Банк і звірка: виписка, звірка з банком, акт звірки
Гроші на рахунку в ERPNext рухаються документами: введеннями платежу та записами журналу. Банк бачить ті самі гроші у своїй виписці. Звірка з банком зводить одне з другим: кожен рядок виписки зіставляється з документом, а для рядків без документа (комісії, відсотки) документ створюється з самої виписки. Нижче — як це зроблено в демо «Демо Облік», і окремо про акт звірки з контрагентом.
Усе показане можна повторити в демо. Дати в демо щоночі зсуваються до сьогодні.
Банківський рахунок і виписка
Поточний рахунок компанії — документ Банківський рахунок («Поточний рахунок - Демо Банк»). Він прив'язаний до рахунку обліку 311, саме до нього прив'язується виписка.
Рядки виписки — банківські операції: дата, сума зарахування або списання, опис, контрагент і номер документа банку. Виписку з клієнт-банку завантажують файлом CSV або Excel кнопкою «Завантажити банківську виписку» в інструменті звірки. При першому завантаженні колонки файлу зіставляються з полями ERPNext. У демо виписку вже завантажено: усі безготівкові оплати й щомісячна комісія банку за розрахунково-касове обслуговування.
Виписку минулого місяця звірено, і місяць закрито. Незвіреними лишилися рядки поточного місяця: дві оплати покупців і комісія банку.
1. Інструмент звірки з банком
Рахунки > Банківські операції > Інструмент банківської звірки. Вкажіть організацію, банківський рахунок і період (зручно — з першого числа місяця по сьогодні). У «Заключний баланс» внесіть залишок на кінець періоду з виписки банку, у демо це 602 007,00 грн. Натисніть «Отримати незвірені записи».
Угорі видно три суми: кінцеве сальдо за випискою, кінцеве сальдо за ERPNext (лише звірені документи) і різницю. Поки є незвірені рядки, різниця дорівнює їхній сумі. Мета звірки — нуль.
2. Зіставлення з документом
Оплата покупця вже є в ERPNext: її провели з рахунку-фактури. Натисніть «Дії» в рядку виписки. ERPNext запропонує документи на ту саму суму, згори — ті, в яких збігається номер банківського документа. Позначте потрібний і натисніть «Провести». Рядок стає звіреним, а документ отримує дату клірингу.
Кнопка «Автоматична звірка» робить те саме для всіх рядків, де сума й номер документа збігаються однозначно.
3. Документ для рядка без документа
Комісію банк списав сам, і документа на неї в ERPNext немає. У діалозі рядка виберіть операцію «Створити документ», тип — «Запис журналу», вид — «Банківський запис», рахунок витрат — 92 «Адміністративні витрати». Номер посилання й дати підставляються з виписки. Після проведення буде проводка Дт 92 — Кт 311 на 350 грн, і рядок звірено.
Так само проводять відсотки на залишок, повернення коштів і оплати, яких ще немає в обліку. Тип документа «Введення платежу» підходить, коли гроші прийшли від клієнта чи пішли постачальнику.
4. Перевірка
Коли всі рядки звірено, різниця дорівнює нулю, а сальдо 311 в Оборотно-сальдовій відомості на кінець періоду збігається з випискою. Якщо різниця лишилася, шукайте:
- документ, проведений у ERPNext, якого ще немає у виписці (гроші в дорозі) — він дасть різницю до наступного дня;
- рядок виписки, зіставлений не з тим документом, — звірку можна скасувати в самій банківській операції;
- оплату, проведену готівкою (301) замість банку (311).
Акт звірки з контрагентом
Акт звірки взаєморозрахунків — це Головна книга з відбором за контрагентом. Рахунки > Звіти > Головна книга: період, тип контрагента «Клієнт» або «Постачальник» і сам контрагент. Видно кожен рахунок-фактуру, кожну оплату й сальдо на кінець. Звіт друкується й зберігається в PDF через меню «⋯».
У демо в М. М. Коцюбинського рахунок на 29 076 грн, частково оплачений готівкою, борг — 11 630 грн. Щоб розсилати такі виписки клієнтам автоматично, щомісяця електронною поштою, є «Процес виписки з рахунків».
Що далі
Докладніше в документації: Банківські операції в ERPNext · Банківський рахунок · Банківська операція · Звірка з банком · Головна книга · Процес виписки з рахунків