток місяця.
Звіт про прибутки й збитки ці проводки не враховує. Обороти закритого місяця в ньому видно як і раніше, тож результат можна дивитися по місяцях.
Наприкінці року прибуток із 791 переносять на 441 «Прибуток нерозподілений» записом журналу: Дт 791 — Кт 441 (збиток — Дт 442 — Кт 791). Документ на закриття періоду цього не робить, бо 791 — рахунок капіталу, а не доходів чи витрат.
Створювати документ на закриття періоду може роль «Менеджер з обліку». У демо його можна лише переглянути.
4. Заборона змін у закритому місяці
Сам документ на закриття не забороняє проводити документи заднім числом. Для цього потрібен Період обліку: Рахунки > Період обліку > Додати, дати місяця й перелік закритих типів документів (рахунки-фактури, введення платежу, записи журналу, рух ТМЦ тощо). Збереження й проведення таких документів із датою в цьому періоді ERPNext відхилить. Замовлення під заборону не потрапляють, бо проводок не мають.
У полі «Звільнена роль» можна вказати роль, якій обмеження не діє, наприклад головного бухгалтера. У демо минулий місяць закрито: спробуйте провести будь-який документ його датою — система не дасть.
Як виправити закритий місяць
- Зніміть заборону: позначте період обліку як «Вимкнено».
- Скасуйте документи на закриття періоду, починаючи з останнього. Раніший документ не скасується, поки існує пізніший.
- Якщо виправлення стосується складу, скасуйте й запис закриття складського періоду.
- Внесіть виправлення й закрийте місяць знову: склад, документ на закриття, період обліку.
Що далі
Докладніше в документації: Документ на закриття періоду · Закриття бухгалтерських книг в ERPNext · Період обліку · Запис закриття складського періоду · Синхронізація залишку запасів і сальдо рахунку запасів · Переоцінка валютного курсу · Звіт по прибутках і збитках