Закупівля й переміщення між складами

Закупівля в ERPNext — дзеркало продажу: замовлення постачальнику, прибуткова накладна, рахунок-фактура на покупку й оплата. Кожен наступний документ створюється з попереднього кнопкою «Створити». Нижче — закупівля з демо «Демо Облік»: сухі суміші від ТОВ «Демо Цемент» на 241 000 грн з ПДВ, а потім переміщення частини товару з Києва до Львова.

Відкрийте ці документи самі в демо. Дати в демо щоночі зсуваються до сьогодні, номери документів лишаються ті самі.

ПДВ у закупівельній ціні

Закупівельні ціни в демо — з ПДВ, як у рахунках постачальників. Податок виділяє шаблон податків і зборів на закупку «ПДВ 20% вхідний (у т. ч.)»: ставка 20 %, рахунок 6412, позначка «включено в базову ціну». Шаблон основний, тому підставляється в кожен документ закупівлі.

У демо вхідний ПДВ іде одразу на 6412. Якщо ви ведете податковий кредит на 644 до реєстрації податкової накладної постачальником, вкажіть у шаблоні 644, а після реєстрації переносьте суму на 6412 записом журналу.

1. Замовлення на купівлю

Закупівлі > Замовлення на купівлю > Додати. Постачальник, дата «Потрібно до» й позиції: цемент — 600 мішків по 175 грн, штукатурка — 300 по 260, клей для плитки — 200 по 290. Склад отримання — «Склад Київ». Разом 241 000 грн, з них ПДВ 40 166,67. Проводок замовлення не створює. Воно фіксує зобов'язання: видно, що треба отримати й оплатити.

2. Прибуткова накладна

Коли товар приїхав: Створити > Прибуткова накладна. Позиції й ціни підтягуються з замовлення. Якщо приїхало менше або частину забраковано, змініть «Прийняту кількість» і «Відхилену». Проведення збільшує залишок на складі за собівартістю без ПДВ:

«Товари отримані, не оформлені» — проміжний рахунок ERPNext. Він тримає суму, поки не надійшов рахунок постачальника, і закривається рахунком-фактурою. Ненульове сальдо на ньому — це товар, за яким ще немає документа постачальника.

3. Рахунок-фактура на покупку

З замовлення або накладної: Створити > Рахунок-фактура на покупку. Впишіть номер і дату документа постачальника в поля «Номер рахунку постачальника» й «Дата рахунку постачальника». У демо це ПН-00001, термін оплати — 7 днів.

Проводки — у звіті Головна книга з відбором за номером документа:

4. Оплата постачальнику

З рахунку-фактури: Створити > Оплата. Відкриється введення платежу з типом «Оплата», постачальником і сумою боргу. Після проведення: Дт 631 — Кт 311, рахунок отримує статус «Сплачено». Передоплату постачальнику створюють так само, але з замовлення: вона лягає авансом на 3711 і зараховується при створенні рахунку-фактури.

Борги постачальникам — у звіті Кредиторська заборгованість. У демо там один рахунок: ТОВ «Демо Утеплення» на 263 400 грн, прострочений.

5. Переміщення між складами

Частину товару з Києва везуть до Львова. Запаси > Рух ТМЦ > Додати, тип «Переміщення матеріалів». У рядках — склад-відправник, цільовий склад, номенклатура й кількість. У демо так переміщено цемент, гіпсокартон, профіль, мінвату, цеглу й сітку.

Обидва склади демо прив'язані до 281, тож проводок переміщення не дає: змінюються лише залишки в складському обліку. Якщо склади ведуться на різних субрахунках, ERPNext сам зробить Дт рахунок складу-одержувача — Кт рахунок складу-відправника. Товар, який везуть кілька днів, проводять через склад «Товари в дорозі» (позначка «Додати до транзиту») і приймають другим документом на місці.

6. Перевірка залишків

Запаси > Звіти > Прогнозований складський залишок з відбором за складом показує фактичний залишок, а також кількість, уже замовлену постачальникам і зарезервовану під замовлення клієнтів. На «Складі Львів» лишилося те, що переміщено, мінус продане Івану Франку й ФОП Приймаченко.

Що далі

• Продаж із ПДВ: від замовлення до оплати
• Банк і звірка: виписка, звірка з банком, акт звірки

Докладніше в документації: Замовлення на купівлю · Прибуткова накладна · Вплив циклу закупівлі на облік · Шаблон податків та зборів на закупку · Рух ТМЦ · Переміщення й товари в дорозі · Прогнозована кількість