Аванси від клієнтів в ERPNext: передоплата і її закриття рахунком

У торгівлі й послугах часто працюють за передоплатою: клієнт платить частину суми до відвантаження. В ERPNext передоплата оформлюється так, щоб її було видно в замовленні, а потім вона автоматично закривалася рахунком.

Крок 1. Замовлення клієнта

Створіть і проведіть замовлення на продаж (Sales Order) на повну суму угоди. Саме до нього прив'язуватиметься аванс — так у замовленні буде видно, скільки вже сплачено.

Крок 2. Платіж за замовленням

У проведеному замовленні натисніть Створити → Платіж (Create → Payment). ERPNext створить документ Введення платежу (Payment Entry) з типом платежу «Отримати»:

• контрагент і сума підставляться із замовлення — виправте суму на фактичну передоплату;
• у таблиці «Посилання» буде замовлення на продаж;
• оберіть банківський рахунок або касу, куди надійшли гроші, і дату.

Проведіть документ. У замовленні з'явиться сплачена сума, а заборгованість клієнта за ним зменшиться.

Якщо гроші прийшли раніше, ніж створено замовлення, проведіть введення платежу без посилання — це буде нерозподілений аванс клієнта. Пізніше його можна прив'язати інструментом Звірка платежів (Payment Reconciliation).

Крок 3. Рахунок і зарахування авансу

Коли товар відвантажено або послугу надано, створіть рахунок-фактуру (продаж) (Sales Invoice) із замовлення. У розділі «Аванси»:

• натисніть Взяти отримані аванси (Get Advances Received) — система підтягне передоплати цього клієнта;
• або позначте Автоматично розподіляти аванси (FIFO) — тоді вони зарахуються в порядку надходження.

Після проведення рахунку аванс закривається, а до сплати лишається тільки різниця.

Аванси на окремому рахунку обліку

За українськими правилами отримані аванси обліковуються окремо від дебіторської заборгованості — на рахунку 681 «Розрахунки за авансами одержаними». У ERPNext, починаючи з версії 15, це вмикається в налаштуваннях компанії:

1. У плані рахунків створіть для авансів клієнтів рахунок типу «Дебіторська заборгованість» у групі зобов'язань.
2. У картці організації (Company) позначте Обліковувати авансові платежі на окремому рахунку контрагента і вкажіть цей рахунок у полі Рахунок отриманих авансів за замовчуванням.

Відтепер передоплати, проведені документами «Введення платежу», потраплятимуть на рахунок авансів, а при зарахуванні в рахунок-фактуру переноситимуться в розрахунки з клієнтом. Обмеження: так обліковуються аванси лише клієнтів і постачальників і лише у валюті компанії.

А податкова накладна на аванс?

За правилом першої події передоплата створює податкові зобов'язання з ПДВ і потребує податкової накладної. Стандартний ERPNext українських податкових накладних не формує — це частина локалізації, яка налаштовується під час впровадження.

Назви кнопок і полів наведено за українським інтерфейсом демо-стенду OpenOblik.

Документація ERPNext: облік авансів на окремому рахунку

Налаштувати облік авансів у вашій компанії →