ERPNext і n8n: автоматизуємо банк, Нову Пошту і Telegram

ERPNext добре веде облік усередині компанії, але бізнес живе й поза ним: гроші надходять у банк, посилки їдуть Новою Поштою, клієнти пишуть у Telegram. Зв'язати все це можна без програмістів на постійній основі — за допомогою n8n, відкритого конструктора автоматизацій. Розбираємо, як це влаштовано, і шість сценаріїв, які дають користь з першого тижня.

Що таке n8n і навіщо він поруч з ERPNext

n8n — це візуальний редактор процесів: ви збираєте ланцюжок із блоків «тригер → дії», а n8n виконує його за подією або за розкладом. У ньому вже є готові блоки для ERPNext, Telegram, Google Таблиць, пошти, ШІ-моделей і будь-якого API через HTTP-запит.

n8n встановлюється на власному сервері поруч з ERPNext — тим самим docker compose. Дані клієнтів не йдуть у сторонній хмарний сервіс автоматизацій, а процеси можна змінювати під час впровадження, не чіпаючи код облікової системи.

Як ERPNext і n8n обмінюються даними

Зв'язок двосторонній:

• ERPNext → n8n. В ERPNext є вбудований документ Webhook. Він спрацьовує на подію документа — створення, проведення, скасування — і надсилає його дані в n8n. Можна задати умову (наприклад, лише рахунки певної організації) і секрет, яким ERPNext підписує кожен запит.
• n8n → ERPNext. Блок ERPNext у n8n створює, читає й оновлює будь-які документи через REST API. Доступ — за API-ключем окремого технічного користувача.
• За розкладом. n8n сам запускає процес щоранку, щогодини чи раз на хвилину — для виписок, курсів, звітів.

Коли n8n не потрібен

Для подій усередині ERPNext вистачає вбудованих засобів: Сповіщення (Notification) надсилають листи й системні повідомлення, Правила призначення розподіляють документи між людьми, Автоповтор створює регулярні рахунки, серверні скрипти виконують перевірки. Ми й самі надсилаємо сповіщення про нові заявки в Telegram невеликим модулем без n8n.

n8n має сенс там, де процес виходить за межі ERPNext: банк, служба доставки, державні реєстри, месенджери, ШІ.

Сценарій 1. Банківська виписка — сама в ERPNext

Проблема: бухгалтер щодня вивантажує виписку з банку й заносить платежі вручну.

Як працює:

1. n8n за розкладом звертається до API банку: для ФОП — особистий API monobank, для компаній у ПриватБанку — API «Автоклієнт».
2. Кожну операцію перетворює на Банківську транзакцію (Bank Transaction) у ERPNext: дата, сума надходження чи списання, призначення платежу, контрагент.
3. Номер операції в банку записується в документ — повторний запуск не створить дублікатів.

Результат: бухгалтер відкриває Звірку банківських рахунків і лише зіставляє готові транзакції з рахунками та платежами. Ручного введення немає.

Сценарій 2. Офіційний курс НБУ щоранку

Проблема: ERPNext із коробки бере курси з міжнародних сервісів, а для українського обліку потрібен офіційний курс НБУ на дату операції.

Як працює:

1. Щодня о 9:00 n8n отримує курси з відкритого API Національного банку.
2. Для потрібних валют — USD, EUR, PLN — створює записи Обмін валюти (Currency Exchange) на цю дату.

Результат: у валютних рахунках, платежах і замовленнях автоматично підставляється курс НБУ. Це найпростіший сценарій — з нього зручно почати знайомство з n8n.

Сценарій 3. Перевірка контрагента за кодом ЄДРПОУ

Проблема: нового клієнта заводять вручну, з помилками в назві й адресі, а про те, що компанія в стані припинення, дізнаються вже після відвантаження.

Як працює:

1. Менеджер створює Клієнта (Customer) і вводить лише код ЄДРПОУ.
2. Webhook передає код у n8n, той запитує дані через API Opendatabot або YouControl.
3. n8n доповнює картку: повна назва, юридична адреса, керівник, статус платника ПДВ.
4. Якщо компанія припиняється або має податковий борг — менеджер отримує попередження в Telegram, а в картці з'являється коментар.

Результат: картки контрагентів заповнені однаково й без помилок, а ризиковий клієнт видно до першої угоди. Дані реєстрів — платна послуга відповідного сервісу.

Сценарій 4. ТТН Нової Пошти з відвантаження

Проблема: склад створює накладну в ERPNext, а потім ще раз набирає ті самі дані в кабінеті Нової Пошти.

Як працює:

1. Комірник проводить Накладну на відвантаження (Delivery Note).
2. Webhook передає її в n8n, той створює експрес-накладну через API Нової Пошти: одержувач, відділення, вага, оголошена вартість, накладений платіж.
3. Номер ТТН записується в накладну ERPNext, а клієнт отримує його в Telegram, SMS чи листом.
4. Кілька разів на день n8n перевіряє статуси посилок і позначає доставлені або повернені.

Результат: одне введення замість двох, номер ТТН завжди поруч із документом, а менеджер бачить повернення без дзвінків на склад.

Сценарій 5. Замовлення голосом у Telegram

Проблема: торговий агент або менеджер у дорозі не може сісти за комп'ютер і оформити замовлення.

Як працює:

1. Менеджер надсилає боту голосове: «ТОВ "Світанок", цемент М500 — сорок мішків, клей для плитки — двадцять, доставка в четвер».
2. n8n перетворює голос на текст, а ШІ-модель виділяє з нього клієнта, товари, кількість і дату.
3. Назви звіряються з довідниками ERPNext: клієнтів і номенклатури. Якщо збіг неоднозначний, бот перепитує.
4. У ERPNext створюється чернетка Замовлення на продаж (Sales Order), а бот надсилає її зміст і посилання.

Результат: замовлення оформлене за хвилину. Принципово: ШІ створює лише чернетку, а проводить документ людина. Помилка розпізнавання не потрапить в облік.

Сценарій 6. Ранкове зведення для керівника

Проблема: щоб зрозуміти стан справ, керівник відкриває кілька звітів — або не відкриває жодного.

Як працює:

1. Щодня о 8:00 n8n забирає з ERPNext головні цифри:
   • продажі за вчора й з початку місяця;
   • прострочена дебіторська заборгованість і п'ять найбільших боржників;
   • надходження на рахунки;
   • товари, залишок яких опустився нижче мінімального.
2. За бажанням ШІ-модель додає короткий коментар: що змінилося порівняно з минулим тижнем.
3. Зведення приходить у Telegram одним повідомленням.

Результат: керівник бачить стан компанії до першої наради, а в ERPNext іде вже з конкретним питанням.

На що зважати

• Окремий користувач для інтеграції. n8n заходить в ERPNext під технічним користувачем з мінімальними правами: створювати транзакції й чернетки, але не проводити й не видаляти документи.
• Підпис вебхуків. Задайте секрет у Webhook ERPNext і перевіряйте підпис у n8n — так ніхто сторонній не надішле підроблені дані.
• Жодних дублікатів. Кожна операція повинна мати ідентифікатор — номер банківської операції, ТТН, номер документа, — за яким n8n перевіряє, чи вже її обробив.
• Чернетки замість проведення. Усе, що створюють ШІ та зовнішні системи, краще лишати чернетками на перевірку людині.
• Персональні дані й ШІ. Голосові та тексти з даними клієнтів ідуть у сервіс ШІ-моделі. Перевірте його умови обробки даних або використовуйте модель на власному сервері.
• Помилки — не мовчки. У n8n налаштуйте окремий процес обробки помилок: якщо API банку чи Нової Пошти не відповідає, відповідальний отримує повідомлення.
• Ліцензія n8n. n8n поширюється за ліцензією Sustainable Use License: для внутрішніх процесів компанії, зокрема на власному сервері, він безкоштовний.
• Резервні копії. Процеси n8n — теж частина вашої інфраструктури. Включіть його базу в резервне копіювання поруч з ERPNext; як це зробити — у статті «Як захистити ERP і облікові дані під час війни».

З чого почати

Оберіть один процес, на який співробітники зараз витрачають найбільше ручної роботи — найчастіше це банківська виписка або ТТН. Автоматизуйте його, попрацюйте місяць і лише потім беріться за наступний. Курс НБУ підійде як перший тренувальний сценарій: він простий і нічого не зламає.

Документація: Webhook в ERPNext/Frappe · блок ERPNext у n8n

Обговорити автоматизацію вашої компанії →